In Outlook können Sie Regeln erstellen, um über Ihre Mails den perfekten Überblick zu haben. Wir zeigen Ihnen, wie es geht.

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Nachrichten mit Regeln in Outlook verwalten

Mit Regeln können Sie für Mails von einem bestimmten Absender zum Beispiel einen anderen Sound abspielen oder Nachrichten automatisch in Ordner verschieben. Die folgende Anleitung funktioniert ab Outlook 365, in älteren Versionen können Menüs anders beschriftet sein.

Klicken Sie auf "Datei" und anschließend rechts auf "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".
Wählen Sie nun den Punkt "Neue Regel" aus.
Nun können Sie wählen, worauf sich die Regel beziehen soll. Sie können beispielsweise aus den Vorlagen wählen, dass alle Nachrichten von einem bestimmten Absender oder mit einem bestimmten Betreff verschoben werden sollen. Wählen Sie hier den zutreffenden Eintrag aus.
Trifft keine der Vorlagen auf Ihre Problemstellung zu, wählen Sie unten im Bereich "Regel ohne Vorlage erstellen" aus, ob Sie die Regel auf zu sendende oder empfangene Mails anwenden wollen. Bestätigen Sie mit "Weiter".
Anschließend überprüfen Sie im oberen Bereich des Fensters die Bedingungen. In der unteren Fensterhälfte müssen Sie nun auf die blau unterstrichenen Werte klicken, da Sie hier weitere Einstellungen festlegen müssen, wie zum Beispiel die E-Mail des Absenders oder der Ordner, in den die Mail verschoben werden soll. Bestätigen Sie nun mit "Weiter".
Danach wählen Sie aus, was mit den Nachrichten passieren soll. Normalerweise ist hier nach Ihrer Auswahl der richtige Punkt schon ausgewählt. Klicken Sie auf "Weiter". Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie es weitergeht.

Outlook Regeln — Die Regeln lassen sich in Outlook 365 ganz leicht einstellen. (Bild: Screenshot von Outlook 365 / Jennifer Schneider)

So bestimmten Sie die Details der Regeln in Outlook

Sobald Sie festgelegt haben, wie die Regel aussehen soll, können Sie weitere Feinheiten vornehmen. Im oben genannten Fenster fahren Sie wie folgt fort:

Jetzt können Sie noch Ausnahmen für die Regel festlegen. Das funktioniert analog zu den Bedingungen. Soll die Regel aber generell gelten, lassen Sie die Auswahl unverändert und klicken Sie auf "Weiter".
Abschließend müssen Sie der Regel noch einen Namen geben.
Wenn Sie möchten, können Sie die Regel auch rückwirkend auf alle Elemente anwenden, die sich momentan im Posteingang befinden. Setzen Sie dazu den Haken im Kasten "Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner Posteingang befinden". Schließen Sie den Regel-Assistenten nun mit einem Klick auf "Fertig stellen" ab.
Jetzt müssen Sie im Fenster "Regeln und Benachrichtigungen" noch auf "Übernehmen" klicken, um die Änderungen wirksam zu machen.
Tipp: Sie können die Regeln auch direkt über die Nachrichten verwalten, indem Sie einen Rechtsklick auf die jeweilige Nachricht machen und dann auf "Regeln" – "Regel erstellen" klicken.