Khi bắt đầu với OKR, bạn sẽ nhanh chóng thấy rằng việc đặt ưu tiên cho các mục tiêu cũng khó như việc diễn đạt và lên cấu trúc cho chúng vậy. Đó là lí do tại sao không nên vội vã thúc đẩy quá trình quản trị OKR trong giai đoạn tiếp theo. Nếu team bạn chuẩn bị áp dụng nó trong một quý, hãy đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng.
Khi bạn đã cẩn thận chọn lựa xong Mục tiêu (Objectives), đã đến lúc để tạo Kết quả then chốt (Key Results). Và công việc này thực sự là một nghệ thuật.
1. Các thành phần của một Kết quả then chốt
Một Kết quả then chốt bao gồm các yếu tố sau:
- Chỉ số
- Giá trị khởi điểm
- Giá trị mục tiêu
- Tiêu đề
Chỉ số (Metric)
Chỉ số là cách để ta “cân đo đong đếm” Kết quả then chốt. Những chỉ số phổ biến đo lường sự thành công của sản phẩm và khách hàng bao gồm: Chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng (NPS) và Người dùng hoạt động hàng tháng (MAU). Ngược lại, các nhà máy và nhà sản xuất dùng các chỉ số thiên về mảng vận hành.
Nhưng những chỉ số này lại là nỗi chật vật của một vài team. Một số đơn giản là thiếu động lực, một số thì trước giờ chưa từng đo lường các chỉ số này để phục vụ cho Kết quả then chốt.
Bởi vậy, điều quan trọng là bạn đã có thể theo dõi các số liệu cần thiết trước khi bổ sung thêm vào Kết quả then chốt. Nếu như bạn quá bận rộn và không thể ưu tiên cho việc đo lường các chỉ số này, thì đổi lại bạn sẽ không thể nhìn thấy được tiến độ công việc.
Giá trị khởi điểm và Giá trị mục tiêu (Start value & target value)
Định nghĩa về hai giá trị này không có gì khó hiểu. Giá trị khởi điểm là chỉ số đo lường Kết quả then chốt tại thời điểm khởi đầu quý hoặc năm. Giá trị mục tiêu là chỉ số của Kết quả then chốt đạt được khi khoảng thời gian đó kết thúc.
Sẽ rất khó khăn nếu bạn xác định giá trị mục tiêu mà chưa có giá trị tiêu chuẩn từ trước. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng số liệu của hai tuần đầu trong quý để làm tiêu chuẩn. Tuy có rủi ro nếu dữ liệu trong những tuần đó không đủ lớn, nhưng nó không cản trở bạn xác địch giá trị mục tiêu.
Tên (Title)
Bạn có thể cho rằng, chỉ cần dựa vào thang đo và các chỉ số trên là đã có toàn bộ thông tin cần thiết. Thế nhưng, để OKR phát huy được hết những lợi ích của nó như tăng tính liên kết và minh bạch nội bộ, OKR phải dễ hiểu và không được mơ hồ. Đó là lí do mà tên của Kết quả then chốt là một phần không thể thiếu. Tên của Kết quả then chốt sẽ phản ánh một cách trực tiếp và rõ ràng mục tiêu cần đạt được.
Ví dụ, bạn có thể đặt tên một Kết quả then chốt là “Tăng NPS gấp đôi” – trong đó NPS là chỉ số, giá trị khởi điểm là 20 và giá trị mục tiêu là 40. Bạn cũng có thể đặt tên Kết quả then chốt dưới dạng “Tăng NPS từ 20 lên 40”, điều này phụ thuộc vào quan điểm cá nhân của nhân viên.
2. Hai lỗi sai cần tránh khi xác định Kết quả then chốt
Bạn cho rằng đặt Kết quả then chốt ngoài tầm với sẽ thúc đẩy tất cả làm việc để đạt được mục tiêu. Điều này nghe thật hiển nhiên, nhưng đây cũng là lúc bánh xe bắt đầu trật con đường.
Kết quả then chốt là yếu tố cốt lõi làm nên sự hiệu quả thiết thực của mô hình OKR so với các phương pháp đặt mục tiêu khác như SMART. Bởi vậy, nó cần được xác định chính xác dựa trên những quy tắc quan trọng.
Sai lầm đầu tiên: Không bao giờ nói “ít nhất” hoặc “phải trên”
Hầu hết ai cũng hiểu, Kết quả then chốt nên để “khó xơi” một chút. Nếu bạn để tiêu đề với những cụm từ như “ít nhất” hoặc “phải trên”, mọi người sẽ hiểu là bạn đang kì vọng “ít nhất là đạt được giá trị đó. Khi đặt một mục tiêu là mức tối thiểu, tức là bạn không những không tạo thách thức cho bản thân, mà còn tạo nguy cơ khiến cả team xuống tinh thần.
