Para que uma empresa consiga ter uma boa performance em suas operações, é preciso que todas as atividades estejam bem ajustadas e que o desperdício seja minimizado. E como chegar a esse objetivo? Trabalhando para melhorar os processos operacionais.
Dessa maneira, é possível identificar os gargalos do negócio e aperfeiçoar o atendimento ao cliente. Além, é claro, de potencializar o faturamento da empresa.
Pensando em como essas melhorias podem ser implementadas nas organizações, existem algumas boas práticas de mercado que devem ser observadas e adotadas sempre que possível, e nós separamos algumas delas para você. Acompanhe!
Como a sua empresa pode melhorar os processos operacionais
Usar ao máximo a tecnologia
Procedimentos repetitivos precisam ser automatizados. No intuito de eliminar o retrabalho e agilizar as atividades envolvidas, processos que tenham um nível mais alto de automação conseguirão favorecer os resultados da empresa.
É importante lembrar que as ferramentas e sistemas mais modernos trazem bons relatórios. Por isso, se a organização puder contar com um EPR bem estruturado e que consiga fazer a interligação de setores e atividades, fornecendo informação de qualidade, terá mais benefícios.
Sobre essa questão, é muito importante lembrar que existem soluções para todas as empresas e tipos de mercados explorados. O ideal é encontrar a ferramenta mais direcionada para o nicho da empresa, em vez de perder potenciais tratamentos da informação ao usar serviços mais genéricos e pouco especializados.
Com uma cultura organizacional desenvolvida para o uso das soluções adequadas, os processos internos só terão a ganhar, tanto em velocidade quanto em eficiência.
Mapear os processos operacionais
Uma boa gestão de processos, antes de traçar planos de ação na busca da correção de erros, concentra seus esforços no mapeamento das atividades em andamento.
Levantando recursos envolvidos, equipamentos e metodologias para comparar com os resultados atingidos, o mapeamento de processos consegue enxergar do alto o fluxo de cada ciclo da operação.
Adotada uma visão mais ampla ou um foco nos detalhes, o estudo das rotinas consegue mostrar pontos de gargalo que limitam a produção, seja ela de mercadorias ou serviços.
Esses pontos deixam a empresa menos competitiva por restringirem a capacidade produtiva e, ainda, geram a ociosidade de outros recursos que estejam diretamente vinculados ao processo em análise.
Traçar um diagnóstico
Ao encontrar um sistema de gestão que consiga gerenciar as atividades e recursos do negócio e traçado o mapeamento dos processos, o próximo ponto é a confecção de um diagnóstico que identifique quais são os pontos a serem melhorados.
Com isso em mãos, fica muito mais fácil tratar diretamente os problemas mais graves, atacando suas causas prováveis.
Naturalmente, existirão vários pontos de melhoria, já que, quando um gargalo é resolvido, outro necessariamente aparecerá. O segredo é concentrar as energias para atacar os pontos mais críticos, levando em conta a relação de investimento necessário e potencialidade de melhoria.
Se houver dúvidas a respeito de onde focar os esforços, talvez seja interessante fazer algumas simulações para conseguir ter os benefícios mais claros. Tudo isso faz parte de um planejamento estratégico de melhorias e quanto melhor for o suporte do seu ERP, maiores as chances de decisões assertivas.
Acompanhar os resultados da produção
A gestão de processos é trabalhada por meio de algumas metodologias que têm em comum a avaliação constante dos resultados.
Ainda assim, muitos gestores acabam perdendo competitividade em seus negócios por avaliarem de maneira pouco eficaz o que seus processos têm entregado. Por isso, é necessário ter um sistema de acompanhamento da produção que consiga ser bem estruturado para levantar informações relevantes e atualizadas.
De nada adianta acompanhar periodicamente os resultados da empresa, ou mesmo de um departamento ou linha de produtos, se esses números estiverem mostrando uma visão parcial ou distorcida da realidade.
Para garantir uma base sólida e que fundamente bem a tomada de decisão, é preciso ter acesso a indicadores que façam sentido dentro do negócio. Além dos números tradicionais de faturamento, inadimplência e até de recursos humanos, é fundamental saber quais KPI’s específicos devem ser acompanhados.
