【NGO】有關數碼轉型的常見問題|簡易FAQ

非牟利機構|NGO
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April 21, 2023

綜合非牟利機構對數碼化的常見問題

現時,很多非牟利機構(NGO)正面對如何運用科技提升工作效率、擴大影響力及更理想地實現機構使命的挑戰。有見及此,社職專為各位NGO同工準備了「數碼轉型簡易FAQ」,希望能夠解答有關大家對數碼轉型的常見問題,盡早適應和推行創新技術以提高機構營運效率及競爭力。

常見問題(1):應用新技術時遇到問題應該怎樣做?

在數碼化過程中,NGO最常遇到的問題是「技術應用」。特別是當NGO選用專為商業公司而設的技術時,可能有些功能並不適用於NGO,或者需要NGO再額外花時間和I.T.資源進行設定,務求調整至適用於機構之上。

遇到以上問題,你可以考慮採用以下建議:

(1)進行市場調查

選擇合適的技術前,NGO可以進行市場調查,研究不同的技術方案,並評估它們是否適合機構使用及是否符合成本效益。

(2)提供培訓機會

NGO可以為機構員工提供培訓,協助他們掌握和應用新技術。機構亦可以聯絡提供技術的公司以查詢更多服務支援。

(3)與其他NGO合作

機構可以與其他NGO合作,互相交流和分享技術、資源及經驗,以協助大家得以順利進行數碼轉型。

(4)尋求專業支援

數碼轉型牽涉科技範疇,NGO可以尋求專業支援,例如聘請技術顧問、向提供技術的公司諮詢等。

(5)定期評估和改進

數碼轉型始終是一段過程,NGO應該定期評估數碼化進度,繼而作出改善和調整,以確保機構能順利應用新技術。

常見問題(2):如何確保數據私隱和安全?

NGO經常要處理各種敏感資料。因此,數據私隱和安全是絕不能忽視,機構要關注數據洩露、網絡攻擊和數據保護法例等項目。

遇到以上問題,你可以考慮採用以下建議:

(1)制定數據安全政策

NGO可以制定機構內部使用的「數據安全政策」,明確規定機構數據(尤其是敏感資料)的保護措施,並確保所有單位均需要遵守這些規定。

(2)加強數據庫安全

NGO可以考慮加強數據庫的安全,例如雙重加密、定期備份,以及設定崗位讀取/儲取的權限等方式,以確保數據不會被不相關的單位查看和修改。

(3)進行安全漏洞測試

NGO可以尋求專業安全測試,以確保所使用的系統和應用過程之中,均不存在安全漏洞和風險。

(4)加強單位的數據安全意識

NGO可以加強各單位的安全意識,提高他們處理敏感資料時的保護和保密意識。

(5)遵守數據保護法例

NGO需要遵守香港的數據保護法例,確保機構處理及存儲數據時,均符合相關的規定和標準。

(6)聘請專業人員

NGO可以考慮諮詢或聘請專業人士(例如I.T部及法律部)支援,以確保其數據私隱及安全得到保障。

常見問題(3):數碼轉型是否需要高成本投資?

數碼轉型通常需要長期和短期投資,對大部分NGO的預算支出都造成很大壓力。

遇到以上問題,你可以考慮採用以下建議:

(1)制定預算計劃

NGO可以先評估現有的資源是否足夠支援數碼化﹐確定機構需要數碼化的項目,繼而列出機構進行數碼轉型時需要的長期及短期支出預算。

延伸閱讀:

【NGO】為何非牟利機構要數碼轉型?| 內部營運篇

【NGO】為何非牟利機構要數碼轉型?| 外部營運篇

【NGO】數碼轉型前你要想的6件事

(2)尋求資金支持

除了籌款及收集捐款外,NGO可以尋求資金支持,例如向政府、基金會及企業申請資助。

(3)使用現有的技術方案

最好的系統當然是按NGO的需要度身打造,但不是每間機構都有這種「財力」,就算有「財力」都可能寧願投放在服務之上。因此,NGO可以使用現有的技術方案,例如開源軟件(​​Open-source software)、雲端服務及選用專為NGO而設的數碼技術方案等。

延伸閱讀:

社職「非牟利機構持份者關係管理方案」(SRM)

【NGO】如何透過管理系統提升義工留任率?|CRM|社職SRM

(4)尋求義工支持

NGO可以尋求專業義工的支持,例如邀請專業人士義務提供技術支援和培訓,幫助NGO實現數碼化。

延伸閱讀:

【NGO】義工對NGO有幾重要?6個NGO需要義工的理由

(5)定期評估和改進

NGO可以定期進行評估和改進,設定關鍵績效指標(Key Performance Indicators,簡稱KPI)以量度數碼轉型的成果和效益,並會加以改善和調整,以確保投入數碼轉型的資源能獲得預期效益和回報。

常見問題(4):NGO員工難以適應數碼化工作模式?

NGO要數碼轉型,不單只是關於「科技」,更包括員工和工作文化都要適應數碼化的工作模式。因此,若果NGO無足夠的技術人員或培訓以協助員工適應新技術,都會令NGO在數碼化過程中遇到各種困難。

遇到以上問題,你可以考慮採用以下建議:

(1)建立內部培訓計劃

NGO可以建立內部培訓計劃,為各單位提供技術培訓,幫助他們掌握和應用新技術。

(2)尋求外部培訓和支持

NGO可以尋求外部的專業培訓和支援,例如邀請專業人或諮詢顧問籌辦講座、工作坊和培訓課程等。

(3)編寫使用手冊及知識庫

NGO可以編寫使用手冊,供員工、義工和其他單位參考,亦有助新加入的員工或義工更快掌握機構所用的技術和系統。NGO亦可以建立知識庫,收集和整理相關的技術資料,方便員工、義工及其他單位查閱。

(4)鼓勵自我增值

創新技術持續湧現,NGO可以鼓勵員工不斷學習,例如透過在線學習平台、網絡資源及互相交流等方式,不斷學習和掌握新技術,更快適應各種新技術。

有關「NGO數碼轉型」的文章

數碼世界只會越來越多創新技術出現。因此,NGO要密切留意數碼化動態,不斷吸收新知識和資訊,盡早利用科技為機構帶來更大優勢。

希望上述的FAQ能夠為NGO夥伴解決一些疑問。大家亦可以查看以下文章,以了解更多數碼轉的資訊。

延伸閱讀:

【NGO】為何非牟利機構要數碼轉型?| 內部營運篇

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