Planejamento de Obras - Inovar é preciso!

Para começar a minimizar os atrasos nas obras, precisamos realizar um planejamento estruturado e lógico integrando: escopo, recursos humanos, tempo, custo, qualidade, comunicação, aquisições, riscos, segurança do trabalho e gestão de resíduos.

Mas para uma efetiva implantação desse planejamento precisamos pensar em pessoas e processos.

Bom, começando por PESSOAS. Basicamente, o organograma na maioria dos canteiros das obras é composto por:

Como que cada um desses cargos e suas funções contribuem na prática, no processo de execução, monitoramento e controle de cada uma das áreas do conhecimento que compõe todo esse planejamento?

Encarregados:

1 - Escopo, qualidade, custo e tempo: Entender e executar as atividades de acordo com os projetos executivos e conferir conforme as Fichas Verificações de Serviços, FVS's, para evitar retrabalhos e desperdícios.

2- Segurança do Trabalho e gestão de resíduos: Verificar se os trabalhadores estão fazendo o devido uso dos equipamentos de proteção individual e coletiva. Cobrar o adequado manejo dos resíduos, visando, principalmente, sua correta triagem.

3- Tempo, custo, recursos humanos e qualidade: Ensinar e acompanhar diariamente cada funcionário durante todo período de execução da atividade, observando e cobrando produção com produtividade e qualidade.

4- Comunicação e aquisições: Realizar os Diálogos Diários de Segurança, DDS's, e ajudar na cobrança de pedidos e entregas de materiais.

Mestres:

1 - Escopo: Analisar e executar todos os serviços conforme os projetos executivos da obra, sob supervisão do engenheiro.

2- Qualidade, custo e tempo: Verificar se o encarregado está orientando e conferindo devidamente a execução das atividades, conforme as Fichas Verificação de Serviços, FVS's, para evitar o retrabalho e o desperdício.

3- Segurança do Trabalho e gestão de resíduos: Certificar que os Equipamentos de Proteção Coletiva, EPC's, estão devidamente instalados. Exigir o uso dos Equipamentos de Proteção Individual, EPI's, e o adequado manejo dos resíduos, visando, principalmente, sua correta triagem.

4- Tempo, custo e qualidade: Conferir se cada funcionário foi devidamente orientado pelo encarregado para a execução daquele determinado serviço, atento a produção e produtividade, dentro dos padrões da qualidade.

5- Comunicação e aquisições: Realizar e exigir a presença de todos os encarregados e trabalhadores, nos Diálogos Diários de Segurança, DDS. Ajudar na cobrança de pedidos e entregas de materiais. Ter uma liderança relativamente flexível e aberta a sugestões para que a comunicação de fato, aconteça.

Departamento Pessoal:

1- Recursos Humanos, tempo, custo, comunicação e qualidade: Promover um processo de recrutamento e seleção, dentro dos prazos estabelecidos no histograma desenvolvido no processo de gerenciamento do tempo e recursos humanos. Realizar um bom gerenciamento e execução de todas as rotinas e atividades da área de administração de pessoal. Divulgar através de informativos as normas e regras da empresa.

Almoxarifes:

1- Qualidade, tempo, custo e aquisições: Receber, conferir e organizar o almoxarifado para facilitar a movimentação dos materiais e produtos armazenados e a armazenar. Fazer os lançamentos dos fluxos de entradas e saídas comunicando diariamente ao engenheiro as quantidades existentes. E em algumas obras realizar o pedido dos materiais.

Técnicos de segurança do Trabalho:

1- Qualidade, tempo, custo, segurança do trabalho, gestão de resíduos e recursos humanos: Organizar programas de prevenção de acidentes. Orientar os funcionários quanto ao uso de equipamentos de proteção individual e coletiva. Elaborar planos de prevenção de riscos ambientais fazendo inspeção de segurança, limpeza, organização e gerar laudos técnicos quando necessário. Acompanhar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional.

Estagiário:

1- Escopo, aquisições, tempo e custo: Realizar os levantamentos dos quantitativos dos materiais, observando os índices de consumo estabelecidos no orçamento. Gerar ou ajudar a gerar os pedidos de acordo com o cronograma.

2- Qualidade, tempo e custo: Conferir, junto com o encarregado, se o serviço está sendo executando conforme as FVS's para evitar o retrabalho.

3- Tempo e custo: Monitorar e controlar a equipe dos encarregados observando a produção e produtividade.

