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イベント準備段階のステップ確認トピック補足メモ
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①コンセプト作りトピック選び
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イベントの企画・コンセプト作り
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なぜイベントを企画するかの明確化団体・活動のプロモーション
メンバー・仲間募集
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一回限りなのか以降継続開催の予定があるか「イベント」と「コミュニティ」の違い？一方的なセミナー、講演が「イベント」的要素が強く、参加している人同士の顔が見えて、同じ興味・テーマの元に集まり、継続的な交流な機会がある場合はコミュニティ的に
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主催団体・個人の明確化
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運営チームつくり1人で開催することも可能、趣旨を共有している3人くらいがいると理想
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②具体的なイベント企画作り込み会場となる場所選定主催者のつて、商業施設、企業イベントスペース、公共施設、野外など
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開催日（曜日・平日/週末・時間帯など）
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ケータリング・ドリンク手配のあるなし
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イベントの規模は
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イベントのフォーマットは？（スピーカーイベント？アクティビティ？ディスカッション？）
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有料・無料、適切な価格帯とは？
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スピーカー選定方法のアイディアコミュニティから募る、主催者からのコンタクト・打診
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ビデオ中継、録画するかしないか？Facebook Live、ビデオカメラなど
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不特定多数対象か、クローズドな招待性で行うか？
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登壇者に謝礼を払うかどうか？
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別途会場での2次会手配するかしないか
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③告知・プロモーション適切なイベント出欠管理プラットフォーム選定Facebook Event　(Facebookエコシステム内での告知がしやすい）
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*右欄のコメントは個人的な感想に基づくものなので参考としてご参照くださいませ。追加フィードバックなどもぜひお寄せください）。Peatix (決済機能、当日のチェックイン、マーケティング効果などが◎）
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Connpass (テック・エンジニア系コミュニティでの認知度。スライドの格納など細やかな機能追加。無料）
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DoorKeeper（国内テックコミュニティ内での長い実績◎。2016年から有料化）
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dot.（2017年1月から新機能。テック系コミュニティ向。タグ使用同じ興味持つ人へのリーチ拡散見込み。イベントから採用や顧客リード獲得の導線も
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Eventregist（大規模イベント法人利用に強み、領収書発行など）
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PassMarket (手数料が安い（3.24%）。チケット購入時のステップがシンプル）
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Meetup（外国人ユーザーへのリーチに強み。有料（30ドル/6ヶ月））
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PassMarket　(Google Docなどのフォーム(誰が参加予定か、見えにくい。拡散しにくい）
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イベント参加受付時アンケートで効く質問項目email address
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イベント盛り上げるための質問項目、流入経路（どこで知ったかなど）
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イベント申込者を可視化するかどうか可視化することで「友達が参加するなら自分も参加する」人が増える効果は重要
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登壇者・スタッフから参加費をもらうかどうか事前に相談しておくことが大切
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告知文作成時のポイント初めての人でも参加しやすい説明文、対象を明確に伝える、地図を分かりやすく、など。
冗長にならないよう、ポイントを分かりやすく簡潔に。登壇者のプロフィール・顔写真はあると◎
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イベントカバー画像に盛り込むべきこと目立つ画像・イラストなどは◎。登壇者の顔写真、日時・場所などあるとFacebook等での拡散時にクリックしなくてもイベント概要が分かる点は◎。主催者の明記も大切
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ハッシュタグを事前に決めておく（日本語・英語？）ハッシュタグを使わないという方針もありますが、告知・拡散効果を考えるとあると◎
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価格設定（収益目的？マーケティング？実費のみ）企業などの収益事業のPRであれば無料も。草の根イベントであれば実費を頂く
