Quelle communication pour votre événement ?

Un événement est un levier stratégique pour l’entreprise. Il permet en effet pour une entreprise de promouvoir sa marque, développer sa clientèle, travailler son image de marque, créer du lien, renforcer l’implication des équipes…

L’événementiel offre la possibilité de rencontrer un public spécifique. Et surtout de transformer ces occasions de rencontre en création de communauté. Utile pour son sentiment d’appartenance et son pouvoir de recommandation, une communauté devient essentielle pour l’entreprise.

 La communication est capitale pour la performance d’un évènement, aussi bien la communication interne que la communication externe.

Votre plan de communication doit commencer bien avant votre événement.

Pendant la prestation événementielle, il est impératif de communiquer et de viraliser son événement.

Enfin la période post-événement est essentielle pour tirer profit de votre investissement. Et surtout pour animer votre communauté.

Voyons ensemble :

• Comment bien orchestrer sa communication ?
• Quelle stratégie de communication mettre en place pour un événement d’entreprise ?
• Comment communiquer pour donner de la visibilité à son événement avant, pendant et après la prestation ?

La communication avant l’événement

Cette communication permet de créer le buzz autour et avant l’événement. Elle va ainsi donner envie aux cibles de s’inscrire et de participer.

Pour attirer ces participants potentiel, différents canaux sont à notre disposition.

1 – Site web dédié à l’événement

Entièrement consacré à la manifestation, l’objectif de ce site événementiel est de présenter l’événement.

Il va ainsi renseigner sur :

• Le lieu, la date et l’heure de l’événement ;
• Les modalités de participation ;
• Les bénéfices pour les participants ;
• Enfin il gère aussi les inscriptions du public-cible.

Sensé donner envie de participer, il propose également :

• La présentation des intervenants ;
• La présence de VIP et autres influenceurs à forte viralité ;
• Les thématiques abordées ;
• Les coulisses, les préparatifs…

En savoir plus sur le site web événementiel

Adjoindre un blog sera utile pour communiquer autour de l’événement et des problématiques abordées.

Travailler le référencement naturel est essentiel pour lui donner de la visibilité. il est ainsi utile de concevoir ce site très en amont de votre événement.

Soignez particulièrement vos call to action pour inciter les internautes à entrer en contact avec votre événement.

N’hésitez pas à mettre en avant votre event sur le site web de votre entreprise à travers une page dédiée, une bannière, un pop’up. Proposez à vos internautes de s’inscrire à cet événement.

2 – Réseaux sociaux

Les réseaux sociaux seront très utiles pour donner de la visibilité à votre événement.

D’autant plus que des fonctionnalités dédiées figurent sur ces plateformes, comme Facebook, Linkedin et Twitter.

Alimentez vos réseaux avec des contenus susceptibles de générer de l’intérêt :

• Photos des éditions précédentes ;
• Témoignages de participants ;
• Interventions et interview d’intervenants précédents ;
• Coulisses des préparatifs ;
• Portrait des invités ;
• Posts de vos influenceurs ;
• Faites du teasing pour éveiller la curiosité.

N’hésitez pas à créer un groupe dédié à votre event.

Et investissez dans des campagnes publicitaires digitales pour augmenter votre audience. Ces publicités permettront aussi de donner une visibilité rapide à l’événement.

Selon la typologie de vos cibles, organisez des concours sur vos réseaux sociaux pour promouvoir l’événement.

3 – L’invitation

L’invitation est une étape importante dans la communication de lancement.

Ce support peut être digital ou print. Ce choix dépendra des éléments suivants :

• Secteur d’activité ;
• Typologie de vos invités ;
• Nombre de participants souhaités ;
• Type d’événement…

Généralement l’invitation est envoyée 2 mois avant l’événement.

La date d’envoi dépend aussi du format de l’événement et de la cible visée.

Le parcours d’inscription doit être fluide et simple.

Cette étape est une première expérience que vous faites vivre à vos invités.

Elle est stratégique pour leur participation future.

 4 – L’emailing

L’emailing est un canal très efficace pour promouvoir un événement.

Comme pour votre communication digitale, mettez en avant la promesse de votre événement. Et les bénéfices que vont en tirer les participants.

Enfin une fois inscrits, accompagnez vos futurs invités jusqu’au jour J. Mettez en place une série d’emails automatisés pour :

• Confirmer leur bonne inscription ;
• Inciter à visiter le site web, voire à télécharger l’appli du site si elle existe ;
• Rappeler les modalités de participation ;
• Distiller certaines informations clés susceptibles de maintenir la curiosité et générer de la participation.

