Onboarding: o que é, como funciona e a importância da tecnologia

Um processo de onboarding bem definido é parte essencial da estratégia da sua empresa. Entenda o porquê no artigo!

Onboarding, na língua inglesa, e no bom português: “embarcando”. É exatamente esse o objetivo desse processo na realidade de uma empresa: permitir que o novo funcionário embarque e comece sua jornada como colaborador de modo seguro, em uma experiência que proporcione acolhimento, aprendizado e superação.

Sem uma estratégia adequada de onboarding, ocorre aumento da rotatividade de funcionários e perda de produtividade. Essa diminuição do engajamento dos funcionários custa às empresas grandes somas de dinheiro todos os anos.

Quando uma empresa tem um ótimo onboarding, é provável que 69% dos funcionários permaneçam por pelo menos 3 anos.

Entenda a importância do onboarding, neste artigo. 

O que é Onboarding?

O onboarding é um termo utilizado para se referir ao modo como a organização acolhe os novos contratados. Em síntese, este é um processo que consiste em planejar a experiência de entrega de treinamento e informações aos novos funcionários, para ajudá-los na fase de adaptação ao novo cargo. 

Com um onboarding consistente, as expectativas do empregador e a cultura da empresa são apresentadas ao profissional recém-contratado. 

Por que o onboarding é tão importante? 90% dos funcionários decidem se permanecem ou saem de uma empresa durante os primeiros 6 meses. No mercado de trabalho mais disputado da história recente, as organizações não podem se dar ao luxo de perder funcionários devido a processos de onboarding ineficientes. Por esse motivo, as organizações precisam investir para tornar a employer experience mais fluida e agradável.

Quando o onboarding é ineficiente, os funcionários ficam sem suporte e, com isso, sem os recursos necessários para atingir seus objetivos, o que pode implicar na sua motivação e na qualidade das entregas.

Quem faz o Onboarding?

O onboarding é uma estratégia importante para o sucesso da empresa. Geralmente, várias pessoas são envolvidas e contribuem para a integração apresentando o novo funcionário a diferentes aspectos da empresa. 

Na prática, o recomendado é designar um membro da equipe de RH e um líder ou mentor, para orientar o profissional recém-chegado. 

Com o suporte de um mentor no processo de onboarding, o novo contratado se sente acolhido. O onboarding proporciona uma sensação de conforto em seu novo ambiente de trabalho.

Além de um líder mentor, é importante que o novo colaborador conte com o suporte de um colega, que tem como responsabilidade tirar eventuais dúvidas e fornecer informações adicionais que devem surgir no período de adaptação do novo colaborador.  

Qual a importância do Onboarding e integração dos funcionários?

O onboarding é importante porque viabiliza a adaptação dos funcionários à sua função, bem como à visão, missão e aos valores da empresa. É também durante o processo de onboarding que o novo funcionário conhece os objetivos de negócios da organização. 

O onboarding contribui para o comprometimento, a motivação e a performance dos profissionais, potencializando o sucesso da empresa e ajudando a reter novos contratados. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Careerbuilder e pela Silkroad Technology, 1 em cada 10 profissionais deixou uma empresa devido a uma experiência de onboarding negativa, e 37% dos funcionários disseram que seu líder não desempenhou um papel crítico durante o seu período de integração.

Definição dos objetivos do processo de integração

Ao configurar seu processo de onboarding, é importante definir objetivos claros para que o time de RH saiba onde canalizar sua energia. Listamos, a seguir, alguns dos principais objetivos que devem ser considerados no  processo de onboarding:

• Ensinar ao novo funcionário as políticas internas da empresa (normas, funções, obrigações legais, segurança, etc.);
• Apresentar as funções, direitos e deveres do colaborador, bem como as ferramentas que ele irá usar na sua rotina de trabalho;
• Compartilhar o propósito, a carta de valores e os objetivos de negócio da organização;
• Apresentar a nova equipe para o profissional.