Giá trị “ít nhất” không thực sự thử thách. Ta có thể giả định trường hợp đạt được mục tiêu trước khi hết quý. Sau đó thì sao? Kết quả đã đạt 100% rồi. Vậy bạn kì vọng mọi người sẽ tiếp tục tiến tiếp không? Điều đó khó có thể xảy ra. Ý tưởng đằng sau Quy tắc 70% của OKR là bạn có thể hoàn thành được 70% mục tiêu, còn 100% là con số không tưởng. Bởi vậy, hãy bỏ ngay cụm từ “ít nhất” ra khỏi tiêu đề của Kết quả then chốt, và để mức giá trị mục tiêu cao hơn.
Sai lầm thứ hai: Không bao giờ nói “dưới mức” hoặc “tối đa là”
Nghe thật đơn giản phải không? Tôi thấy hầu hết mọi người đều đặt Kết quả then chốt theo kiểu “Có dưới 4 khách hàng huỷ đơn trong quý này” hay “Có tối đa 10% lượng người huỷ theo dõi email của chúng ta”.
Hãy tưởng tượng trường hợp như sau. Đối với mục tiêu hạn chế huỷ hợp đồng, ở đầu quý bạn luôn đạt được 100%. Bạn mới mất 1, 2 hoặc 3 khách hàng trong suốt quý đến giờ, nên vẫn có thể coi là 100% mục tiêu. Nhìn dưới góc độ đó, mọi người sẽ nghĩ rằng mình đang thực hiện tốt công việc. Và khi đến tuần cuối của quý, khách hàng thứ 4 đã huỷ hợp đồng. Vậy là toàn bộ tụt xuống 0%.
Thật là tệ, và sẽ tệ hơn nếu bạn không biết cách để sửa tình trạng này. Bạn cần tránh trường hợp đó bằng bất cứ giá nào.
3. Kết quả then chốt và Mục tiêu cần kết nối với nhau thành hệ thống quản trị thống nhất
Rõ ràng, chỉ với một Mục tiêu và một vài Kết quả then chốt là không đủ. Để mô hình OKR đạt hiệu quả cao, bạn cần đảm bảo các tiêu chí sau cho các Objectives và Key Results của mình: Thứ nhất là tính nhất quán và gắn kết chặt chẽ giữa mục tiêu cá nhân, mục tiêu phòng ban và mục tiêu của công ty. Thứ hai là khả năng đo lường kết quả Key Result một cách chính xác và được thường xuyên cập nhật. Thứ ba là sự thuận tiện để mọi người theo dõi và dễ dàng thảo luận. Cuối cùng là gia tăng khả năng thực thi Kết quả then chốt thay vì chỉ tập trung lập kế hoạch ban đầu.
Điều đó có nghĩa là, bạn cần đặt các Mục tiêu và Kết quả then chốt vào một bức tranh tổng quan hơn, xuyên suốt và thống nhất từ cấp cao nhất (doanh nghiệp) tới từng nhân viên cụ thể. Đây chính là lý do các Phần mềm quản trị mục tiêu ra đời và hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản trị.
Được ra mắt vào tháng 10/2020, giải pháp quản trị mục tiêu Base Goal là công cụ tuyệt vời giúp bạn xây dựng và quản trị hệ thống OKR trong doanh nghiệp. Bộ tính năng mạnh mẽ của Base Goal giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và theo dõi các kết quả then chốt thông qua dữ liệu trực quan được cập nhật hàng ngày; đồng thời kết nối nhà quản lý và nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Giao diện sơ đồ cây mục tiêu nhất quán trong doanh nghiệp trên Base Goal
Trên Base Goal, mục tiêu được chia thành 4 cấp là Mục tiêu công ty (Company target) – Mục tiêu bộ phận (Department target) – Mục tiêu nhóm (Team target) – Mục tiêu cá nhân (Personal goal). Bên cạnh các Objectives và Key Results của OKR, các mục tiêu còn có thể là một chỉ số KPI cụ thể.
Bạn có thể xây dựng và quản trị mục tiêu lần lượt qua các bước:
1. Thiết lập cơ cấu tổ chức, metrics (chỉ số đo lường mục tiêu) và cycle (chu kỳ)
2. Thiết lập mục tiêu cá nhân, nhóm, bộ phận và công ty
3. Quản lý mục tiêu cá nhân, nhóm và bộ phận
4. Cập nhật & đánh giá mục tiêu
5. Báo cáo mục tiêu
Giao diện bảng đánh giá mục tiêu trong một chu kỳ (Scoreboard) trên Base Goal
Tạm kết
Trong mô hình OKR, mỗi Kết quả then chốt đều đóng một vai trò quan trọng bởi nó có liên hệ chặt chẽ với mục tiêu của cá nhân, phòng ban và cả doanh nghiệp. Xác định đúng một Kết quả then chốt đã khó, đặt nó vào đúng chỗ trong bức tranh tổng quan càng khó hơn. Hy vọng bài viết này có thể giúp bạn làm được điều đó nhanh hơn, dễ dàng hơn và sớm gặt hái được thành quả.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn và triển khai Giải pháp quản trị mục tiêu thống nhất Base Goal cho doanh nghiệp, bạn có thể đăng ký tại đây.