En cas d’événement digital, envoyez les liens de connexion la veille de l’événement et une heure avant son commencement.

5 – Autres supports de communication

Utilisez tous vos supports de communication institutionnels et commerciaux pour promouvoir votre événement :

• Transformez votre signature mail en canal de recrutement ;
• Tirez parti de tous vos échanges avec vos clients et prospects (factures…) ;
• Ne négligez pas votre communication print ;
• Mettez en avant votre événement dans vos différents espaces d’accueil ;
• Diffusez des communiqués de presse…

6 – Communication de rappel

On reçoit tous une multitude d’invitations à des événements digitaux en tous genres depuis la crise sanitaire. L’inscription en est généralement simple et peu engageante.

Ces invités peuvent vite oublier l’existence de l’événement. Voire même qu’ils s’y sont inscrits !

Pour y remédier, pensez lors de la confirmation d’inscription à intégrer un lien vers le calendrier des inscrits.

Ensuite maintenez le lien avec ces inscrits. Envoyez des messages de rappel de l’événement, de ses horaires et surtout des liens de connexion.

Plus efficace, adressez un SMS de rappel la veille et une heure avant l’heure H.

Vous augmenterez ainsi vos taux de participation et participerez ainsi à la réussite de votre événement.

7 – Communication d’influence

Les influenceurs sont un accélérateur à l’inscription et à la participation à un événement. Tout comme à la viralité de celui-ci.

Communiquez autour de leur présence pour générer de l’intérêt auprès de vos cibles.

Mettez-les à la une pour promouvoir votre événement à travers vos réseaux sociaux.

La communication pendant l’événement

 Cette communication permet de démultiplier l’impact de l’événement.

L’objectif de cette communication est double :

• Proposer aux personnes n’ayant pu se déplacer de suivre l’événement ;
• Lui donner une portée importante en incitant au partage et en générant de l’engagement.

1 – Le live

Diffusez en live à la fois sur le site web dédié et sur vos réseaux sociaux.

Favorisez la participation avec du chat en direct.

Et générez de l’interactivité avec des animations telles que le quiz, le vote, le sondage et autres animations photos.

2 – Communication réseaux sociaux

Diffusez les moments forts de votre événement.

Relayez certains contenus présentés aux participants. Vous générerez à la fois de l’intérêt auprès de l’audience. Et inciterez certainement des internautes à se connecter à la marque.

Pourquoi pas aussi laisser la main de vos réseaux sociaux aux influenceurs présents à votre event.

3 – Social wall

Diffusez en live à la fois sur le site web dédié et sur vos réseaux sociaux.

Mettez en lumière et en scène les conversations autour de vote événement. Et installez un social wall qui incitera les interactions sociales.

Invitez ainsi votre public à partager sur leurs réseaux sociaux pour être diffusé en direct sur votre social wall.

La communication post événement

 Cette communication permet de maintenir le lien après l’événement.

L’objectif de cette communication est triple :

• Capitaliser dans la durée ;
• Envisager votre prochain événement ;
• Animer votre communauté.

1 – Remercier vos participants

Remerciez effectivement chaque participant.

Vous pouvez en profiter pour leur offrir un petit cadeau ou un goodies aux couleurs de votre entreprise.

2 – Récolter des témoignages

Pensez déjà à la prochaine session de votre événement.

Diffusez une enquête de satisfaction aux participants.

Mesurez les retours sur les intervenants, les contenus, la logistique…

En un mot, évaluez la satisfaction de vos participants.

Interviewez des participants. Concevez ensuite des vidéos impactantes que vous diffuserez sur votre site web événementiel pour inciter aux prochaines inscriptions.

3 – Analyser vos datas

Vous avez diffusé un live,

Vous avez conçu un site web événementiel,

Vous avez communiqué sur vos réseaux sociaux,

Analysez toutes ces données, les tops comme les flops !

Et commencez à concevoir et optimiser votre prochain événement.

4 – Partager, partager et partager encore !

Faites revivre ce bon moment aux participants en diffusant photos et vidéos de votre événementiel.

Relayez les contenus des participants, des orateurs et des influenceurs.

5 – Publier les contenus

Après l’événement, publiez les contenus présentés lors de votre événement.

Diffusez en replay le streaming de votre évenementiel digital.