Fazer uma boa documentação para melhorar os processos operacionais
O conhecimento corporativo é aquele que está relacionado com os processos e rotinas de uma empresa. Normalmente, ele sofre uma grande influência da cultura empresarial e fica à mercê do esquecimento quando não é bem documentado.
Para ter mais independência, uma organização precisa fazer com que o seu conhecimento corporativo seja fluido dentro da empresa, mas também que esteja sedimentado no negócio. Por isso, a documentação feita de maneira correta e com consistência é tão importante.
Assim, se consegue manter o know-how do lado de dentro, mesmo quando alguns colaboradores deixam a área e até mesmo a empresa. A documentação de processos é uma forma de garantir a segurança da operação e também a estabilidade das rotinas, tão fundamental para o sucesso e perenidade do negócio.
Empregar softwares especializados
Integrar os processos corporativos e torná-los mais visíveis por meio de um software especializado possibilita, ao gestor, detectar eventuais custos encobertos. Alguns dos quais, provavelmente, inimagináveis. Dessa forma, você entenderá mais profundamente a sua empresa e obterá as condições necessárias para permitir que os colaboradores realizem atividades que exijam talento humano e criatividade, uma vez que as operações monótonas e repetitivas serão automatizadas.
Isso significa que a produtividade aumentará e, concomitantemente, haverá menos falhas humanas e mais acertos nas operações, reduzindo os custos gerais da organização. Nesse sentido, é essencial que você escolha o ERP ideal para a sua empresa.
Maximizar a eficiência das atividades dos funcionários
Já parou para pensar que diferentes funcionários podem estar realizando as atividades que deveriam ser feitas por apenas um profissional? Essa situação indica que a organização está perdendo em potencial e eficiência.
Diante desse cenário, é essencial que você realize um investimento em técnicas e recursos capazes de aumentar a eficácia das atividades sem, para isso, comprometer a qualidade das tarefas.
É imprescindível, por exemplo, considerar que cada funcionário é um recurso único e especial para os resultados da organização. Dessa maneira, os colaboradores devem ser vistos como peças-chave individuais, que podem ser cruciais para a empresa atingir os objetivos almejados e, consequentemente, consolidar seu posicionamento no mercado.
A partir dessa perspectiva, é importante ressaltar que a melhoria dos processos organizacionais passa, entre outros elementos, por uma gestão de RH mais humanizada. É claro que, para maximizar os lucros, todo líder enfrenta a necessidade de estabelecer metas individuais de produtividade. Todavia, isso deve ser feito de acordo com as particularidades de cada funcionário.
Lembre-se de que, nesse processo, pequenos detalhes são primordiais. Afinal, é provável que uma pequena decisão de corte de gastos, por exemplo, tenha pouco impacto a curto prazo, mas faça a diferença no futuro, até mesmo, impedindo um eventual cenário ruim da sua gestão financeira.
Manter a equipe alinhada e comprometida
Manter o engajamento dos colaboradores é um desafio complementar ao anteriormente mencionado. Embora seja de inegável relevância que os funcionários sejam cada vez mais produtivos, isso, por si só, não basta. A equipe deve estar perfeitamente alinhada com a missão, a visão e os valores da empresa.
Afinal, o time é imprescindível para realizar as tarefas diárias, atender os clientes e aumentar a rentabilidade dos negócios.
Em primeiro lugar, é essencial contar com as pessoas certas, ou seja, aquelas que possuem as competências necessárias e o devido engajamento com a cultura organizacional. Além disso, cada colaborador deve ser motivado a atingir as metas estabelecidas.
Nesse sentido, a empresa pode trabalhar para melhorar a comunicação interna, dar feedback honesto e contínuo, oferecer recompensas pelas conquistas individuais, estabelecer metas claras, ousadas e alcançáveis e investir na qualidade de vida dos colaboradores.
Ao aplicar essas dicas, a empresa conseguirá melhorar seus processos como um todo. Obviamente, é indispensável monitorar as atividades, a fim de identificar tanto os sucessos quanto as ineficiências, para avançar em algumas questões e mudar em outras, de acordo com as prioridades definidas.
