Spécifications fonctionnelles : définition
Concrètement, c’est quoi les spécifications fonctionnelles ?
Les spécifications fonctionnelles ont pour objectif de décrire précisément l’ensemble des fonctions d’un logiciel ou d’une application afin de déterminer le périmètre fonctionnel du projet.
Les spécifications sont basées sur l’expression de besoins puis retranscrites dans le cahier des charges du projet. Cette étape de rédaction se passe donc en amont des phases de maquettage et de développement.
Les spécifications fonctionnelles se concentrent sur le fonctionnement de l’interface utilisateur.
Il faut donc décrire avec précision les interactions avec l’utilisateur final pour chaque écran qu’il rencontre.
Le focus est fait sur l’aspect fonctionnel de votre projet pour chacun des cas d’utilisation comme les fonctionnalités, les éléments interactifs, le fonctionnement de chaque étape du parcours utilisateur.
Spécifier le fonctionnement d’une solution digitale est une tâche chronophage.
En effet, chaque écran comporte souvent de nombreuses interactions entre l’utilisateur et la solution.
Un autre aspect fréquemment oublié des spécifications fonctionnelles est la mise en place de scénarios de tests.
Il est important à cette étape de prévoir les différents scénarios de test afin de vérifier que la fonction développée correspond bien à la fonctionnalité décrite dans le cahier des charges.
Spécifications fonctionnelles générales
Les SFG ou spécifications fonctionnelles générales sont la représentation fonctionnelle du besoin métier.
Au moment de la rédaction de votre cahier des charges, vous devrez y inclure les specs fonctionnelles afin de les transmettre à votre prestataire.
Il n’y a pas de modèle défini pour rédiger les spécifications fonctionnelles générales.
En effet, l’objectif premier des SFG est de vous mettre d’accord avec l’équipe de développement sur les principales fonctionnalités à implémenter dans votre future solution digitale.
Il est fort probable que certaines définitions et règles métier soient communes / transverses.
Prenez donc l’habitude de créer un glossaire et un document « Règles Métier » dès qu’une définition ou une règle métier dépasse le strict périmètre de la spécification en cours de rédaction.
Spécifications fonctionnelles détaillées
Vous l’aurez compris, les spécifications fonctionnelles détaillées (ou SFD) ont pour objectif de venir préciser les fonctionnalités définies dans les specs fonctionnelles générales.
Les SFD décrivent donc en détail les fonctionnalités mais aussi les sous-fonctions de votre solution.
Ce document est bien souvent décrié par les équipes de développement, souvent trop littéraire, ou en avance de phase.
Vous devrez rédiger cette section avec précision.
En tant que client, et dans le but de gagner du temps, vous pouvez demander à votre prestataire de vous accompagner dans la rédaction des specs fonctionnelles détaillées.
Ne pas confondre spécifications fonctionnelles et spécifications techniques
L’erreur la plus commune lors de la rédaction des spécifications fonctionnelles est d’y inclure des solutions techniques.
Ce n’est pourtant pas l’objectif du document.
Vous devez décrire les différentes fonctionnalités, les différents services fournis par votre futur logiciel ainsi que les différents cas d’utilisation sans proposer de solution technique.
À cette étape, les solutions techniques ne sont pas abordées.
Toutefois, les spécifications non fonctionnelles vous permettent de préciser des exigences techniques comme l’interopérabilité de la solution en conception avec une autre de vos applications.
C’est-à-dire que les différentes fonctions de l’application vont être détaillées, mais pas les moyens de les mettre en œuvre.
L’architecture, les technologies et le matériel seront décrits plus tard dans les spécifications techniques.
Méthode agile, classique et exigences fonctionnelles
Suivant la méthodologie de développement utilisée, la rédaction des specs intervient à des moments différents du processus de conception.
Méthode de gestion de projet “classique”
Avec cette méthode, vous devez planifier votre projet de A à Z avant le lancement du développement de votre application.
