« Fast CoDev » : 30 minutes pour résoudre un problème en collectif

Comment faire pour aider une équipe à résoudre un problème sans leur donner de solution
ni être expert du sujet ?

Il y a peu, je vous partageais en quoi consiste le métier de facilitateur et comment il permet aux collectifs de se transformer et d’aller vers l’action.

Seulement voilà, si comprendre la démarche de coaching/facilitation est une chose, l’appliquer au quotidien en est une autre ! Il est notamment difficile de se retenir de donner des solutions à un problème posé lorsqu’on est dans le feu de l’action !

C’est pourquoi je propose aujourd’hui de découvrir un atelier inédit que vous pourrez utiliser pour aider des personnes à résoudre leurs problèmes en collectif. J’ai nommé le…

À travers cet article, je vous invite donc à me suivre dans la préparation et le design d’une séance de « Fast CoDev », une technique adaptée du célèbre processus de Co-Développement.

Qu’est ce que le Co-Développement ?

Commençons par un brin de théorie…

Utiliser un groupe pour retirer les cailloux de ses chaussures

Le Co-Développement est un processus de coaching d’équipe dont le but est d’aider chacun à résoudre ses problèmes, éclaircir ses projets, se questionner en profondeur, trouver des idées face à ses challenges… En somme : retirer les cailloux de ses chaussures pour mieux avancer !

Les sujets traités dans un groupe de CoDéveloppement sont de l’ordre professionnel et varient selon les cailloux qu’amènent les participants. Cela peut être :

• des cailloux du type « projet embrouillé », vous savez ce genre de projet qui tient éveillé une bonne partie de la nuit car vous ne savez pas comment le mener à bien pour le finir avant sa date butoir !
• Vous avez aussi la fameuse « tension relationnelle dans l’équipe » qui détériore votre efficacité mais que vous laissez pourrir faute de savoir comment la traiter,
• Mais également l’incontournable « emploi du temps surchargé » qui touche tous les membres de votre équipe sans qu’aucun de vous ne sache comment reprendre le contrôle,
• …

Vous l’avez compris, la liste est longue ! On peut parler de management, de communication, de gestion de projet, d’organisation, de technique,… Tout est possible ! Les sujets à traiter ne sont d’ailleurs pas déterminés à l’avance, ils émergent en séance.

Qui participe à de tels groupes ?

Pour traiter ces fameux cailloux, toute personne est bienvenue ! Note importante à ce propos : Il n’est pas nécessaire de réunir des experts (en management, orga,…) pour discuter des sujets de ce type ! Chacun a sa pierre à apporter à l’édifice quel que soit son domaine. Le fait de ne pas être un « sachant » peut même être un avantage puisque le groupe bénéficie ainsi d’un regard neuf sur la problématique traitée…

En terme de taille, un groupe de Codev se composera en général de 5 à 8 personnes. Il peut alors s’agir d’une équipe qui travaille ensemble au quotidien ou d’un groupe constitué d’individus d’horizons différents. Si vous devez constituer un tel groupe, souvenez-vous que comme dans tout processus d’intelligence collective :

Un processus cadré qui se répète dans la durée

Ces participants s’engagent donc dans le temps à participer à des séances en collectif (en général sur une durée oscillant entre 1h30 et plus de 2h, une à 2 fois par mois). Un coach/facilitateur extérieur au groupe guide chacune de ces sessions avec le même déroulé qui fait apparaître deux rôles : un « Client » et des « Consultants »

• Le groupe choisit un de ses membres qui a un sujet (préoccupation, projet ou problème) à régler. Cette personne devient le « Client » de la séance
• Le Client explique sa situation aux autres membres du groupe qui prennent alors le rôle de « Consultants ». Les différentes étapes du processus les amènent à poser des questions, clarifier avec le Client le contexte de sa demande, et enfin proposer leurs meilleurs conseils pour l’aider à surmonter son obstacle
• En fin de séance, notre Client exprime quelles idées l’ont particulièrement marqué et lesquelles il compte appliquer et comment. (Il pourra d’ailleurs partager les résultats de cette mise-en-place lors du démarrage de la prochaine séance de CoDéveloppement)
• La séance se termine enfin par un échange autour des apprentissages qui ont émergé pour chacun des intervenants, (les Consultants apprenant autant que le Client dans ce processus)

Pourquoi ça marche ?

Problème – Questionnements – Conseils…
Le processus présenté ainsi peut paraître simpliste. Mais malgré cette apparence, il permet de régler des problèmes complexes ! Comment ? Les étapes – dont je vais vous parler plus en détail par la suite – sont progressives et amènent les participants à découvrir le sujet traité avec recul et profondeur. Chacun ressort de ces échanges avec de nouvelles idées / méthodes / connaissances qui enrichissent son quotidien.

