Styrk kommunikationen og undgå konflikter på arbejdspladsen

Fotos: Matt Marsh, Lokalebasen.dk

Mange kan nok nikke genkendende til situationer, der følger i kølvandet på konflikter og samarbejdsproblemer på kontoret. Når der for eksempel ikke bliver vekslet et ord mellem to kollegaer ved kaffemaskinen, eller når bølgerne går højt til møder. 

I ni ud af ti tilfælde er årsagen et kommunikationsproblem. 

Det mener Kaj Flyger, der er uddannelseskonsulent hos konsulenthuset Lindeblad. Gennem sit arbejde med ledelse og teambuilding oplever han ofte, at kommunikative kontroverser på arbejdspladsen fører til et usundt og uharmonisk arbejdsmiljø, hvilket kan få fatale konsekvenser.  

”Nogle medarbejdere kan finde på at melde sig syge, og nogle vil i værste fald sige deres stilling op.

Derudover oplever jeg, at effektivitetsniveauet i mange tilfælde daler drastisk, hvis medarbejderne ikke kan finde ud af at kommunikere med hinanden – simpelthen på grund af manglende arbejdsglæde og motivation.” 

Udnyt forskelligheder

Konflikter på kontoret opstår som regel, når mennesker med forskellige karaktertræk skal arbejde sammen.

Det er ifølge Kaj Flyger den sandsynlige årsag til, at mange virksomheder ansætter profiltyper, der er ens. På den måde undgår de disse konflikter, men på lang sigt gør virksomhederne sig selv og sine medarbejdere en bjørnetjeneste, da forskelligheder udvikler projekter og ikke mindst medarbejdere positivt, hvis de håndteres rigtigt.  

"Det afhænger naturligvis af opgaven, men et team er som hovedregel stærkest, når der er mangfoldige kompetencer repræsenteret. Men mangfoldigheden gør det også til en kompliceret disciplin at forstå hinanden.”

Det lyder lidt som et paradoks, at mennesker med forskellige kvaliteter både kan være en styrke og en udfordring. Spørgsmålet er, hvad man kan gøre for at forebygge konflikter og dårlig stemning på kontoret?

Kaj Flyger forklarer, at det er helt essentielt, at man arbejder på at forstå hinandens forskelligheder og kompetencer - og derigennem lærer at tilpasse sig hinanden. 

”Min kommunikative modsætning kan være min værste fjende, men også min bedste ven rent fagligt, da personen kan besidde nogle kvaliteter, jeg ikke selv rummer.

Det kan for eksempel være, at jeg har en meget analytisk og dybdegående arbejdstilgang, mens min kollega er langt mere kreativ og idérig. Jeg kan i dette tilfælde drage nytte af min kollega og blive bedre til at tænke i nye baner, mens jeg kan lære min kollega at gå lidt mere i dybden.”

Øget forståelse 

Der findes flere værktøjer, der kan benyttes til at give medarbejdere en indsigt i hinandens kompetencer og måder at kommunikere på. Kaj Flyger anbefaler værktøjet Insights Discovery, der tilmed styrker medarbejdernes selvindsigt.  

Værktøjet tager udgangspunkt i en simpel model bestående af fire farver.

Farverne repræsenterer en række præferencer og karaktertræk, der er med til at definere, hvordan vi arbejder og kommunikerer.

Grundtanken er, at vi indeholder kvaliteter fra alle farvekategorier, men kun har præference for enkelte af farverne. 

”For eksempel har folk med præference for den blå farve en meget analyserende og metodisk arbejdstilgang og kommunikerer typisk mere formelt end andre,” siger Kaj Flyger.

Han slår dog fast, at man skal undgå at presse hinanden ned i kasser.

”Det er vigtigt at tage udgangspunkt i det enkelte menneske og ikke sige: ’du er grøn, og du er gul’. Det er vigtigt at huske på, at vi indeholder træk fra alle farverne, og at kombinationen gør os til unikke mennesker." 

Et fælles ansvar

Kommunikative udfordringer forekommer dog ikke blot blandt kollegaer, men kan også opstå mellem ledere og ansatte. 

”De fleste ledere er gode til at være managere, men kan have svært ved at kommunikere ordentligt med deres medarbejdere på daglig basis. Og dét er det vigtigste, når man skal lede mennesker,” siger Kaj Flyger. 

Han anbefaler derfor, at Insights Discovery anvendes i workshops, hvor både ledere og de ansatte deltager. 

”Ved at benytte værktøjet i workshops og til daglig, vil man som team præstere langt bedre, da alle får kendskab til hinandens farveprofiler. 

Og for at undgå, at det går i glemmebogen, kan alle efterfølgende have legoklodser i de fire farver stående på deres skrivebord – rangeret efter deres individuelle farveprofiler. På den måde har man altså et forspring, allerede inden man begynder at tale sammen.” 

Der er i hvert fald god grund til, at punktet - intern kommunikation - er på dagsordenen for alle i virksomheden, uanset om man er direktør eller studentermedhjælper, mener Kaj Flyger. 

”Det kræver en fælles indsats, men hvis implementeringen af Insights kan medføre en højere arbejdsglæde, effektivitet, samarbejde og ikke mindst en bedre bundlinje, så kan det være dyrt at lade være.” ●

Læs mere om Insight Discovery:  
Insights Danmark: Insight Discovery
Videnscenter for arbejdsmiljø: Fokus på kommunikation om omgangstone

Læs også:
Fire nemme nudges til et sundere arbejdsmiljø