Hankinnan kohde

Oikeusministeriö on hankkimassa palvelukokonaisuutta, jonka tavoitteena on koko oikeushallinnon alan kattava tiedoksiantamisen tasapainoinen kehittäminen huomioiden digitalisoinnin kehittymisen.

Hankittavan palvelukokonaisuuden tulee sisältää:

• Tiedoksiantoa ohjaava/reitittävä sähköinen palvelu
• Oheistulosteiden ja kirjepostin sähköinen lähettäminen (tiedoksiantaminen)
• Sähköisen tiedoksiannon toimittaminen suomi.fi -palveluun
• Paperinen tiedoksiantaminen
• Edellä mainittujen palvelujen tukipalvelut
• Skannauspalvelu (optio)

Tiedoksiantoa ohjaava/reitittävä sähköinen palvelu

Palvelun vastuulla on vastaanottaa lähetettävät tulosteet ja ohjata ne määriteltyjen sääntöjen mukaisesti haluttuihin sähköisiin (esim. Suomi.fi kts. ) tai analogisiin (esim. paperikirje, kts. Paperinen tiedoksiantaminen) jakelukanaviin.

Palvelun keskeinen tarkoitus on tarjota yhteinen rajapinta Oikeushallinnon alan kaikille tiedoksiantoja lähettäville järjestelmille. Saman rajapinnan käyttöä edellytetään myös hankinnan kohteena olevalta Oheistulosteiden ja kirjepostin sähköisen lähettämisen verkkopalvelulta.

Palvelun tavoitteena on kasvattaa sähköisten jakelukanavien osuutta virastoista ja järjestelmistä asiakkailleen lähetettävässä virallisessa postissa eli tiedoksiannoissa. Tällä hetkellä suurin osa tiedoksiannoista toimitetaan paperikirjeinä ja vai murto-osa toimitetaan viralliseen sähköiseen kanavaan, Suomi.fi -viesteihin.

Oheistulosteiden ja kirjepostin sähköinen lähettäminen (tiedoksiantaminen)

Hankinnan kohteena on verkkopalvelu tiedoksiannon lähettämiseen sähköisenä kirjeenä. Palvelua on tarkoitettu kaikille oikeushallinnon käyttäjille. Sen tarkoituksena on korvata kokonaan käsin lähetettävät paperikirjeet. Mukaan lukien kirjatut ja saantitodistuskirjeet.

Sähköisen tiedoksiannon toimittaminen Suomi.fi -palveluun

Palvelu vastaa tiedoksiantojen toimittamisesta sähköisessä muodossa Suomi.f -viestit -palveluun. Palvelu sisältää Suomi.fi -palvelun edellyttämän liityntäympäristön käytön ja tiedoksiantojen toimittamisen Suomi-fi -viestit palveluun.

Paperinen tiedoksiantaminen

Paperinen tiedoksiantaminen eli virallisen postin toimittaminen paperikirjeen muodossa. Paperinen tiedoksiantaminen jakautuu erillisiin osa-palveluihin:

• Tulostus, PDF-muotoisten tiedoksiantojen tulostaminen
• Kuoritus, tulostettujen tiedoksiantojen kuorittaminen halutun jakelumuodon edellytysten mukaisesti
• Jakelu, kuoritettujen tiedoksiantojen toimittaminen valitulla jakelulla esim. tavallinen kirje, kirjattu kirje, jne.

Kullekin osa-palvelulle tarkemmat vaatimukset on kuvattu vaatimusmäärittelyissä.

Tukipalvelut

Tukipalvelujen tarkoituksena on mahdollistaa edellä mainittujen hankinnan kohteena olevien palveluiden käytön raportointi ja palvelutason seuranta.

• Laskutuksen raportointi, palveluiden laskutusperusteiden raportointi ja seuranta
• Virheraportointi, virhetilanteiden seurantaa ja selvittäminen
• Palvelutason seuranta, kunkin palvelun sovitun palvelutason toteutumisen seuranta
• Palveluketjun seuranta, yksittäisen tulosteen koko käsittelyhistorian tarkasteleminen

Tukipalveluiden vaatimukset on kuvattu tarkemmin vaatimusmäärittelyissä

Skannauspalvelu (optio)

Viraston postilokero-osoitteeseen saapuneiden kirjeiden käsittely ja muuttaminen sähköiseen muotoon sisältää seuraavat toiminnallisuudet:

• Paperikirjeiden avaaminen
• Skannaaminen, PDF-muotoon ja OCR-skannaaminen,
• Tunnistetietojen (metatietojen) lisääminen skannatun sisällön perusteella
• Sähköisessä muodossa olevan kirjeen lähettäminen määriteltyyn vastaanottokanavaan
• Skannattujen kirjeiden turvallinen tuhoaminen