Donnez de la visibilité en publiant sur votre site ou vos réseaux sociaux les présentations Powerpoint et vos vidéos.

Vous confirmez la plus-value de votre event en mettant en avant sa qualité et les bénéfices pour les participants.

En plus, vous donnerez des raisons aux hésitants d’assister à votre prochaine session.

Articuler votre stratégie de communication en 3 temps vous permettra ainsi de :

• Promouvoir votre événement ;
• Faciliter la bonne délivrance de vos messages ;
• Engager vos cibles ;
• Et créer du lien.

Découvrez enfin tous nos conseils pour une communication événementielle efficiente.

Nos conseils pour réussir la communication de votre événement

Nous venons de le voir, la communication participe à la réussite d’un événement. Il est essentiel de communiquer avant, pendant et après votre event.

Retrouvez ici tous nos conseils pour optimiser votre communication.

Un hashtag dédié à l’événement

Avant de commencer à communiquer autour de votre événement, définissez un hashtag.

Celui-ci doit être court, facilement mémorisable et simple à utiliser.

Pilier central de votre communication, mettez-le en avant sur tous vos supports, print et online, pré et post event.

Et appuyez-vous dessus pendant votre événement.

Concevez les contenus de l’événement

La conception des contenus est essentielle dans la promotion de votre événement. Et de sa réussite.

Listez en amont les différents supports à créer en fonction :

• Des moments de publications : avant, pendant ou après votre event ;
• Des canaux de diffusion ;
• Des objectifs dévolus à ces supports.

Pour un ajustement parfait, il est important d’avoir en mémoire les objectifs principaux de l’événement.

Et de bien connaître sa cible : ses attentes, ses motivations, ses points de frustration…

Communiquez autour de la promesse de votre événement

Mettez en avant la valeur ajoutée principale de votre événementiel.

Et les réponses que vont y trouver vos participants.

Cette mission doit être avérée sous peine de disqualification majeure de votre marque. Et un déplorable bouche à oreilles.

Mettez en avant votre marque

Concevez un branding dédié à l’événement qui devra rappeler sans ambiguïté votre marque.

Tout support sera développé autour de ce branding événementiel.

En savoir plus sur un logo événementiel et le branding dédié à votre événement.

Créez le buzz avant votre événement

Pour une promotion rapide de votre event, créez un buzz médiatique.

Combinez tous les contenus possibles afin d’obtenir les meilleurs résultats.

Partagez sur vos réseaux sociaux les coulisses de votre événement.

Profitez de l’effet avant-première qui donnera une vraie proximité avec les cibles.

Créez des vidéos pour créer de l’intérêt et plonger vos invités au cœur de l’événement. Mettez en avant vos orateurs et vos influenceurs.

Utilisez la technique du teasing pour dévoiler certains éléments importants.

L’objectif de cette communication en amont est de susciter le curiosité et l’intérêt.

Pensez aux prochaines sessions de votre événement

La communication de votre événement viendra nourrir vos prochaines sessions : interview des orateurs, scénographie, témoignages et retours des participants…

Quand vous concevez vos contenus actuels, pensez à leur prochaine utilisation !

Multipliez vos inscriptions

Utilisez les techniques du growth hacking pour développer le nombre d’inscrits.

En savoir plus sur l’utilisation du growth hacking pour promouvoir votre événement

Développez votre communauté

L’objectif ultime d’un événement est de créer une communauté, levier puissant pour l’entreprise.

A travers l’organisation d‘événement, les agences événementielles sont des experts dans l’art d’engager des communautés.

Construisez votre stratégie de contenus pour couvrir et engager le plus largement votre audience.

Mobilisez des influenceurs

La présence d’influenceurs saura créer le buzz. Et optimiser sa visibilité sur le web.

Utilisez la participation de ces influenceurs dans toute votre communication.

Générez de l’émotion

Créer une connexion émotionnelle avec vos cibles.

Plus que proposer des supports de communication, racontez une histoire à vos cibles.

Et déclinez ce fil rouge à chaque étape de votre événement.

Utilisez ainsi un marketing émotionnel performant pour concevoir votre communication.

Votre stratégie de communication est au cœur de la réussite de votre événement

Soignez chaque étape (avant, pendant et après votre event) pour :

• Recruter ;
• Faire passer vos messages essentiels ;
• Mobiliser votre public.

Et ainsi leur proposer une expérience mémorable !