Com esses objetivos em mente, você poderá criar um processo de onboarding que prepara os novos contratados para o sucesso.

Acompanhamento de métricas de integração

Depois de determinar os objetivos do seu onboarding, você pode usar as principais métricas para acompanhar o sucesso de sua integração. São indicadores importantes:

• Satisfação de novos funcionários: envie pesquisas de satisfação personalizadas para novos contratados nas marcas de um mês, três meses e seis meses para ver como os novos funcionários estão se adaptando à equipe. Você poderá obter muitos insights sobre os pontos fortes e as deficiências do seu processo de onboarding. Certifique-se de usar métodos de avaliação quantitativos para poder analisar os números e chegar a resultados claros.
• Tempo para produtividade: o objetivo de qualquer processo de onboarding é, além de integrar, estabelecer um ritmo de trabalho ideal em um período breve de tempo. Peça aos novos colaboradores para estimar quanto tempo eles levaram para começar a trabalhar de forma independente. Em seguida, busque as ferramentas necessárias para reduzir esse tempo.
• Rotatividade de novas contratações: estudos mostram que 20% dos funcionários saem nos primeiros 45 dias de trabalho. Certifique-se de calcular a rotatividade de novos contratados. Assim, você entenderá se o seu processo onboarding está levando os recém-chegados a desistirem da carreira na sua organização. 

Como fazer um onboarding impecável

A duração do processo de onboarding pode durar de 45 dias a um ano, dependendo das características do trabalho e das habilidades do novo trabalhador. Os primeiros dias, semanas e meses são cruciais para formar uma boa relação de trabalho entre um funcionário e a empresa.

Aqui estão alguns dos principais pontos que você deve considerar em cada fase do processo de integração.

1) Antes da data de início do novo funcionário

O processo de pré-onboarding ocorre antes do primeiro dia de trabalho do novo contratado. Em primeiro lugar, você precisa determinar quais documentos de integração deve preparar e assinar antes de sua chegada. Vale destacar que o contrato pode, inclusive, ser assinado eletronicamente, usando uma plataforma de admissão digital.

Fique em contato com o novo contratado e responda a quaisquer perguntas que ele tenha antes de iniciar sua nova função. Informe horário de trabalho, código de vestuário, dias de férias e coloque-se à disposição para ajudá-los em qualquer momento.

Antes da data de início, o novo funcionário deve saber: 

• Quem são seus líderes e colegas de trabalho; 
• Local de trabalho;
• Atribuições do cargo;
• Posicionamento da empresa no mercado. 

2) Planeje as atividades de integração

Além da papelada, é sempre uma boa ideia planejar a primeira semana do novo contratado. Garanta que os colegas de equipe estejam preparados para receber o novo colega e que sua estação de trabalho esteja pronta para funcionar. 

Vale também buscar ideias de práticas criativas para o onboarding, como dinâmicas e almoço com a equipe. 

3) Ajude os novos funcionários a se sentirem conhecidos desde o primeiro dia

Logo no primeiro dia, é vital proporcionar uma recepção calorosa. No primeiro dia de trabalho, é importante fazer um tour pelo escritório e apresentá-lo aos colegas. Além disso, tem um sistema de RH, com todas as informações do onboarding centralizadas em uma única plataforma, é uma ótima ideia.  

4) Check-in dos novos membros da equipe

Após a primeira semana, o processo de onboarding ainda não acabou! 

Leva um tempo até  que os funcionários recém-contratados se sintam 100% confortáveis ​​e confiantes em sua posição. Por isso, certifique-se de garantir que os profissionais estão se dedicando aos e indo bem. Assim, eles irão se sentir adaptados. 

Organizar atividades de formação de equipe é uma ótima maneira de fazer com que os colaboradores mais novos se sintam integrados. Isso pode realmente fazer a diferença nos ações de retenção!

