Hast Du Dich schon einmal gefragt, was es mit einer Telefonassistenz auf sich hat? Hinter dem Begriff verstecken sich viele Vorteile für Dich und Dein Unternehmen. Wir erklären Dir alles Wichtige rund um das Thema externer Telefondienst – und wie Du dadurch noch wirtschaftlicher arbeiten kannst.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eigentlich eine Telefonassistenz?
Telefonassistenz ist ein nebulöser Begriff, mit dem viele Personen unseriöse Callcenter oder nervige Werbeanrufe in Verbindung bringen. Tatsächlich kannst Du Dir aber eine externe Telefonassistenz, wie zum Beispiel starbuero.de, als Dein persönliches Sekretariat vorstellen, das sich für Dich um Deine Anrufe kümmert. Das bedeutet, dass externe Telefonisten die Anrufe und Telefonate für Dich bzw. Dein Unternehmen übernehmen. Gerade für junge Start-ups, Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen kann das eine echte Entlastung im Arbeitsalltag darstellen. Dadurch, dass das Telefon nicht permanent klingelt, kannst Du Dich voll und ganz Deinem Kerngeschäft widmen. Hinter dem Begriff Telefonassistenz verbergen sich also professionelle Telefonisten, die mittels Anrufweiterschaltung des öffentlichen Netzes Deine Anrufe annehmen, erfassen und gegebenenfalls eine Rückrufnotiz mit wichtigen Informationen für Dich erstellen.
Kostenvorteil externe Telefonassistenz
In unserer heutigen Zeit ist eine ständige Erreichbarkeit zur Normalität geworden. Für Dich und Dein Unternehmen bedeutet das: Jeder Anruf, den Du verpasst, birgt die Gefahr, Kunden zu verlieren oder rentable Aufträge zu versäumen. Als Solopreneur, Selbstständiger oder als kleine Agentur ist es de facto aber nur schwer möglich, das Telefon dauerhaft im Blick zu behalten. Meetings, Termine und Co. lassen nicht immer zu, dass Du ans Telefon gehen kannst. Damit Du Deine Anrufer nicht mit einem unpersönlichen Anrufbeantworter abspeisen musst, bietet sich die Nutzung einer Telefonassistenz an. Im Übrigen werden Anrufbeantworter, so zeigt es die Praxis, höchst selten und ungerne genutzt. Externe Telefonisten stellen hier eine echte Entlastung dar. Sie behalten exklusiv für Dich das Telefon im Auge und nehmen jedes Telefonat an. So entgeht Dir kein Anruf und kein gewinnbringender Auftrag mehr.
Es entstehen aber noch weitere Kostenvorteile für Dich. Gerade in der Anfangszeit, wenn sich Dein Unternehmen noch im Aufbau befindet, kannst Du Dir häufig kein Personal leisten, das sich um Deine Anrufe kümmert. Denn hier gilt es nicht nur, Deine Mitarbeiter zu bezahlen, sondern auch entsprechende Büroräume und technisches Equipment bereitzustellen. Das sind dauerhafte Kosten, die Du dir mit einer Telefonassistenz sparen kannst. In der Regel zahlst Du lediglich die für Dich angenommenen und geführten Telefonate. Kosten für Mitarbeiter, Büroräume und Co. fallen nicht an.
- Mit einem Telefonservice verpasst Du keine Anrufe mehr.
- Du sparst Kosten für Mitarbeiter, Büroräume und technische Ausstattung.
- In der Regel zahlst Du lediglich die Kosten für die für Dich geführten Telefonate.
Anrufannahme ortsunabhängig
Häufig wird eine Telefonassistenz von virtuellen Sekretariaten wie starbuero.de angeboten, deren Sitz nicht zwangsläufig in der Nähe Deines Unternehmensstandortes sein muss. Als Beispiel: Deine Agentur befindet sich in Hamburg und Du möchtest eine Telefonassistenz nutzen. Du wählst einen Anbieter, der Dir passend erscheint. Allerdings hat dieser seinen Standort in Essen. Durch die Anrufweiterschaltung werden Deine Anrufer direkt ins virtuelle Sekretariat weitergeleitet, wo sich ein freundlicher, professioneller Telefonist in Deinem Namen meldet. Der Anrufer merkt nicht, dass er nicht mit Deinem Unternehmen in Hamburg, sondern mit einem externen Telefonisten in Essen telefoniert.
Übrigens: Wir von starbuero.de bieten einen Sekretariatsservice, der nur auf eigene Mitarbeiter inhouse in Einzelbüros setzt und nicht an externe Callcenter auslagert.
- Telefonassistenz ist ortsunabhängig dank Anrufweiterschaltung des öffentlichen Netzes.
- Anrufe werden direkt ins virtuelle Sekretariat geleitet und unmittelbar angenommen.
- Der Anrufer bekommt nicht mit, dass er nicht mit einem Mitarbeiter Deines Unternehmens verbunden ist.
Geschulte Telefonisten kennen dein Unternehmen
Wenn Du eine Telefonassistenz für Dich bzw. für Dein Unternehmen nutzen möchtest, ist Dir natürlich wichtig, dass Deine Anrufer bestmöglich betreut werden. Zu einem guten Service gehört nicht nur eine freundliche Telefonstimme, sondern auch die Beantwortung möglichst aller Fragen und Anliegen des Anrufers. Dazu zählen auch Fragen zu Deinem Unternehmen. Nun ist Dein externer Telefonist kein Teil Deines Unternehmens. Er kann aber dennoch auf solche Fragen eingehen, da im Rahmen eines qualitativ hochwertigen Sekretariatsservices Schulungen angeboten werden. Diese informieren die Telefonisten über alle nötigen Informationen zu Deinem Unternehmen und halten sie stets up to date. So fühlen sich Deine Anrufer zu jeder Zeit gut betreut und beraten. Das erhöht die Bindung an Dich bzw. an Dein Unternehmen und verwandelt neue Kunden schnell in Bestandskunden.
