Чтобы откликнуться на вакансию—заполни форму: https://zamesin.typeform.com/to/eMH0Sp

Привет, меня зовут Ваня Замесин, я предприниматель. Я основал сервис подбора психотерапевтов Мета (bemeta.co), обучаю продактов, дизайнеров, аналитиков и предпринимателей проверке гипотез и Customer Development (bio тут: zamesin.me/about).

Я ищу ассистента на помощь с задачами по бизнесу (70% всех задач) и личными задачами (30%). В 2018-2020 годах я работал с тремя личными ассистентами—Таней, Алёной и Алесей. Их помощь позволила мне улучшить качество моих услуг, поработать с бóльшим количеством компаний по консультированию и провести больше тренингов, так как ассистент снимал с меня огромное количество переключений контекстов, например, по проверке документов, выставлению и отправке/получению договоров, актов и приложений. Так же, за счёт освобождения внимания, я смог основать и уделять достаточно времени Мете (bemeta.co).

Предыдущий ассистент—Алеся Чернявская—решила попробовать себя в другой роли. И сейчас ищу нового мощного ассистента.

Мне будет нужна помощь и с личными делами—брать на себя доставку мне домой товаров из интернет–магазинов, передавать моим клиентам и друзьям различные вещи, отвозить технику в ремонт и вещи на чистку, помогать с записью подкастов. Для меня это очень важно. Если тебе неинтересно или некомфортно помогать мне с этими задачами—пожалуйста, не откликайся на вакансию.

Задачи ассистента

1. Организация документооборота (около 30% от всего времени);
   • Коммуникация и сбор сведений у клиентов для заключения договоров на проведение мероприятий
   • Подготовка договоров, счетов и закрывающих документов (самостоятельно и постановка задач бухгалтеру)
   • Отслеживание подписания и обмен оригиналами, ведение реестра и организация хранения документов
   • Отслеживание оплаты клиентов по договору
   • Документооборот с контрагентами.
2. Организация мероприятий (1—2 мероприятия в месяц)
   • Работа с площадкой
     • Поиск и достижение договоренностей с площадками на проведение; мероприятий
     • Поиск исполнителей и аренда/закупка технического оснащения площадки для проведения трансляции мероприятий
     • Работа во время мероприятий (встреча и подготовка материалов для раздачи участникам, обеспечение работоспособности всего необходимого для проведения мероприятия)
     • Организация доставки еды и проведение кофе-брейков на площадке
     • Взаиморасчет с площадкой, либо исполнение других условий сотрудничества;
   • Работа вне площадки
     • Информационное сопровождение мероприятий
     • Коммуникация и помощь участникам
     • Организация доступа участников к материалам и сообществам курсов;
     • Сбор и хранение данных участников
3. Работа с корпоративными клиентами (2—5 заявок в месяц)
   • Ответы на входящие заявки на проведение мероприятий
   • Ведение лидов и отслеживание статуса на всех этапах от обращения до обмена закрывающими документами
   • Подготовка всех организационных моментов для проведения мероприятий (согласование места и времени, обеспечение доступа ко всем необходимым ресурсам, обратная связь по всем вопросам и т.п.)
   • Бронь билетов и отеля для выездных мероприятий (редко)
   • Работа с документами (см. п.1).
4. Поиск и работа с исполнителями по различным задачам (разработка, дизайн, печать, съемка, перевод или транскрибация текста, мелкие поручения и т.п.)
5. Работа с курьерскими службами и доставками
6. Перевод средств и учет расходов
7. Личные поручения (найти, купить, оплатить, договориться, вернуть, записать, отдать в ремонт, отменить и т.п.)
8. Помощь по задачам Меты (при необходимости)
9. Администрирование других разовых задач (в основном поиск, сбор и размещение информации)

Требования

• Я готов общаться с тобой, даже если у тебя вообще нет опыта работы и тем более, если нет высшего образования;
• Ты умеешь и любишь рутинные задачи и поддерживать порядок в большом количестве процессов;
• Ответственность—ты анализируешь задачи на входе, администрируешь риски и несешь финальную ответственность за результат;