Onboarding: invista nas ferramentas certas

O uso de ferramentas digitais simplifica, otimiza e melhora o onboarding e a experiência do processo de integração do novo colaborador. São ferramentas digitais de onboarding que toda empresa deve conhecer:

Checklist de onboarding

Listar as tarefas do onboarding, indicando os profissionais responsáveis, é importante para que nada seja esquecido.

Você pode criar uma checklist para onboarding no Excel ou usar uma plataforma como o Trello, que permite que você crie, atribua e controle tarefas. 

Ferramentas especializadas 

Melhor do que usar as ferramentas já citadas é investir em uma plataforma completa especializada em onboarding para empresas. Seu processo intuitivo e estruturado torna a contratação de novos funcionários uma experiência positiva para todos.

A Colabbe, plataforma de admissão digital da Senior, otimiza muito a experiência de onboarding.

Sistemas de gestão de RH

Um software com tecnologia de ponta, como o HCM da Senior, melhora seu processo de onboarding, já que permite integrar muitos processos. Desde o recrutamento e seleção até a gestão de benefícios, o software agiliza o fluxo de trabalho do RH, aumentando a eficiência e a produtividade no setor. 

O uso desses recursos impacta diretamente no processo de onboarding e na satisfação dos colaboradores. 

Assinatura Eletrônica

A funcionalidade de uma assinatura eletrônica permite automatizar o processo de assinatura de documentos legais de funcionários. Embora programas como o Signaturit forneçam essa funcionalidade, é melhor usar uma ferramenta integrada, como a que mencionamos em HRMS. 

Ferramentas multimídia gratuitas

Hoje, existem muitos aplicativos simples que permitem gravar vídeos. Use-os para melhorar a experiência de onboarding incorporando vídeos instrutivos. Compartilhe-os com os novos funcionários para auxiliá-los no processo de adaptação à nova rotina de trabalho. Loom é uma ótima ferramenta usada para criar vídeos básicos.

Como evoluir o Onboarding

Os empregadores, geralmente, fornecerão a seus novos contratados alguns detalhes sobre sua posição e local de trabalho durante a orientação.

No entanto, o objetivo principal da orientação de novos contratados é obter a data de início, a papelada necessária e outras tarefas de rotina, como atribuir uma mesa ao novo contratado, por exemplo. Este é um processo rápido e, geralmente, termina em algumas horas ou alguns dias, no máximo.  

A integração do funcionário, por outro lado, é uma tarefa mais extensa que pode durar  até 12 meses. Durante esse período, os novos funcionários recebem treinamento, conhecimento e recursos para serem bem-sucedidos em seus novos cargos, promovendo um melhor envolvimento dos funcionários, satisfação no trabalho e maior retenção de novos contratados.

Para auxiliar neste processo, e facilitar o seu onboarding trouxemos duas dicas:

#1 Permita que os novos contratados se acostumem

Adotar um programa de integração para novos funcionários é crucial porque permite que eles tenham uma vantagem inicial e se acostumem com a empresa. É um processo que chamamos de aclimatação.

De modo simples, a aclimatação é voltada para a adaptação do colaborador. Para ela acontecer corretamente é necessário que o empregador forneça ao novo colaborador uma visão abrangente dos objetivos e filosofia da organização. Portanto, ela vai além de apenas apontar as dependências da empresa.

Durante este processo, o empregador junto ao novo membro da equipe pode discutir meios nos quais ele pode contribuir para o crescimento da empresa, dentro da sua função. Neste momento, é ideal que o contratante especifique o que ele espera do colaborador, pois os auxiliará a se preparar para o sucesso, além é claro, de gerar confiança. 

A aclimatação é relevante, também, para a empresa informar aos novos contratados o que pode fazer por eles, como:

• Oferta de oportunidades;
• Possibilidade de desenvolvimento;
• Programas de orientação;
• Entre outros. 

Portanto, um processo de integração bem-sucedido é uma ferramenta importante para que os novos colaboradores se adaptem corretamente, sejam produtivos e queiram permanecer na vaga.