La régularité de ces réunions crée également une relation d’entraide entre les participants ainsi que la dynamique de résoudre ses problèmes en collectif ! Une belle preuve de maturité dans les organisations, et qui porte ses fruits dans la durée !

Bon et le Fast CoDev dans tout ça ?

Le Codev(eloppement) est donc un processus parfait pour résoudre des problèmes entre pairs… mais qui demande plus d’une heure par problème et qui présuppose l’engagement d’un groupe dans la durée… Vous me voyez venir ?

Avec un collègue (merci Alexis Nicolas), nous avons retravaillé ce déroulé pour l’appliquer dans différents ateliers et sur des durées variables. En tant que facilitateurs, nous avons l’habitude de créer régulièrement de tels processus et les améliorons pour plus d’efficacité selon nos contextes… C’est ainsi qu’est née une version appréciative et plus rapide du CoDéveloppement : le Fast CoDev !

Fast CoDev : 3 astuces de Facilitation pour passer d’un atelier de 2h à une séance de 30 minutes

Comment obtenir un résultat optimal dans un temps restreint ? C’est le challenge auquel nous faisons souvent face en tant que Facilitateurs. Je vous propose donc ici 3 clés pour rendre vos résolutions de problème plus rapides tout en restant efficace. Je les applique ci-dessous directement au processus de CoDéveloppement classique. Bienvenue dans les coulisses d’un design d’atelier !

Passer moins de temps sur le problème

Le CoDev classique investit un minimum de 30-40 minutes pour que le Client définisse son problème et que les Consultants s’en imprègnent et l’explorent avant d’aller vers la recherche de solution.

Étant un adepte du Coaching Orienté Solution (dont je parle dans cet article), je prends comme postulat que plus une personne creuse un problème, plus elle s’y enferme et se rattache à des détails et émotions qui l’éloignent de la solution.

Je choisis donc de réduire la phase d’exploration du problème au strict minimum (10 minutes) pour permettre aux Client et Consultants de comprendre la situation initiale sans pour autant se perdre dans des détails.

Ajouter un « booster appréciatif »

Juste après cette étape de clarification de la situation, j’insère un exercice qui étonne souvent les participants : Je demande à chaque Consultant de souligner quelque chose qui marche déjà bien dans la situation décrite, ou un élément qu’ils ont apprécié dans l’approche du Client (que ça soit dans sa situation ou dans l’exposé qu’il en fait).

Les experts de l’Appreciative Inquiry reconnaitront ici le Principe Positif qui permet au Client de reconnaitre des qualités/forces qu’il pourrait alors utiliser pour aller plus loin dans sa recherche de solution. De manière générale, cette pratique augmente l’ouverture d’esprit et permet de trouver des idées plus facilement. (Je parlerai plus en détail de ce principe et bien d’autres dans un futur article sur l’Appreciative Inquiry… Stay tuned !)

Donner les clés du camion pour démarrer immédiatement

Chaque contexte est différent et tout changement génère de la résistance. Ainsi, lorsque les Consultants proposent leurs idées ou conseils, j’entends souvent de la part du Client un caractéristique « Oui, mais dans mon contexte ce n’est pas possible car… ».

Plutôt que passer en revue toutes les propositions qui semblent inadaptées, l’idée est ici que le Client fasse « son marché » en se concentrant sur le meilleur de ce qui lui est proposé. Je l’invite donc en fin de séance à ne partager au groupe que les éléments dont il compte s’inspirer pour avancer concrètement sur son challenge. Le temps est ainsi utilisé non pas en débats mais en construction (et peut donc être limité à moins de 5 minutes).

Tous ces changements rendent possible le déblocage de bien des situations en une trentaine de minutes (avec 4 à 5 participants). Le timing est alors serré et le rôle de facilitateur primordial, mais les résultats sont là !

Voyons donc maintenant comment utiliser en pratique cet outil !

Comment faciliter un Fast CoDev : le déroulé complet

0) CHOIX DU SUJET

Afin de déterminer le sujet qui sera traité dans la séance, j’invite chaque participant à réfléchir aux situations pour lesquelles il souhaiterait obtenir de l’aide. Cela peut être une situation problématique qu’il/elle souhaite résoudre urgemment, un challenge à long terme à clarifier et construire, une situation relationnelle tendue à améliorer…

Il est important ici que le sujet soit une situation/préoccupation/envie que vit la personne maintenant (et non la revisite d’un cas passé qui a déjà été résolu, ou d’un potentiel cas futur qui pourrait survenir).