Antever a necessidade de buscar ajuda externa
Nem sempre é fácil (ou viável) mudar e se aperfeiçoar de forma autônoma. Dependendo do seu segmento de atuação, o tempo para otimizar processos pode ser escasso, o que torna crucial buscar ajuda externa, a fim de agilizar as melhorias que trarão vantagens para a sua empresa.
Em muitas situações, é preciso de tempo para identificar que as ações internas não estão sendo satisfatórias. Nesse momento, é altamente recomendável buscar um olhar externo, ou seja, alguém que possa apresentar novas soluções. Sendo assim, uma consultoria, um mentor ou um coaching com a devida experiência pode apresentar as soluções ideais para você.
Tal empresa ou profissional pode, também, se tornar um grande aliado para quem pretende melhorar os processos operacionais da organização, ampliando sua visão sistêmica e conquistando resultados cada vez melhores. Dessa forma, economiza-se tempo para que alguns aprendizados possam ser internalizados.
No que se refere ao auxílio externo, é importante destacar que os gestores que buscam ampliar a visão sistêmica da empresa têm o privilégio de estabelecer ótimas trocas de experiências e, em consequência, aproveitam ao máximo todo o rol de conhecimentos obtidos.
Analisar e monitorar o negócio
Promover a análise e o monitoramento do negócio é como mapear os processos em um nível mais avançado. Nesse estágio, os métodos adotados serão avaliados e ajustados de acordo com os resultados entregues, comparando-os com os protocolos atuais.
Você deve utilizar métricas ao comparar e mensurar o desempenho em diversos aspectos da empresa, como o retorno sobre investimento e o tempo médio gasto em cada atividade.
Esse monitoramento será importante para trazer uma nova visão sobre os seus pontos fortes e fracos. Por mais que as mudanças tenham aumentado a produtividade da organização, sempre haverá alguns gargalos que podem e devem ser eliminados.
Buscar a origem dos problemas
Um erro comum no cotidiano corporativo consiste em considerar que os problemas acontecem por motivos superficiais. Isso coíbe a promoção de investigações mais profundas sobre as suas razões.
Portanto, quando ocorrem erros ou atrasos, atribui-se que o colaborador diretamente responsável é pouco produtivo ou ineficiente. Nesse cenário, os gestores não se dão ao trabalho de rever todo o fluxo de atividades.
Além disso, não avaliam a qualidade do trabalho dos responsáveis pelas fases anteriores. Dessa forma, as verdadeiras causas de problemas permanecem ativas. Consequentemente, é razoável supor que situações similares voltem a acontecer. E o que é pior: de forma contínua.
Implementar uma cultura de melhoria contínua
Atualmente, muito se fala em melhoria contínua. Ela é realmente importante, mas para ter condições de produzir todos os benefícios, é necessário que seja interiorizada na cultura organizacional. É preciso que a companhia adote verdadeiramente essa mudança em seu DNA. Só assim passará a evitar erros e a aumentar a produtividade como um todo.
Aqui é importante destacar que essa melhoria de processos só é possível por conta do investimento em tecnologia e em sistemas de gestão, como o ERP, que integram as informações de toda a empresa e ajudam a tomar decisões mais assertivas.
Inclusive, o próprio conceito de eficiência operacional refere-se à capacidade (adquirida ou desenvolvida) de produzir mais com menos recursos. Na prática, significa fazer os seus investimentos valerem a pena, reduzindo desperdícios e evitando retrabalhos e perda de tempo.
Nesse sentido, para que uma mudança seja implementada, a otimização dos processos operacionais deve seguir uma linha lógica, que comece ainda no mapeamento das atividades, passando pela implementação de processos predefinidos até o acompanhamento dos novos resultados obtidos.
Em condições ideais, isso fará com que a empresa ganhe em qualidade e se torne mais competitiva. Nesse contexto, todos os profissionais envolvidos, direta ou indiretamente, nos processos operacionais devem caminhar juntos, construindo, na prática, uma sinergia que possibilite que os resultados sejam alcançados de forma mais rápida.
Vale ressaltar que, depois, quando o aprimoramento da rotina é finalmente conquistado, é necessário desenvolver um trabalho bastante intenso para que ele seja assimilado e faça parte da vida de cada colaborador envolvido na atividade. Do contrário, em algum tempo, tudo voltará a ser como antes.
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