4- Custo e Aquisições: Verificar diariamente os índices de perda dos matérias, comparando com os índices de consumo orçados e monitorar os prazos de entrega junto aos fornecedores.

5- Segurança do trabalho Ajudar na fiscalização de todos os funcionários quanto ao uso dos EPI's (Equipamentos de Proteção Individual).

6- Gestão de resíduos: Apresentar ao estagiário o programa e o projeto do gerenciamento da gestão de resíduos da obra e solicitar-lhe que faça diariamente a verificação.

Criei um quadro-resumo no SlideShare abaixo, mostrando o grau de contribuição de cada cargo, dentro de cada área que compõe o planejamento:

 

Refletindo então na frase que escutei de um grande empreendedor da construção civil - " A maioria das empresas compram material, mais ou menos, pelo mesmo valor, o grande diferencial está na produtividade, está na mão de obra". Ou seja, o diferenciativo está no:

Monitoramentos e controles diários para produção com produtividade e qualidade, evitando principalmente o retrabalho e o desperdício de materiais.

Mesmo que a obra tenha seu sistema construtivo bastante industrializado, o diferencial continuará sendo a mão de obra.

Observaram que comecei a explicitar como cada função contribui no processo de execução, monitoramento e controle pelo encarregado. Por quê?

Porque ele é a pessoa da ponta. É ele quem fica o dia inteiro ao lado dos pedreiros e serventes daquela frente de serviços. Se ele não souber liderar, muita coisa pode dar errado, como por exemplo: paredes fora de prumo, vãos de janelas e portas fora do esquadro, baixa produção devido ao não acompanhamento, ensinamentos e devidos incentivos. 

Outra observação importante é que no SlideShare, "grau de contribuição", não detalhei a função do engenheiro. Por quê?

Porque é ele quem tem que esclarecer para cada membro da sua equipe, o que, e como que cada um contribuiu para a realização de uma obra bem sucedida. Isso porque é ele quem realiza e/ou participa diretamente na elaboração de todo esse planejamento estruturado. Ou seja, o grau de contribuição dele dentro de todas as áreas é fundamental.

Falando um pouco sobre os PROCESSOS.

1º PASSO: Começando pelo ESCOPO. O que seria o inicio da implantação de um gerenciamento do escopo?

Desenvolver uma EAP (Estrutura Analítica de Projetos), de forma lógica, objetiva, clara e exequível. | Definir a sequência construtiva das atividades. | Analisar a relação de dependências entre os serviços.

Mas o que seria uma EAP?

EAP é um recurso que tem como principal objetivo a divisão do projeto em partes menores (também chamadas de tarefas ou pacotes de trabalho). Consequentemente, estas partes se tornam mais fáceis de serem compreendidas pelos membros da equipe e gerenciadas pelo gestor da obra.

A função do gerenciamento do escopo é identificar exatamente o que precisa ser feito para a execução de um determinado projeto. Quanto maior o conhecimento com relação ao projeto a ser entregue, menos riscos se corre.

Portanto, o ideal é começar esse processo pela criação da EAP para que o gerente, o engenheiro e todos os demais envolvidos na elaboração do planejamento, consigam analisar o projeto de forma mais abrangente. Isso, porque os pacotes de trabalho da EAP contribuirão para a correta confecção do cronograma. Ou seja, com a EAP pronta, é mais fácil lançar as informações de forma ordenada dentro do cronograma do projeto.

Modelo de uma EAP básica, uma SEQUÊNCIA CONSTRUTIVA e uma RELAÇÃO DE DEPENDÊNCIAS, no SlideShare abaixo:

 

É claro que para que o gerenciamento do escopo aconteça, dependemos de um outro fator que precisa ser melhorado que chama-se entrega e compatibilização de projetos executivos. Este artigo, clique aqui, completa o que quero dizer sobre este problema. 

2º PASSO: RECURSOS HUMANOS. O que seria o inicio da implantação de um gerenciamento dos Recursos Humanos?

Sabemos dos cargos, funções e responsabilidades básicas que necessitamos para a construção de uma obra.

No começo deste artigo, expliquei como que cada função contribui no processo de execução, monitoramento e controle de cada área que compõe o planejamento. Dependendo do tamanho da obra, o que pode variar é a quantidade e/ou as necessidades de outros cargos como, assistentes, analistas, apontadores, etc. Somente após o estudo da EAP que teremos a análise mais apurada de quais cargos e funções realmente vamos precisar.