Astuce : Pour réaliser cette phase rapidement, vous pouvez utiliser le format Lean Coffee :

• Post-its : Donnez quelques post-it à chaque participant et demandez-leur d’y inscrire lisiblement le titre de leur(s) sujet(s) (1 post-it par sujet et au maximum 2 sujets par personne)
• Présentation de chaque ticket : Lorsque le groupe est prêt, demandez à chacun de venir poser son/ses post-its au mur et le/les présenter succintement aux autres participants. (Précisez bien qu’il ne s’agit pas de rentrer dans les détails ou de commencer à résoudre le problème. Le but est de comprendre globalement la thématique qui sera traitée si le ticket est choisi)
• Vote : Lorsque tous les sujets potentiels ont été présentés, demandez à chaque participant de venir voter pour les sujets qu’il souhaiterait aborder. Donnez pour cela un feutre et 3 votes à chacun et expliquez-leur qu’ils peuvent répartir ces votes comme ils le souhaitent sur les tickets avec leur feutre. (Ils peuvent par exemple inscrire 3 bâtons sur LE sujet qu’ils veulent absolument aborder, ou bien répartir leurs bâtons sur différents tickets)…

• Choix du sujet : Une fois que tout le monde a voté, ordonnez les tickets selon le nombre de votes. Le ticket qui a le plus de votes émerge ainsi. Vérifiez alors que ce choix ne crée pas de crise diplomatique pour aucun des participants… et vous êtes prêt(e) pour commencer !

Précaution : Si le sujet porte sur une tension relationnelle entre le Client et d’autres protagonistes, veillez à ce que les Consultants ne fassent pas partie de ceux-ci. Il est important de ne pas avoir de Consultant impliqué personnellement dans le problème à résoudre.

1) EXPOSITION DE LA PROBLÉMATIQUE

Invitez le Client à exposer sa situation aux Consultants : « Que doit-on savoir de ta situation pour t’aider ? » (durée : 5 minutes)

L’idée est ici pour le Client d’apporter tous les détails qui lui semblent importants pour bien comprendre son sujet. Afin d’enrichir ces informations, vous pouvez également demander ce qu’il a déjà tenté/envisagé pour avancer vis-à-vis de sa situation.

Les Consultants écoutent en silence pendant cette phase. S’ils ont des questions, ils peuvent les noter en attendant l’étape suivante.

2) QUESTIONS DE CLARIFICATION

Ce 2e moment est dédié aux questions des Consultants sur le contexte du Client : « Quelles questions avez-vous sur la situation exposée ? »

Attention : pas de solution déguisée en question ici !
Bannissez donc les « Pourquoi est-ce que tu ne ferais pas XXX ? » ou autres « As-tu essayé de YYY ? ».
Il s’agit de poser uniquement des questions pour mieux comprendre la situation. Les solutions viendront ensuite. Voici quelques exemples de questions :

• « Combien de personnes sont impliquées ? »,
• « Comment a réagi ton collègue à ce moment là ? »,
• …

Le Client répond alors aux questions dans l’ordre où elles arrivent.

3) DEMANDE

À ce moment, le sujet est clair pour tous les participants. Reste à demander au client comment le groupe peut l’aider dans les minutes qui viennent : « Qu’attends-tu du groupe vis-à-vis de cette situation ? Comment peuvent-ils t’aider ici ? »

Veillez alors à ce que le Client formule une demande d’aide claire et concrète pour les Consultants. Demande-t-il des retours d’expériences ? Des pistes de solutions ? Des questions à se poser pour avancer ? Le contrat doit être clair et compris de tous !

4) FEEDBACK APPRÉCIATIF

C’est le moment « surprise » dont nous avons déjà parlé. Demandez à chaque Consultant d’exprimer un point positif qu’il a entendu/observé chez le Client, soit dans ce qu’il dit avoir fait dans sa situation, soit dans la manière de la présenter/de l’aborder : « Qu’est-ce que vous appréciez dans la manière qu’a notre Client de traiter ce sujet ? »

J’invite ici chacun à réfléchir un instant avant de donner son appréciation. Puis je propose un tour de table. Le Client reçoit chaque point positif en silence. Il peut les ponctuer d’un simple « merci » s’il le souhaite.

J’invite généralement les Clients à ne pas commenter/réfuter les compliments qui leur sont donnés. Ce sont des « cadeaux », ça ne se refuse pas ! ;-) (Surtout quand on sait que ces cadeaux ont une action discrète mais bien réelle sur l’état émotionnel de chacun et préparent le partage de solutions positives !)