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イベント後の会計について剰余金がでた時、赤字が出た時の対策
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イベント後の会計について開示するべき（運営チーム内・オンライン公開）など。
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イベント告知プラットフォームが復数ある時の注意最終的な受付申込場所を1つにして当日の受付での混乱を最小限に抑える
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相互補完的な利用としてのFacebook Event Page活用短期間の幅広いプロモーション手段として
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事前のスピーカー紹介、申込状況アップデイト、関連記事・動画共有など
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公開・非公開の設定に注意（Facebok Event作成時にFacebook Groupのメンバーには通知を送ることが可能。ただし、自分の友達となっている人にしか送付できない。Facebook Groupが非公開の場合はイベントページも非公開になるので注意が必要）
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ブログを書くこと運営者、スタッフの独自視点を沿えての広報活動として有効。Mediumのパブリケーション機能を活用することで復数の人が自分のアカウントでログインして記事をアップすることが出来る点は◎
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プロモーション起点としてのイベントサイト拡散する際はイベントプラットフォームに集約したほうが効果的。イベントプラットフォームサイト内のエコシステム経由での告知効果が無視できないほどに大きくなりつつある。
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運営メンバー間での拡散活動の協業タイミングを決めて復数で拡散したほうが相乗効果が得られる。主催者1人が継続して告知することで孤立化しないように工夫も必要（主催者は申込状況を見ながら1人焦り孤立しながら告知活動することになりがち）
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個別のお誘いemailやFacebookメッセージなど、ぜひ参加していただきたい方には個別メッセージでお誘いすること、大切。
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ハッシュタグを有効活用ハッシュタグがあることで多様な文脈での告知活動の状況を把握出来る
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登壇者のツイッターアカウントをメンションするなど登壇者にも告知協力してもらう登壇者の方が協力的に告知協力してくれる場合もあればそうでない場合もありますね
（ツイッター活用されている方などはメンションすることでさり気なく告知協力頂けることも。もちろんFacebookでの告知でのタグ付も相談しながら進めると◎ :) ）
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必要に応じてFacebook 広告、有料プロモーションプランの利用も組織として予算をかけて告知・広告利用が出来る場合は検討する価値あり）
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関係ありそうなFacebook グループ、メーリングリストでの告知それぞれのコミュニティで、文脈を踏まえ、一方的な告知にならない形での告知活動は◎
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主催団体のソーシャルメディアアカウントがある場合には定期的なツイッター等での継続的な広報活動も継続的にイベント開催するような団体はアカウントを持つ価値あり。
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告知開始のタイミングオンラインで拡散しやすいトピックであれば3週間でもOK、一般的には開催1ヶ月前くらいが目安。
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告知のピークタイムの持っていき方開催10日前くらいからがピーク（半分程度はその期間中に申込む場合も）
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無理に拡散して数を求めるか、少人数でもターゲットした人がある程度来てくれればよしとするかそもそものイベントの趣旨に立ち返って考えることが大切。
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イベント運営チーム間での告知期間中のコミュニケーション申込状況、拡散状況、参加者申込情報のデータなどを折に触れて共有
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オフラインでのミーテイングをキックオフ時と2週間前くらいに開催
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定員を超えた場合の対応増枠、会場変更などの対応するかどうか
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④イベント開催直前リマインダーの送付「明日はお待ちしています！地図はこちらです！ハッシュタグあります！」など、短くても直前の連絡することで
直前のキャンセル（ドタキャン）率を下げられる：）
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イベント会場の受付やエレベーター前に張るチラシ作成
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当日進行表作成（各担当者に当日の役割期待を事前通知）
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当日役割表作成
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受付周辺は責任者を立てスムーズな入場に備える名簿の印刷
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名札ステッカー
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領収書（必要に応じて）
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お釣りの小銭（必要に応じて）
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ペン
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当日配布物（もしあれば）
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ケータリング手配イベントに盛り上げるがコスト、あとは食べる時間を確保できるかなど
考慮が必要