O desafio nessa etapa é: 1-  Escolher cada membro da equipe. | 2-  Apresentar para a equipe - estagiários, encarregados, mestre, técnicos, etc - como cada um contribui para um bom resultado do projeto. | 3-  Criar e/ou melhorar os planos de avaliações e prêmios por desempenho. 

1-  Escolher cada membro da equipe.

Qual o perfil que estamos procurando? Quais qualidades e valores que estamos buscando? Qual o nível de conhecimento que será necessário que cada um tenha?

Essas perguntas são fundamentais para todos os cargos. Vamos começar pelo encarregado. Como já comentei, ele é a pessoa da ponta. É ele o principal detentor da motivação da equipe, evita o retrabalho e o desperdício.

Então, quais seriam as características fundamentais desse encarregado?

Um líder motivador que saiba ensinar e conduzir toda sua equipe para a entrega dos serviços com produção, produtividade e qualidade

Para ajudar na observação se seu encarregado é líder, basta fazer algumas perguntinhas simples:

Quais eram os números do turnover (rotatividade) absenteísmo (ausências no trabalho) das equipes nas quais ele liderava? |  Como é qualidade dos serviços que ele já entregou?  |  Ele sabe motivar a turma?  |  Ele sabe ensinar e consegui produzir a uma produtividade satisfatória?

Essas mesmas perguntas devem ser feitas na contratação do mestre.

2-  Apresentar para a equipe - estagiários, encarregados, mestre, técnicos, etc - como cada um contribui para um bom resultado do projeto.

Essa função cabe ao engenheiro da obra desenvolver. Ele quem deve orientar, esclarecendo como que cada um, em sua respectiva função, ajuda no processo como um todo.

Como descrevi no começo dessa artigo, todos da equipe "já praticam" esse planejamento detalhando e estruturado, só não foi apresentado a eles dessa forma.

3-  Criar e/ou melhorar os planos de avaliações e prêmios por desempenho.

Acredito que muitas construtoras já praticam as avaliações de desempenho que geram premiações, caso as metas sejam alcançadas, nas entregas de cada empreendimento. O problema é que falta um pouco mais de critério e coerência nessas avaliações.

O encarregado, por exemplo, não pode ser punido se o custo da obra estourar porque compraram material a um preço muito acima que o orçado, ou porque o fornecedor não entregou no prazo determinado, gerando então um atraso no cronograma. Ele tem que ser avaliado no CUSTO referente a desperdício de material e retrabalho de atividade, e mesmo assim, desde que o retrabalho não aconteça por ausência de compatibilização de projetos executivos. No TEMPO se ele conseguiu atingir os prazos de cada atividade, principalmente se atingiu com produtividade. No RECURSOS HUMANOS se ele conseguiu promover a liderança, gerando baixos índices de turnover e absenteísmo e boa comunicação dentro do canteiro.

Poucos critérios e coerência nas avaliações de desempenho geram desmotivações em todos da equipe: encarregados, mestres, estagiários, técnicos, etc, pois se sentem injustiçados. Na mente deles, a sua parte foi feita, que era entregar a obra exatamente de acordo com os projetos executivos, com qualidade, produtividade, organização e segurança.

3º PASSO: RISCOS. O que seria o inicio da implantação de um gerenciamento dos riscos?

Guia PMBOK® (PMI®®, 2013), trata o risco de maneira mais global, sugerindo que é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo pelo menos em um objetivo do projeto.

A maior base de dados desse processo de gerenciamento de riscos chama-se lições aprendidas.

Ao promover um networking entre os engenheiros, eles contam suas experiências, mostrando os pontos positivos (Acertos) e oportunidades para melhorias (Dificuldades). Isso sem duvida contribui na execução dos próximos projetos.

Um estudo detalhado dos riscos, aprimora vários outros processos como, aquisições (seleciona melhor os fornecedores), tempo (estuda o tempo de contratações da mão de obra necessária, e a curva de aprendizagem depois de já contratados), recursos humanos, custo, qualidade (qualifica a mão de obra e os fornecedores) e comunicação (refina a relação entre as partes interessadas). 

4º PASSO: CUSTO E TEMPO. O que seria o inicio da implantação de um gerenciamento do custo e do tempo?