Lembre-se: deixar o contratado no escuro, sem integração, pode ser prejudicial. Pois, devido a falta de orientação e treinamento, ele ficará perdido, e não conseguirá atender as expectativas do empregador e da cultura de trabalho. Isso é prejudicial para a companhia, pois impulsiona a rotatividade de profissionais.

#2 Torne os novos contratados mais engajados com a empresa

Com um processo de integração bem-sucedido, os novos colaboradores entenderão o ponto de vista da empresa e suas expectativas, assim como o que ela tem a oferecer. Esta etapa auxilia a aumentar o envolvimento deles.

Profissionais engajados são 100% comprometidos com a empresa e com seu papel dentro dela, se preocupam de forma genuína e trabalham para que ela atinja suas metas organizacionais.

Sendo assim, o onboarding é crucial, uma vez que demonstra que a empresa se dedica a eles, aumentando o vínculo e a confiança. Reservar um tempo para treinar novos funcionários aumenta as chances de fazê-los se sentirem em casa, ampliando seu comprometimento. Isso também impacta diretamente a retenção desses profissionais.

O engajamento de colaboradores afeta, inclusive, os resultados da companhia. Dados da Gallup, indicam que há uma correlação entre estes dois pontos, e que empresas com profissionais mais engajados tendem a ser mais lucrativas.

Entre os resultados positivos podemos destacar os seguintes:

• Aumento da lucratividade;
• Redução do turnover;
• Melhora da qualidade dos produtos e serviços;
• Avaliações positivas dos clientes, entre outros.

Os 4 C’s do onboarding

O processo de onboarding deve ser prioridade dos departamentos de RH, visto que uma integração bem planejada contribui para que os novos colaboradores se socializem e desempenhem suas funções de maneira eficiente e gradativa. Um estudo da SHRM apontou que 58% dos colaboradores que passam por um programa estruturado de onboarding têm maior probabilidade de permanecer na organização após três anos.  

Segundo a Drª. Talya Bauer, da Fundação SHRM, um processo de onboarding bem-sucedido envolve o tratamento de quatro fatores: Compliance, Clarification, Culture e Connections, que traduzidos para o português referem-se a Conformidade, Esclarecimento, Cultura e Conexão.

Um processo bem estruturado de onboarding é um grande aliado do RH neste desafio de integrar os novos colaboradores e realizar os 4 C’s. 

Vejamos, a seguir, como os 4 C’s funcionam e como aplicá-los na rotina do RH.

Conformidade

Refere-se ao ensino aos colaboradores das regras e regulamentos legais e relacionados a políticas básicas. 

Neste momento, é realizada, também, a entrega das informações cadastrais e documentos. Essa tarefa pode ser otimizada por meio de soluções tecnológicas antes mesmo do primeiro dia de trabalho, evitando que o novo colaborador tenha que se deslocar pessoalmente até a empresa para realizar a entrega de toda a “papelada”. 

Por sua vez, o RH passa a ter visibilidade das informações e documentos, a fim de garantir que o contrato de trabalho seja gerado em conformidade com a leis regidas pelo governo.

O setor pode enviar também por e-mail uma mensagem de boas-vidas, juntamente, com informações da organização, como missão, visão e valores, por exemplo. Assim, quando o novo colaborador iniciar sua jornada de trabalho estará mais habituado a algumas questões.

Esclarecimento

Trata-se de garantir que os novos colaboradores entendam suas atividades de trabalhos e as expectativas em torno delas.

É durante o processo de recepção do novo colaborador, que ele  deve conhecer e entender seu trabalho e as expectativas em torno dele. Ele deve ter certeza de seu papel e do que lhe é esperado e dos mecanismos disponíveis para garantir que o trabalho seja conduzido de forma eficaz. 

Quanto mais rápido os novos contratados se sentirem preparados a realizarem suas atividades, mais rápido eles conseguirão contribuir com os resultados organizacionais.