5) PROPOSITIONS/CONSEILS

Faites ici 2 minutes de silence pour laisser à chaque Consultant le temps d’établir sa meilleure réponse à la demande d’aide : « Vous avez 2 minutes pour préparer votre meilleur [conseil/retour d’expérience/idée/…] pour notre Client ».

Indiquez que leur proposition devra commencer par la phrase : « Si j’étais toi, je … »

Cette formulation spécifique en « Si j’étais toi… » permet aux Consultants de se mettre dans la peau du Client pour formuler leur réponse. Je m’assure ainsi de l’aspect concret des éléments qui vont être partagés.

Lorsque les 2 minutes de réflexion sont écoulées, je réalise un tour de table pour que chacun exprime son/ses conseils. Durant cette phase, j’invite le Client à écouter en silence les avis et idées et de prendre en note ce qui lui semble utile/pertinent.

6) BILAN DU CLIENT

Il est alors temps pour le client d’exprimer quelles clés il a reçu ici : « Dans les éléments qui t’ont été partagés, certains vont pouvoir t’aider, d’autres moins et c’est normal. Peux-tu nous partager quelles idées tu penses utiliser pour avancer et comment tu les mettrais en place dès demain ? »

Veillez ici à ne pas rentrer dans le débat « Ça c’est possible, ça c’est pas possible ». L’idée est vraiment d’axer le partage sur ce qui peut faire bouger les choses rapidement pour le Client. Vous pouvez préciser que les idées des Consultants qui ne sont pas remontées ici sont souvent utilisées par rebond pour créer d’autres solutions et ont bien évidemment de la valeur.

À cette étape, le Client a reçu et sélectionné plusieurs idées qui vont l’aider à transformer ses obstacles pour avancer. La mission du groupe est réussie et ça vous a pris moins de 30 minutes ! Bravo ! Pour aller plus loin et ancrer les apprentissages pour chacun, l’étape suivante constitue une très bonne conclusion d’atelier.

7) PARTAGE DES APPRENTISSAGES

La question est alors pour chacun : « Qu’avez vous appris dans ce Fast CoDev ? Avec quoi repartez-vous ? »

Le partage est alors libre. Je suis à chaque fois ravi de constater que les réponses apportées au Client aident également certains Consultants à débloquer des situations qu’ils vivent au moment de l’atelier. Chacun ressort avec quelque chose de ces partages, ce qui en fait le succès.

Pour les Clients qui le souhaitent, je propose souvent en fin de séance une projection dans l’action par une simulation. Je propose alors un jeu de rôle qui permet au Client de se confronter à ce qu’il doit réaliser dans la semaine qui vient (par exemple en s’entrainant à faire le feedback/la demande/le plan de la présentation/… qu’il prévoit de faire).

Ces mises en situation rendent l’action plus facile à survenir et créent une véritable différence pour le Client car elles font office de test dans un environnement sécurisé. Elles sont à mon sens bien plus utiles qu’un classique « plan d’actions » qui ignore trop souvent les réelles difficultés terrain à se mettre en mouvement !

En conclusion

Vous avez désormais tout ce qu’il vous faut pour animer un Fast CoDev ! Mais peut-être avez-vous encore quelques questions… Notamment :

• Est-ce le meilleur format à utiliser dans votre contexte ?
  Ma réponse : Il existe énormément d’outils pour résoudre des problèmes. Je recommande celui-ci lorsque vous voulez aider des personnes à développer leurs performances et compétences dans le temps sur des thématiques larges et uniquement avec la force du collectif.
• Le format classique de CoDéveloppement apporte-t-il des résultats différents ?
  En triplant le temps, on obtient assurément des résultats différents (mais je ne dis pas forcément qu’ils sont meilleurs). Les 2 formats ont leurs points forts mais aussi leurs inconvénients. Le côté « Fast » du Fast CoDev peut notamment créer une frustration pour ceux qui adorent plonger et explorer en profondeur les problèmes… Selon vos moyens (groupe et temps disponible), utilisez l’atelier qui vous semble le plus adapté !
• Faut-il vraiment avoir un facilitateur dédié pour animer ce type d’atelier ?
  Avoir une personne capable de cadrer le timing de chaque étape sans s’engager dans le contenu est évidemment un énorme plus pour ce genre d’atelier. Mais si – de manière réaliste – ça n’est pas possible pour vous, je vous recommande de « plagier » au mieux ce rôle et de ne pas vous considérer comme un « consultant-facilitateur » mais bien comme un facilitateur dont l’activité principale sera le bon déroulé de chacune des étapes de l’atelier !