Desenvolvido a EAP, estabelecido a SEQUÊNCIA CONSTRUTIVA e a RELAÇÃO DE DEPENDENCIAS entre as atividades, vamos então gerar o orçamento da obra e o cronograma das atividades. Mas para que servem os cronogramas?

1. Agendar compromissos. Através do cronograma, os envolvidos na execução do projeto, sabem exatamente o que precisam ser produzir no próximo dia, semana, mês e/ou ano.
2. Mostrar como que cada membro da equipe de execução da obra contribui no projeto como um todo.

Erros que precisam ser revisados quando determinamos os prazos de duração de cada atividade: 1 - Baixo nível de detalhamento do escopo | 2 - Excesso de otimismo | 3 - Fazer o cálculo do prazo com base em achismos, dizendo por exemplo que o pedreiro de alvenaria vai produzir 30m²/dia quando na verdade o índice de produtividade orçado e real dele é de 20m²/dia | 4 - Ausência das análises dos riscos | 5 - Escassez de espirito de liderança.

Em relação ao orçamento, só será bem elaborado se forem entregues todos os projetos executivos seguido de um estudo detalhado de identificação dos riscos, positivos e/ou negativos.

O processo de gerenciamento do custo e do tempo serão efetivamente bem praticados se de fato forem gerados a partir de um excelente processo de estudo, detalhamento e gerenciamento do escopo, recursos humanos e comunicação.

5º PASSO: AQUISIÇÕES. O que seria o inicio da implantação de um gerenciamento das aquisições?

Nesse processo geramos os devidos cronogramas, compatibilizando os dados: quando que cada material tem que estar dentro do canteiro da obra x as datas de entregas dos fornecedores x as datas que o departamento interno de compra da construtora precisa para efetuar todo o procedimento de negociação.

Tudo descrito acima já acontece, o que precisa ser melhorado é:

• Promover um networking entre os engenheiros. Isso irá favorecer um melhor processo de seleção de fornecedores.
• Detalhar mais o cronograma das atividades. O fato de não definirem a EAP devidamente geram cronogramas que descrevem os serviços a serem executados incompletos e isso permite o "esquecimento" do pedido de compra de alguns materiais, o que leva muitos engenheiros a ficarem depois "suplicando" para o setor de comprar fazer "milagre". E na maioria das vezes esse "milagre" não vem.    

 

6º PASSO: COMUNICAÇÃO. O que seria o inicio da implantação de um gerenciamento da comunicação?

O maior problema da comunicação é que não ouvimos para entender e sim para responder.

Nessa etapa, o importante é garantir que todos os envolvidos, as partes interessadas, estejam entendendo a mesma coisa. Entendendo o que precisa ser entregue. E para assegurar isso:

1. Coloque todo mundo numa mesma sala e apresente todo o projeto para eles, esclarecendo como cada um vai contribuir para o sucesso do empreendimento.
2. Realize reuniões semanais, mas essas reuniões tem que ter tema, assunto pré estabelecido e tempo de duração. Cuidado com a falta de objetividade para não haver perda de tempo.
3. Promova feedback. 

No processo de execução de uma obra as partes interessadas são os diretores, gerentes, engenheiros, estagiários, encarregados, mestre, técnicos, departamento pessoal, almoxarifes etc. É de fundamental importância que eles estejam com a meta clara e muita bem definida em suas mentes, e que aprendam a se comunicar para entender e NÃO para responder.

7º PASSO: QUALIDADE. O que seria o inicio da implantação de um gerenciamento da qualidade?

Tudo orientado pelo sistema de gestão da qualidade - SQG - da empresa é de extrema importância. O que quero ressaltar aqui é - Promovam gestão a vista. 

É muito importante que todos saibam quem é quem dentro do canteiro da obra. Um organograma com fotos, por exemplo, colocados em pontos estratégicos, ajudam no direcionamento a quem procurar quando os problemas e/ou duvidas surgirem.

Dispor de um "croqui" apresentando todo o projeto de implantação da obra e seu respectivo canteiro, também colocados em locais estratégicos, mostrando "você está aqui", como no exemplo abaixo, contribui no entendimento de TODOS com relação a obra como um todo.

Fixar no capacete de cada colaborador da obra o seu respectivo nome ajuda na propagação do respeito, como no exemplo aqui.

Todos os três exemplos que citei acima, FAVORECEM ainda mais a COMUNICAÇÃO.