Cultura

Este C, refere-se ao processo de clarificação aos novos colaboradores. Isto é, o momento onde as normas organizacionais – tanto formais quanto informais – são apresentadas a eles. Os novos colaboradores devem receber na integração explicações sobre  as normas, missão, visão e valores organizacionais. 

Durante esta etapa, são realizadas visitas às instalações, orientações de como as coisas funcionam e como elas se encaixam e impactam aos resultados da organização devem ser promovidos aos novos colaboradores a fim de integrá-los a cultura da empresa.

Conexão

O último C é voltado   às relações interpessoais vitais e redes de informação que os novos funcionários devem estabelecer. 

A conexão refere-se à promoção de um ambiente onde o novo colaborador possa criar suas relações interpessoais e de redes de informação efetivas que contribuíram para diminuir o seu tempo de adaptação. 

Criar um ambiente onde os novos colaboradores possam se socializar promove um sentimento de aceitação por seus colegas e superiores. 

Proporcionar este ambiente é de grande responsabilidade dos gestores, portanto, ações de verificar como o novo colaborador está se integrando à organização e receber as opiniões de seus pares são vitais para que ele consiga criar seus laços com a nova organização.

Onboarding, na prática: principais vantagens

Um processo de onboarding, quando bem aplicado, pode gerar resultados positivos, aumentando a produtividade, lucratividade e reduzindo as taxas de absenteísmo e rotatividade. 

A seguir, trouxemos as principais vantagens de adotar esta estratégia, confira!

Redução de custos

Um estudo conduzido pelo estudo do Center for American Progress, indica que custa, aproximadamente, 16% do salário anual dos trabalhadores para contratar alguém para substituí-los. Este número salta para 20% em casos de gerência, e para cargos de liderança o custo pode até dobrar. Isso é um monte de lucros perdidos!

Mas, afinal, por que custa tanto substituir um funcionário?

Este é um processo custoso por envolver muitos custos diretos e indiretos associados a novas contratações. Um estudo conduzido pela SHRM, aponta que 67% dos recursos é destinado para despesas indiretas relacionadas à contratação de, e os 33% restantes são custos “tangíveis”.

Além disso, a alta rotatividade de profissionais afeta diretamente a produtividade, treinamento, desenvolvimento e integração dos colaboradores, uma vez que a cada nova contratação é preciso iniciar todo o processo do zero.

Então, em outras palavras, perder funcionários é extremamente caro. Pois, a busca recorrente por novos colaboradores leva tempo e custa dinheiro. Portanto, contratar corretamente é ideal para evitar esses desperdícios.

Fortalece a employee experience

O mercado de trabalho está cada vez mais concorrido, isso é um fato. Atualmente, o poder de decisão está concentrado na mão dos profissionais, e caso eles não gostem ou não se adaptem a vaga, buscarão outra oportunidade.

Um bom processo de onboarding define o tom do EX – experiência – do colaborador. Portanto, se concentrar em fatores como cursos capacitantes, desenvolvimento e crescimento de carreira, pacote de benefícios, entre outros, contribuem (e muito) para uma experiência positiva. 

Lembre-se: investir nos colaboradores significa investir no crescimento da empresa, afinal, são eles que irão contribuir para isso.

Aumenta o engajamento

Profissionais engajados vão além das expectativas, sendo mais produtivos e gerando lucros para a organização, e de quebra reduzem as taxas de turnover e absenteísmo.

A integração, quando realizada de modo correto, auxilia os colaboradores a se conectar com a organização, estando alinhados com a missão, visão e valores. 

Melhora a retenção

Reter talentos é um grande desafio para as organizações. Mas, isso pode ser superado com um bom onboarding. Estima-se que aproximadamente 82% dos talentos que passam por um forte processo de integração são retidos, isto é, não deixam o emprego.

Para isso, é necessário adotar uma boa política de boas-vindas e oferecer uma transição e adaptação tranquila para o novo colaborador. 

