Jaime Abanto:  La esperanza del proceso civil es la oralidad. ¿En qué consiste la práctica de la oralidad?

Carlos Polanco: No sé si sea la esperanza, pero estimo que es mejor que el tradicional proceso escrito. La oralidad consiste en tratar de gestionar el proceso a través de audiencias, bajo el principio de la oralidad, buscando que se obtenga mayor y mejor calidad en la información, lo que permite resultados más céleres, predictibles y transparentes.

La gestión del caso gira en torno a la audiencia preliminar, la que se cita sobre la base del art. 51.3 del Código Procesal Civil, que faculta a los jueces a citar a las partes para que esclarezcan los hechos. Al concurrir las partes, presentan su caso, se sanea el proceso y luego se procura que se llegue a acuerdos conciliatorios. De no ser posible, con toda la información recibida se fijan los puntos controvertidos y los hechos no controvertidos, en presencia de los abogados presentes, luego se admiten las pruebas correspondientes. Si solo hay prueba documental se dispone el juzgamiento. No todos los casos requieren una audiencia preliminar.

J.A.: ¿Qué es lo que sucede una vez concluida la audiencia preliminar?

C.P.: Tienes el proceso listo para ser juzgado. Se cita a la audiencia de pruebas o juzgamiento y actuamos las pruebas admitidas a través de la oralidad. Es importante registrar todo en audio y video, pues de lo contrario la redacción del acta quitará fluidez a la actuación, como sucede en el proceso escrito. Con toda la información, estamos listos para sentenciar. La introducción del audio y video es importante para impulsar esta práctica.

J.A.: ¿Qué buenas prácticas se han incluido?

C.P.: Hay varias que son más fáciles de emplear en un sistema oral. La primera, al calificar las demandas, dependiendo de la materia, se revisa la dirección RENIEC del demandado y, en caso necesario, se dispone notificar de manera adicional en esa otra dirección. Así se han reducido el número de nulidades por defectos de notificación y cambio de domicilio.

Otra, por ejemplo, en los procesos sumarísimos, si en la demanda o contestación se ofrece como pruebas informes de terceros, ellos se solicitan al dictar el auto admisorio de la demanda o de la contestación, para que en la fecha que se lleve a cabo la audiencia única se cuente con todas las pruebas que permitan dictar sentencia en audiencia.

J.A.: ¿Tuvo colegas con las mismas inquietudes?

C.P.: Hay un grupo humano comprometido en mejorar el servicio que se brinda; el problema es que, pese a todo el esfuerzo, el sistema nos lleva al mismo lugar: metas anuales cumplidas con un retraso creciente y baja aprobación de la labor de los jueces civiles.

Consideramos que el proceso escrito nos llevó a este sitio y como lo dice un principio de la Neurolingüística, si queremos resultados diferentes, no debemos seguir haciendo lo mismo. Sobre esta base se proyectó la oralidad civil. Sabemos que no es una panacea o la solución a todos los males. Es un intento de mejorar la gestión del proceso, apostando por la calidad de información, transparencia y celeridad. No tenemos un modelo definitivo, necesitamos aportes de todos para ir mejorando, corrigiendo y haciéndolo más eficaz.

J.A.: ¿Y hubo resistencias para aplicar la oralidad?

C.P.: Todo cambio provoca resistencias, de los de arriba, del costado y abajo. Recuerdo varias voces que decían “que no se puede hacer” y daban mil razones … nuestra respuesta era… «se está haciendo«..

Carlos Polanco Gutiérrez: «No tenemos un modelo definitivo [de oralidad civil], necesitamos aportes de todos para ir mejorando, corrigiendo y haciéndolo más eficaz».

J.A.: ¿Y cómo nació el Plan Piloto?

C.P.: Tiene una historia algo extensa. En conversaciones con el juez Ramiro Bustamante Zegarra, sobre cómo mejorar la gestión de los expedientes civiles, en Santiago de Chile vimos el modelo del Centro de Estudios de Justicia de las Américas (CEJA) que funciona en varios países. Nos agradó el tema de la gestión del proceso a través del valor agregado, a través de la oralidad: las audiencias tenían sentido, no eran una etapa del proceso.

