אנחנו נוטים להתמקד בטאלנטים – בעלי התרומה הגבוהה לארגון, ואומרים, ובצדק, כמה חשוב לפתח, לטפח ולשמר אותם.
אבל חשוב להתייחס גם לבעלי ההישגים הנמוכים – אלה שבתהליך הערכת ביצועי ויכולות העובדים נמצאים בחלק של בעלי ביצועים ופוטנציאל נמוכים ב- 9 Box Grid.
מנהלים נתקלים גם בעובדים כאלה במהלך הקריירה שלהם, ולעיתים נמנעים מלטפל בנושא הרגיש מחוסר נוחות, או מחשש להיקלע לעימותים מול עובדים ממורמרים.
אלא שהפתרון אינו לטאטא את הבעיה מתחת לשטיח.
מצד אחד, הזנחה של הנושא תותיר אתכם עם עובדים כאלה, ודבר לא ישנה את התנהגותם. גם עמיתיהם שיראו שהם "יוצאים מזה בקלות" עלולים להתמרמר ואפילו להוריד את הרגל מדוושת הגז. מצד שני, הנושא צריך להיות מטופל במשנה זהירות ובהוגנות, כי גם הטאלנטים שלכם צופים.
אז איך יכולים מנהלים להימנע מפידבק גרוע ובכל זאת לטפל בבעיה?
1. זהו את הבעיה כבר כשהיא מתחילה
כיום, רוב הארגונים כבר השכילו להבין שמדידה שנתית של עמידה ביעדים אינה מספיקה, ואם שיחה שנתית מתמקדת רק במה שהיה, הסיכוי שהעובד ישפר ביצועים הוא קלוש. אם רוצים לקבל תמונה טובה יותר לגבי העובד, הרי שצריך למדוד גם את היכולות, הפוטנציאל ואפילו התאמה לערכי ליבה של הארגון.
לכן חשוב שתעודדו דיאלוג שוטף – מעבר לתהליך השנתי או הדו-שנתי של הערכת הביצועים, נהלו דיאלוג שוטף עם העובדים לפחות אחת לרבעון, על מנת להשאיר את הנושא בראש סדר היום ולתת לו את החשיבות הראויה. כך תוכלו לזהות בעיות כבר כשהן מתחילות ולטפל בהן באופן ישיר ומהיר יותר, במקום שהתוצאות הדלות יתגלו רק בסבב ההערכות השנתי.
2. רדו לשורש הבעיה
הישגים נמוכים אינם בהכרח כפי שהם נראים. לעיתים יש סיבה לכך שעובד עושה טעויות תכופות, או שפשוט הפסיק להשקיע. צריך לחפור לעומקם של הדברים:
האם העובד עמוס בעבודה ופשוט לא יודע לתעדף? האם שינוי בתפקיד שלו הותיר אותו לא מוכן וזקוק להדרכות נוספות על מנת שיוכל לעמוד באחריות החדשה שמוטלת עליו? ואולי הוא סתם משועמם ומרגיש תקוע בתפקיד בלי שום אופק? כמובן שיתכן גם שאותו עובד מתמודד עם בעיות אישיות כגון מחלה או נטל אישי, הפוגעים ביכולתו להתמקד.
אם תבינו את שורש הבעיה, יהיו לכם כלים טובים יותר להתמודד איתה.
3. התכוננו לשיחה
תמיד יהיה קשה יותר לתת פידבק שלילי, במיוחד בעידן בו ארגונים מנסים להטמיע גישה של פסיכולוגיה חיובית. לכן, אם תתכוננו לשיחה תוכלו להפוך אותה לדיאלוג משמעותי ופרודוקטיבי יותר.
בחרו את התזמון הנכון, ועדיף לא ברגע של רתיחה, כאשר אתם כועסים בגלל פרויקט שהשתבש או טיפול כושל בלקוח. אבל אל תדחו את הנושא עד לשיחת המשוב הבאה שעד שהיא תתקיים, סביר שהעובד שלכם ישכח את התקרית.
חשוב שתתנו פידבק קרוב למועד האירוע, רק אחרי שנרגעתם ותכננתם באופן רציונאלי מה אתם רוצים לומר. העבירו את המסר באופן ברור ותנו הנחיות כיצד על העובד לפעול בפעם הבאה. זכרו שזה לא מונולוג ולכן הקדישו מחשבה מראש לאופן התגובה של העובד וכיצד תטפלו בה.
4. הבהירו ציפיות
תמיד יהיו אנשים שלא לוקחים ברצינות את העבודה שלהם, וינסו לעשות מעט ככל שניתן. אבל רוב העובדים לא עושים עבודה רעה בכוונה. לעיתים ביצועים נמוכים נובעים מכך שהם פשוט לא מבינים מספיק מה נדרש מהם.
לכן חשוב שתתאמו ציפיות. הגדירו בבירור למי הם צריכים לדווח, איזו מידה של אוטונומיה יש להם כשצריך לקבל החלטות וכד'. קבעו יעדים והגדירו לוחות זמנים, בכדי לעזור לעובד לנהל באופן המיטבי את זמן העבודה שלו ולתעדף משימות. בחנו את היעדים האלה באופן תדיר שכן גם המטרות העסקיות עשויות להשתנות על ציר הזמן.
ככל שהציפיות יהיו ברורות יותר, העובדים יתקדמו בכיוון הנכון והסבירות לבעיות תקטן.
5. תנו פידבק על התנהגות, לא על אישיות
כמה טוב היה אילו היינו יכולים לעבוד רק אם אנשים שאנחנו מחבבים, מכבדים ונהנים לעבוד איתם. במציאות, תמיד יהיה מישהו בצוות שלנו שיעצבן אותנו, "ילחץ על הכפתור הלא נכון" ושנעדיף שלא יהיה שם.
אם העובדים בעלי הביצועים הדלים שלכם נופלים לקטגוריה הזו, חשוב שתפרידו בין ההתנהגות שלהם, לבין האדם שאחריה. הבדילו בין עובדות לרגשות ותנו דוגמאות לעבודה שלא עמדה בסטנדרטים או לסיטואציה שהיתה צריכה להיות מטופלת באופן שונה. צפו לכך שלא תמיד אנשים יתנהגו באופן בו אתם הייתם נוהגים, וגם זה מצב שעליכם לפעמים להשלים איתו.
6. תכננו קדימה
המפתח לשינוי התנהגות הוא הגדרת דרך פעולה ברורה, המוסכמת על שני הצדדים.
זהו כלים שיכולים לסייע לעובד להשתפר: הזמינו עבור העובד הדרכות ואפשרו לו זמן ללמידה. קבעו מפגשי עדכון דו-שבועיים בכדי להעריך התקדמות ולהתמודד עם חסמים שעלולים לצוץ.
הבהירו לעובד שאתם רוצים בהצלחתו, תומכים בו על מנת שיביא את יכולותיו לכלל מיצוי ועוזרים לו להתגבר על המכשולים בדרך.
במקביל, הבהירו לו שאם, למרות כל המאמצים, התוצאות לא ישתפרו, יהיו לכך השלכות. תעדו אירועי משמעת בתיק האישי של העובד, היו בטוחים שאתם פועלים על פי חוקי העבודה ועל פי מדיניות של הארגון, ואל תהססו לנקוט בצעדים המתבקשים במידת הצורך.
יש לכם טיפים נוספים? – שתפו אותנו
הצטרפו לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה – בקבוצת הלינקדאין שלנו!
