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Google anunció a principios de año que algunos de sus servicios, como Meet y Drive, presentarán novedades, cambios y ajustes que debes conocer para adecuar tus necesidades de trabajo y estudio. Te contamos los principales:

Cambio 1.  A partir de enero de 2022 las reuniones en Meet no pueden ser grabadas, por lo tanto, si requieres realizar una reunión, clase o videoconferencia que deba ser grabada, te sugerimos utilizar Microsoft Teams con tu cuenta de correo institucional.

Cambio 2. A partir del 1 de julio de 2022, el espacio de almacenamiento en Google será limitado. Esto quiere decir que el uso de almacenamiento que cada persona hace de manera individual suma a la cantidad de espacio que Google otorga a la Universidad en general, por lo que es necesario depurar las cuentas de correo y hacer gestión de nuestra información en las herramientas Gmail, Drive y Fotos, y solo guardar archivos que hacen parte de actividades institucionales, evitando conservar documentos personales, innecesarios, duplicados u obsoletos. 

Soluciones frente a estos cambios:

A raíz de estos cambios en Google, la Universidad dispone para sus profesores, empleados y estudiantes, las herramientas de Microsoft 365 donde también se pueden crear, almacenar y modificar documentos en línea, propios y compartidos, a través del aplicativo OneDrive. Así mismo, se pueden grabar videoconferencias o clases con la aplicación Teams.

1. Cada cuenta tendrá un almacenamiento muy limitado: a la fecha, la Universidad tiene una ocupación de 1.800 TB y debe reducirla a 350 TB. Esto nos obliga a que cada usuario debe eliminar los archivos obsoletos, innecesarios o duplicados en su correo electrónico y aplicativos Drive y Fotos. 

Conserva en Drive la información institucional de uso frecuente. La demás información, puedes trasladarla a OneDrive para no perderla. Aquí te explicamos cómo: 

2. Instala Microsoft 365 con este enlace: https://bit.ly/3IRYzgP para poder habilitar los aplicativos Teams y OneDrive con tu cuenta de correo institucional (nombre.apellido@udea.edu.co). Las unidades académicas solicitaremos la habilitación de las cuentas institucionales correspondientes a procesos (ejemplo: comunicaciones@udea.edu.co) para el uso de estos aplicativos. 

3. Si lo requieres, capacítate en el uso de Teams y OneDrive:

   • Teams (curso autogestionable con Ude@): https://udearroba.udea.edu.co/internos/course/search.php?search=microsoft%20teams

   • OneDrive (capacitación grabada): https://drive.google.com/file/d/1m4Pb6oZNx0Burltl_zHCRI7uUMtVqmnm/view?usp=sharing

¿Ya no existirán las cuentas @udea y desaparecerá Gmail? Todas las cuentas institucionales seguirán funcionando en las plataformas de Google, por lo que continuarás ingresando al correo a través de Gmail. Solo cambiará la capacidad de tu almacenamiento.

¿Para ingresar a Teams o OneDrive uso los mismos datos de acceso? Sí, ingresas con tu cuenta y contraseña del portal y con la que accedes al correo en Gmail.

¿Cambiaremos de correo Gmail al correo de Microsoft (Outlook)? Google seguirá siendo el buzón de correos para la Universidad. Outlook estará deshabilitado. 

¿Puedo seguir usando Meet? Sí, pero no podrás hacer grabaciones.

¿Cómo sé cuánto almacenamiento estoy ocupando? Ingresa a este enlace: https://drive.google.com/settings/storage para verificar el almacenamiento usado. En este otro enlace: https://drive.google.com/drive/quota podrás revisar y eliminar archivos que ocupan mucho espacio.

¿Cuánta capacidad tendré ahora en Google? Aún no ha sido definida por la Universidad, pero se estima que serán 10GB por cuenta (esto incluye Gmail, Drive y Fotos).

¿Hasta cuándo tengo tiempo de eliminar o migrar mi información? Hasta el 30 de junio de 2022.

¿Qué pasa si no elimino mis archivos? Tu cuenta perderá funciones como envío, recepción de correos y almacenamiento en las aplicaciones.

¿Desaparecerá la información de Classroom? No, el aplicativo seguirá funcionando y no se eliminarán los cursos. En Drive se guardan automáticamente los trabajos de los estudiantes, los cuales sí puedes eliminar.

¿Puedo usar todas las herramientas de Microsoft 365 una vez instalado? No. La Universidad solo habilitará los aplicativos OneDrive y Teams.

Ya instalé Microsoft 365, pero no puedo grabar en Teams, ¿qué hago? Puede ser que tu cuenta institucional aún no está habilitada para usar los aplicativos. Solicita la activación en el teléfono 2195959 opc. 3 o el correo electrónico soporteinformatica@udea.edu.co.

¿En Calendar podré agendar reuniones de Teams? Sí. Calendar muestra las opciones de Meet y Teams cuando agendas una reunión o actividad. 

¿Si tengo un documento compartido en Google Drive, puedo modificarlo en OneDrive? Estos dos aplicativos no son compatibles. Se sugiere que todos los archivos que requieran ajustes colaborativos, se trabajen desde Google Drive.

¿Dónde encuentro ayuda con estos procesos? Si tienes dudas sobre cómo descargar o manejar los aplicativos, comunícate con Gestión Informática en el teléfono 2195959 opc. 3 o el correo electrónico soporteinformatica@udea.edu.co.

Grabación: Reunión informativa de la Jornada de limpieza de archivos en Google

El pasado jueves 17 de febrero se realizó una reunión orientada por Gestión Informática de la UdeA para explicar como depurar y hacer una gestión de la información de las cuentas Google. Aquí encuentras la grabación.

Grabación: Reunión informativa dirigida a la Ciudadela Robledo

El pasado jueves 3 de febrero se realizó una reunión orientada por Gestión Informática de la UdeA para dar mayor claridad y resolver las inquietudes de estudiantes, profesores y personal administrativo de la Sede con respecto a estos cambios. Aquí encuentras la grabación.

¿Cómo depurar y hacer una mejor gestión de la información? Participa en la jornada de limpieza

Gestión Informática UdeA guiará a la comunidad de la Ciudadela Robledo en la limpieza de sus archivos y la optimización de su almacenamiento en Google, el jueves 17 de febrero, de 2:00 a 4:00 p.m., en Zoom. Inscríbete aquí:  https://bit.ly/3sqxf2N