¿Cómo oralizar si las modificaciones del CPC, le quitaron las audiencias? Una alternativa era utilizar el art. 51.3 del CPC y hacer vigente la inmediación y concentración. Ramiro (que presidía una Comisión Nacional sobre Reforma Civil) estuvo de acuerdo y empezamos a experimentar en mi juzgado, convocando a audiencias preliminares (noviembre 2017) haciendo efectivos los principios del Código Civil y tratando de romper el ritualismo.

El primer resultado alentador fue que luego de concluida la audiencia preliminar, no se presentaban escritos. En el 2015, estuvimos en Madrid, viendo cómo funciona la oralidad en España y el buen ánimo de los jueces cuando la aplican. Bueno, curiosamente, Chile no ha oralizado su justicia civil, aunque sí la penal, laboral y familiar.

J.A.: ¿De qué manera apoyó el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial (CEPJ)?

C.P.: El CEPJ celebró un convenio con el CEJA para ver la posibilidad de sacar adelante el proyecto. Cuando confirmaron que era posible, se pensó en Arequipa y Lima para el Plan Piloto. La logística de Lima es algo más complicada y se decidió que Arequipa iniciara, pues ya veníamos haciendo audiencias preliminares. Luego se elaboraron tres protocolos, de los cuales uno, el resumido, define las reglas principales de la oralidad.

J.A.: ¿La ejecución del Plan Piloto requirió de presupuesto adicional?

C.P.: El convenio con el CEJA no costó. Ellos enviaron dos consultores para obtener información, tanto jurídica como estadística. El año pasado el presidente de nuestra Corte, Eloy Zamalloa, nos asignó dos salas de audiencias, una equipada con equipos de audio y otra que recién se está equipando y así iniciamos. No hemos tenido un presupuesto especial.

Carlos Polanco Gutiérrez: «Si no se cree en la oralidad no funcionará. Como no tenemos cambios normativos, el sistema se sustenta en el valor agregado que se obtiene en la gestión del caso«.

J.A.: ¿Cuál es la clave para lograr resultados positivos?

C.P.: La clave es el compromiso de los jueces y trabajadores. Si no se cree en la oralidad no funcionará. Como no tenemos cambios normativos, el sistema se sustenta en el valor agregado que se obtiene en la gestión del caso. Los abogados lo sienten.

El CEJA recomendaba que los juzgados deberíamos iniciar con carga cero, pero sabíamos que los demás colegas pondrían el grito en el cielo y decidimos ingresar con carga rezagada (en promedio 950 expedientes por juzgado), allí se aprecia el compromiso. Así empiezan aparecer las anécdotas, litigantes que van a preguntar si se puede llamar en sus procesos antiguos a una audiencia preliminar, judiciales y bueno, todos esos expedientes los estamos ingresando a la oralidad. Han empezado a reaparecer las conciliaciones. Nuestra meta oficial anual suele ser de 400 expedientes, y al 31 de mayo tenemos un promedio de 260 expedientes resueltos. Trataremos de llegar a los 600 hasta fin de año.

J.A.: ¿Cuán complicado es dictar sentencia en audiencia?

C.P.: Los expedientes los vamos a tener que sentenciar en audiencia o en solitario. Hacerlo en la audiencia o inmediatamente después tiene la ventaja de tener fresca la información que se obtuvo de la audiencia de pruebas, en la que los abogados «han hecho hablar a sus pruebas». Con la información recabada y la estudiada es más fácil dictar sentencia en audiencia que luego, pues con el paso de los días puedes empezar a olvidar detalles y tienes que volver a estudiar el expediente.

Nos preguntan si terminamos el día cansados y sí, como todos los jueces que en sus despachos batallan contra la carga procesal, pero con una diferencia. El cansancio es diferente, pues no es el agotamiento que genera el trámite engorroso, por escritos y escritos; nuestro cansancio va de la mano con la satisfacción del expediente concluido.

J.A.: Muchas gracias, Carlos por darte un tiempo para concederme esta entrevista a distancia. Estoy seguro que a la postre los abogados y litigantes también quedarán satisfechos con estas buenas prácticas.

C.P.: Gracias Jaime por esta entrevista que espero ayude a que más jueces puedan sumarse a esta iniciativa, no solamente como buena práctica, sino proponiendo correctivos y mejoras. Gracias.