Com a adoção da admissão digital, por exemplo, o RH pode diminuir razoavelmente a burocracia e a papelada da contratação. Com a Colabbe, o próprio colaborador consegue subir os dados e documentos na plataforma, preencher os formulários e até mesmo assinar o contrato digitalmente. O processo se torna muito mais ágil e fluido, reduzindo possíveis ‘gargalos’.

Fortalece a cultura organizacional

Estima-se que 69% das organizações que investem no onboarding relatam uma assimilação mais fácil da cultura organizacional. Para isso, é essencial que os responsáveis pela integração compartilhem claramente informações sobre a missão, visão e valores da empresa no início e durante toda a jornada do colaborador.

Para isso, você pode utilizar materiais voltados para integração (vídeos, PDFs, entre outros) e realizar reuniões gerais para apresentar histórias de sucesso de profissionais mais antigos, por exemplo. 

Focar na construção de uma cultura corporativa forte e intencional, e compartilhá-la durante todas as etapas (recrutamento, integração e desenvolvimento), contribui para a companhia ser vista com bons olhos pelos colaboradores.

Como a tecnologia pode ajudar no processo de onboarding? 

A tecnologia está transformando diversos setores, incluindo o departamento de Recursos Humanos. A adoção de softwares facilita uma série de atividades, melhora a rotina e aumenta a produtividade. Isso porque atividades manuais demandam tempo e são passíveis de erro.

Com o HCM da Senior, o RH facilita a gestão do setor, por permite a automatização de atividades administrativas, centraliza as informações em um só local e ainda auxilia no monitoramento dos processos de seleção e recrutamento de novos colaboradores.

Além disso, ele possui uma gama de recursos que facilitam outras atividades, como:

• Gestão da folha de pagamento;
• Métricas de desempenho;
• Geração de gráficos e relatórios;
• Gestão de benefícios;
• Qualificação cadastral no eSocial;

Outra excelente vantagem está na garantia de segurança dos dados dos colaboradores, a plataforma auxilia a empresa a manter o compliance com a LGPD, uma vez que protege todas as informações e mitiga as chances desses dados se perderem.

O sistema ainda facilita a entrega de documentos fiscais, a plataforma armazena todos os arquivos processados em um banco de dados, que permite a realização de buscas e downloads, sempre que necessário.

Onboarding: a importância para a retenção de talentos

Dados da Aberteen Group, mostram que 86% dos novos colaboradores decidem se permanecem ou não na empresa nos primeiros seis meses. Ou seja, para reter os talentos é preciso impressionar nas primeiras ações do onboarding. 

Somente quando os profissionais “embarcam” bem, eles permanecem. 

Para desenvolver um programa estruturado de onboarding deve levar em consideração os 4 C’s, que vimos até aqui. Portanto, é preciso envolver os gestores e colaboradores com o objetivo de acolher e integrar o novo colaborador à cultura da empresa. O time pode ajudar a promover uma boa primeira impressão e um onboarding de sucesso, fornecendo uma experiência diferenciada aos novos colaboradores. 

Como consequência, um programa de onboarding reflete em melhores resultados organizacionais e satisfação dos clientes.

A nova economia está exigindo das empresas que reinventem seus processos e criem ambientes saudáveis e inovadores para atrair e reter os melhores talentos a fim de alcançarem os resultados positivos em um mercado competitivo, que segue  em transformação. 

Neste cenário, para dar conta dos desafios de recrutamento e seleção, gestão e retenção de talentos, o Recursos Humanos pode contar com o suporte da tecnologia, que otimiza o onboarding e o fluxo de processos direcionado para cuidar do capital humano, o principal ativo das organizações.

Desta forma, o RH passa a contar com funcionalidades que simplificam e otimizam os processos burocráticos. A vertical de Talent Acquisition do HCM Senior está super acelerada no Discovery do módulo de Onboarding, totalmente alinhado com as dores já conhecidas pelo mercado. 

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