Analytiikan kehittäminen ketterää, hankinta hankalaa? Olen vuosien varrella ollut mukana useissa RFI/RFP-prosesseissa, jotka koskevat raportointi- ja analytiikkajärjestelmän hankintaa. Prosesseissa minua eniten ihmetyttää, että asiakas haluaa hankkia joustavan ja ketterän järjestelmän, mutta sen hankkimisesta tehdään jäykkää ja joustamatonta.
Mitä jos hankinta olisikin ketterää, ja prosessissa edettäisiin käänteisessä järjestyksessä koekäyttö edellä?
Tässä mallissa asiakas toimittaisi ensin potentiaalisille toimittajille materiaalin demoa varten, minkä perusteella toimittajat tekisivät rajatussa ajassa asiakkaan tiloissa koekäytön käyden samalla konkreettista keskustelua vaatimuksista. Koekäyttöön tuotaisiin jo dataa asiakkaan omista lähdejärjestelmistä, tietovarastoista ja tiedostoista sekä yhdistettäisiin ulkoista dataa organisaation sisäiseen dataan esimerkiksi joistain avoimen datan lähteistä.
Koekäytön ansiosta asiakas:
- pääsee arvioimaan, mitä analytiikkatarpeita omassa toiminnassa todella onkaan, eli mitä lisäarvoa analytiikka tuo liiketoiminnalle.
- pääsee konkreettisesti testaamaan, mitä joku liiketoimintaa tukeva yksittäinen toiminnallisuus käytännössä tarkoittaa. Käytettävyys, nopeus ynnä muut tärkeät käyttöä (ja täten hyötyjä) edistävät asiat todennetaan samalla.
- pystyy paremmin rakentamaan järkevän kriteeristön hankittavaa järjestelmää varten.
- ymmärtää paremmin eri järjestelmien erottavat tekijät. ”Pystyykö järjestelmällä tekemään pylväsdiagrammin?” -vertailulla jyvät eivät erotu akanoista.
- voi testauksen yhteydessä arvioida paremmin, kenen vastuulla ylläpito- ja kehitystyö jatkossa on.
- voi käydä vuoropuhelua toimittajan kanssa ilman, että toimittajien tasa-arvoinen kohtelu kärsii. On asiakkaan etu, ettei järjestelmiä hankittaessa mitään ymmärretä väärin, vaan dialogi on avointa ja asiakkaan etua ajavaa eikä se ole pelkästään kirjallista vuoropuhelua.
Tässä mallissa punnitaan myös molempien osapuolten sitoutuminen hankintaprosessiin. Asiakkaan on oltava valmis käyttämään aikaa prosessin aikana, aivan kuten toimittajaorganisaationkin. Prosessi viedään läpi yhdessä – ei esimerkiksi pyöräytetä käyntiin juuri kesälomien alkaessa, jolloin asiakas ei ehkä saa parhaita resursseja ja omastakin organisaatiosta suurin osa on jo kesälaitumen lähtökuopissa.
Vaikka esitetty malli saattaa ensisilmäyksellä vaikuttaa työläämmältä, hankinta tulee halvemmaksi, koska suurin osa tavoitelluista liiketoimintahyödyistä ja takaisinmaksuaika saadaan selville demovaiheessa. Myös suuri osa esimerkiksi määrittelytyöstä tehdään demovaiheessa.
Kun nämä konkreettiset testaukset eri välineiden välillä on tehty, on helpompi rakentaa RFI/RFP-prosessista tarvittava virallisempi osuus.
Molemmat osapuolet saavat paremmin määriteltyä oikean hinnan ja laadun väliset kriteerit. Asiakas saa tarjouspyynnön viimeisille metreille mukaan rajatumman joukon oikeita toimittajia ja liiketoimintatarpeiden näkökulmasta oikeita teknologioita. Bonuksena turhan dokumentaation ja vuoropuhelun määrä jää vähäisemmäksi.
Tule tutustumaan asiakkaidemme kokemuksiin torstaina 26.10. Tapahtumakeskus Telakalle – tervetuloa!
Mikko Kuusela, Principal Solution Architect, Qlik