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ケータリングに関して、どの時間に食事をしてもらうか3010運動（フードロスのため、冒頭の乾杯後の30分、終了の10分前などは席について食事をしてもらうことを主催者として心がける活動が広がっている）
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ドリンクカクヤスが一般的（ただし受取は18:00-19:00など1時間単位でしか手配できないため、担当者が早めに会場に到着する必要あり）。最近はビールの消費量が減っている印象。
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登壇者に事前確認連絡プレゼンテーションスライドの仕様・自分のPC持ち込みからファイル事前送付かなど
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到着時刻、登壇時間、登壇内容、狙いなど期待役割を明確に伝えておく
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アンケート実施するかしないか
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紙でやるか、終了後オンラインでやるか
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何のためにアンケートを行うか確認
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2次会、懇親会をやる場合にはお店の手配スタッフ内輪のもの、或いは参加者一般希望者向けか
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イベント開始前に使用するスライドの準備イベント開催まで会場で投影するスライド（参加者が写真とってくれる可能性もあるので主催、登壇者写真、タイトル、ロゴ、ハッシュタグなどをいれたものが理想）
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会場のwifiが使えるかどうか確認しておく
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台風や自然災害が迫っている時には必要に応じて延期やキャンセルなどの連絡する
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お世話になる会場の担当者さんには事前に集客状況、当日の進行など事前に伝えておく
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記録（動画(LIVE中継 or 記録用）、カメラ、ブログ、Togetter)事前にどこまで何のために記録するか確認
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必要に応じてブロガー枠を設け、確実に書いてくれそうな方などを無料で招待
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⑤イベント当日ドレスコードスタッフTシャツなどがもしある場合には運営チームが盛り上がりますね（ない場合でも誰がスタッフか分かるような目印があると◎）
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誰が何時くらいに会場入りできるか確認しておく特に会場レイアウトの移動などのセットアップ作業が必要な場合
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当日かける音楽などの希望があれば手配しておくSpotify, Google Music, Apple Musicで当日の雰囲気が盛り上がるプレイリストを選ぶ（こだわりありな人は腕の見せどころ：））
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コンピュータのスクリーンへの接続テストは必須
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wifiのパスワードの参加者への提示、スクリーンに出しておくと良い
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当日早めに来てくれたスタッフが手持ち無沙汰にならないよう、タスクを整理しておく
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可能であればスタート30分前くらいにスタッフミーティングなどを行って意識合わせ
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当日突然参加する人などいるので意思決定できる人が受付近くにいることが理想
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名刺回収するかどうか企業のマーケティング活動の場合であればもらう。草の根有志の活動であればメールアドレスなどがあればそれで良しとする場合も（ただし、遅れた来た人などは名刺をもらうようにする）
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ハッシュタグを活用したオンラインでのエンゲージメントを目指す場合には受付時、スクリーン、開催時の司会の挨拶などでハッシュタグの重要性を複数回伝える
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プレスの人など、誰を無料にするか、前売りと当日の値段が異なるときは受付の人が意思決定できるよう、連絡とり合いながら対応
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イベント開催までの30分程度をネットワーキングにする際はその間参加者が交流してもらえるようスタッフが来ている人を紹介、つなげるなどホスト・ホステスとして接する
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タイムキーパー手配登壇者が悦に入り想定以上に話す人がいるため☺（iPadのストップウォッチアプリなどを利用すると効果的（爆発音でアラートなど））
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二次会（懇親会）を開催するときは受付時や冒頭で希望を募ることで二次会手配を
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当日のイベント中のスタッフの配置・動きに関して決まった人がずっとエレベータの下のフロアにいてイベントを楽しめないこともあるので交代制にするなど事前の配慮が必要
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カメラ撮影する場合には参加者に（撮りますよ、と一言伝え了承）写真NGの方はあとで直接こっそりお知らせください、くらいで対応
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写真のアウトプットのイメージも前もって持っていると理想（Facebook Group内のアルバムなど）。問題なさそうな写真はブログなどで利用
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集合写真撮影会の盛り上がりを記録として残したいときなどは懇親会に流れる前くらいにさくっと撮影。広角レンズのカメラなどがあると理想。ポーズやジェスチャーなどもよい感じであると尚可（「C」マークなど）。Thetaなど360度カメラも楽しい。