8º PASSO: SEGURANÇA DO TRABALHO E GESTÃO DE RESÍDUOS. O que seria o inicio da implantação do gerenciamento?

Acho que nem preciso enumerar todos os benefícios que a efetiva prática da segurança do trabalho traz, não só para o trabalhador como também para a obra. Existem diversos sites que retratam bem esse tema, exemplo aqui.

O que quero é lembra-los da importância de ter uma boa equipe - técnicos de segurança do trabalho, mestres e encarregados - E, não só os cobrar mas também, dar a eles o total APOIO e RECURSO para que a verdadeira segurança do trabalho aconteça. O técnico sozinho não consegue fazer nada sem a ajuda e apoio do mestre, encarregado e engenheiro.

Com relação a gestão de resíduos, Marcelo Miranda, CEO da Precon Engenharia, escreveu um artigo que vale a pena ler - Eu não acredito em sustentabilidade sem resultados.

Temos que parar de pensar: " gestão de resíduos é muito caro" , "preciso economizar". Vamos economizar no momento em que realmente nos tornamos os gestores da obra, promovendo e praticando todo esse planejamento estruturado no qual venho descrevendo ao longo de todo desse artigo, mas também buscando estudos e recursos para termos obras mais sustentáveis. 

No SlideShare abaixo, criei um resumo em tópicos e um fluxograma de todo esses oito passos descritos acima:

 

Assistindo a uma palestra sobre gestão de projetos, ministrada pela Karina Murgel, gerente de projetos da Integration, foi informado um dado interessante:

Quem tiver interesse em ver essa palestra, clique neste link.

Então vejam, o maior problema de todos é a comunicação!

Engenheiro é quem tem o papel de ensinar e transmitir as metas. É ele quem tem que garantir que todos entendam claramente o objetivo do projetos e as suas responsabilidades.

Uma das qualidades mais importantes de um profissional hoje é aprender a aprender e isso só se consegue com humildade, aprendendo a escutar.

Iniciei todo esse meu estudo observando como nossos futuros engenheiros, os estagiários, estão sendo formados atualmente dentro dos canteiros das obras. Link do artigo aqui.

A conclusão que cheguei foi que existem ainda muitos engenheiros que:

• Geram histograma de mão de obra que não condiz com a realidade necessária do projeto, principalmente por não levar em consideração a R.U.P.– Razão Unitária de Produção.
• Não dão a devida importância para a sequência construtiva das atividades.
• Acreditam fielmente que planejamento é gerar um cronograma. E o pior, um cronograma sem estudo detalhado do escopo do projeto.
• Pouquíssimos monitoram e controlam seus valores de turnover e absenteísmo.
• Ainda não estão dando a devida atenção a gestão de resíduos.

Então, como implantar um planejamento estruturado se nem o básico esta sendo exercido? Como os engenheiros vão ensinar aos estagiários algo que eles não praticam, e ao invés de reconhecerem isso, se desculpam dizendo que não é função deles ensinar e sim da faculdade.

Passei meses criando planilhas, ferramentas mais voltadas para os estagiários, encarregados e mestres. Ferramentas básicas, afinal alguém já viu em canteiro de obra um encarregado usando computador? No final, me surpreendo vendo o quanto todos gostam e querem ter metas. Por essa razão, cheguei a conclusão que, o que de fato precisa ser melhorado é a maneira como as metas são apresentadas para a equipe da obra.

Nestes links, aqui e aqui, citei algumas mudanças que precisam acontecer, e no SlideShare abaixo, resumi os quatros "pilares" que acredito ser onde devemos iniciar uma incansável pesquisa e estudo:

 

"Tudo é uma questão de conhecimento. É só aprender como que faz, que a turma vai lá e faz" - Vicente Falconi.

Esse artigo foi escrito com base em experiências vividas, pesquisas e observações pessoais sobre o mercado da construção civil. Todos os exemplos dados foram no intuído de incentivar e mostrar que a criação de um efetivo planejamento pode ser mais simples do que muitos imaginam.

Não deixem de comentar e compartilhar. Sua opinião é muito importante para mim.

Sobre a autora: Aurora Martins é engenharia de Produção Civil com MBA em Gerenciamento de Projetos, que trabalha a 8 anos no setor de planejamento e controle de obras. Missão: desenvolver um projeto no qual um dos objetivos será minimizar os riscos e trazer mais assertividade aos nossos cronogramas.