- Eine gute Telefonassistenz beantwortet nahezu alle Fragen des Anrufers – auch spezielle Fragen zu Deinem Unternehmen.
- Die Telefonisten sind speziell zu Deinem Unternehmen geschult.
- Dadurch erhöht sich die Authentizität Deines Unternehmens und die Kundenbindung wird gestärkt.
Anrufnotizen und Blockierung von Werbeanrufen
Mit einer Telefonassistenz bzw. einem externen Sekretariat kannst Du Dir sicher sein, dass alle wichtigen Anrufe notiert und bei Bedarf direkt an Dich durchgestellt werden. Es ist auch möglich, dass Dir eine digitale Notiz (beispielsweise per E-Mail) zugesandt wird, wenn ein Anrufer sich gemeldet hat und um Deinen Rückruf bittet. Die externen Telefonisten nehmen in der Regel alle nötigen Kontaktdaten auf, damit Du ganz flexibel auf die Anrufe reagieren kannst – wann Du möchtest und wenn Du Zeit dafür hast. Übrigens bietet eine externe Telefonassistenz noch einen weiteren Vorteil: Lästige Werbeanrufe, die Zeit und Nerven kosten, werden gar nicht erst zu Dir durchgestellt. So kannst Du Dir sicher sein, dass die Anrufe, die bei Dir eingehen, auch wirklich von Interesse sind.
- Mit einer Telefonassistenz erhältst Du Notizen bzw. Gesprächsprotokolle über wichtige Anrufe und Rückrufbitten.
- Alle wichtigen Kontaktdaten werden erfasst und an Dich übermittelt.
- Lästige Werbeanrufe werden von vornherein blockiert und nicht zu Dir durchgestellt.
Erreichbarkeit rund um die Uhr
Mit einer externen Telefonassistenz kannst Du Deinen Kunden und Interessenten eine Hotline bieten, die 24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche besetzt ist. Dadurch kannst Du ruhigen Gewissens davon ausgehen, dass auch dringliche Anrufe spät abends oder am Wochenende angenommen und bearbeitet werden. So fühlen sich Deine Kunden zu jeder Zeit bestens betreut – und Du kannst Deine wohlverdiente freie Zeit ganz entspannt genießen. Auch wenn für Deine Branche eine 24/7-Hotline nicht zwangsläufig notwendig ist, schaffst Du dadurch einen klaren Wettbewerbsvorteil und hinterlässt einen positiven Eindruck bei Deinen Kunden.
- Eine Telefonassistenz bietet Dir eine Anrufannahme rund um die Uhr, jeden Tag der Woche – auch nachts und am Wochenende!
- Du kannst Deine freie Zeit unbesorgt genießen.
- Deine Kunden sind zu jeder Zeit bestens betreut.
Keine Engpässe – selbst wenn der Draht glüht
Es kann immer vorkommen, dass Dein Team an Mitarbeitern mit weniger Besetzung arbeiten muss. Sei es aus Krankheitsgründen, Urlaub oder Elternzeit: Wenn Kollegen fehlen, kann es schnell zu einer wahren Flut an Anrufen kommen. Damit diese stressfrei beantwortet werden können, ist eine Telefonassistenz Deine Rettung. Die externe Anrufannahme entlastet Deine Mitarbeiter, wenn es zur “Rush Hour” kommt und der Telefondraht nur so glüht. Da sich ein professioneller Telefonservice mit dem Namen Deiner Firma meldet, werden die Anrufer nicht bemerken, dass sie mit keinem “echten” Mitarbeiter verbunden sind.
- Eine Telefonassistenz kann unterstützend einspringen, wenn Deine Mitarbeiter ausgelastet oder krank sind.
- So wird auch bei einem hohen Anrufaufkommen jeder Anruf angenommen.
- Die Telefonisten melden sich im Namen Deines Unternehmens. Die Anrufer werden keinen Unterschied bemerken.
Die Vorteile einer Telefonassistenz im Überblick
Wie Du nun erfahren hast, ist die Nutzung einer Telefonassistenz ein profitabler Gewinn für Dich und Dein Unternehmen. Die Vorteile sind vielfältig und reichen von einem entspannteren Arbeitsalltag bis hin zu mehr Umsatz:
- Grenzenlos flexibel: Für Kunden und Interessenten ist Dein Unternehmen rund um die Uhr erreichbar. Unabhängig davon, wo Du Dich gerade aufhältst.
- Zeit fürs Wesentliche: Konzentriere Dich voll auf Dein Kerngeschäft. Zeitraubendes Telefonklingeln wird Dich nicht mehr ablenken.
- Gesteigertes Kundenvertrauen: Kein unpersönlicher Anrufbeantworter, sondern direkter Kontakt zu einem professionellen Telefonisten: Damit begeisterst Du Deine Kunden und steigerst Deinen Umsatz!
- Bares Geld gespart: Mit einer externen Telefonassistenz sparst Du die Kosten für Personal, Büroräume und technisches Equipment.
- Keine Engpässe: Ob Krankheit, Urlaub oder zur “Rush Hour” – zu Engpässen und unbeantworteten Anrufen kommt es mit einem Telefonservice nicht.
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Bildquelle Titelbild: pexels.com