En effet, la méthode classique est un modèle linéaire, où les différentes phases de développement suivent un ordre précis.
Chaque tâche doit être terminée avant de passer à la tâche suivante, vous devrez donc définir vos spécifications fonctionnelles dès le début de votre projet.
Gestion de projet en mode agile
La méthode agile est une méthode itérative, incrémentale et adaptative.
Elle ne fonctionne pas sous forme de tâches planifiées sur un calendrier défini mais sous forme de « sprints ».
C’est lors de ces sprints que sera développée votre application ou logiciel informatique.
Avant chaque sprint, une réunion réunissant toutes les parties est organisée afin de définir les fonctionnalités à ajouter ou modifier lors de la session à suivre.
C’est à cette étape que vous devrez définir les specs fonctionnelles du sprint de votre projet digital.
Ces tâches doivent être priorisées en fonction de vos besoins. Les tâches les plus urgentes seront traitées en premier, mais il se peut que les tâches définies ne puissent être complètement développées.
Si tel est le cas, les tâches seront réorganisées et traitées lors de la planification du sprint suivant.
Un exemple de spécification fonctionnelle
Pour vous aider dans la rédaction des spécifications fonctionnelles de votre projet, voici un exemple de spécification fonctionnelle.
Contexte :
Pour digitaliser votre entreprise, vous souhaitez développer un dispositif de gestion comptable.
Cette application web permet à vos collaborateurs de déposer facilement leurs reçus liés aux frais professionnels et à votre service comptable de se connecter afin de vérifier la pertinence des informations fournies et d’initier les remboursements.
Nous allons dans cet exemple nous concentrer sur la première étape rencontrée par les utilisateurs : la connexion à votre nouvelle solution.
N’oubliez pas une fonction égale une spécification/un cas d’utilisation !
Exemple de cas d’utilisation d’une application/logiciel :
Projet : Création d’une application de gestion comptable.
Cas d’utilisation : Connexion au service
Acteurs : Collaborateur ou comptable
Précondition : L’utilisateur est déjà inscrit et son adresse mail est présente dans la base de données.
Postcondition : L’utilisateur est reconnu comme collaborateur ou comptable.
Scénario :
- Étape 1 : L’application affiche un formulaire de connexion
- Étape 2 : L’utilisateur saisit son adresse mail, son mot de passe puis clique sur le bouton “validation”
- Étape 3 : Le système contrôle les informations de connexion, informe que le profil collaborateur
ou comptable est activé, et maintient affichée l’identité de l’utilisateur.
Exceptions :
- L’adresse mail ou le mot de passe est invalide
- Le logiciel informe l’utilisateur et retourne à l’étape 1
- L’utilisateur clique sur le bouton “se déconnecter”
- Le logiciel déconnecte l’utilisateur
Contrainte :
L’adresse mail doit contenir le nom de domaine suivant @nomdedomaineentreprise.fr
Des maquettes pour compléter vos cas d’utilisation
Il est nécessaire de définir le design et l’ergonomie de l’application mobile, maquettes à l’appui, ainsi que la liste des actions les utilisateurs pourront réaliser.
Sans cahier des charges précis, deux agences ou deux développeurs différents ne comprendront pas de la même façon ce qu’il faut faire.
Ne prenez pas le risque de demander des devis sans avoir fait de spécifications fonctionnelles car, dans une telle situation, vous recevrez des devis non comparables.
De plus, la surprise fera rapidement place à la déception, car vous n’obtiendrez pas ce que vous souhaitez.
Avant d’engager tout développement avec votre prestataire, il est donc nécessaire de faire des maquettes.
Cela vous permettra d’obtenir un livrable conforme à vos attentes.
Celles-ci sont parfois créées de manière très simple et brute ou proche d’un prototype dynamique et de haute-fidélité.
Nos conseils pour rédiger les spécifications fonctionnelles de votre projet digital
Le maître mot lors de la rédaction des spécifications fonctionnelles est la clarté.
Vous devez être le plus clair possible afin de lever les doutes et de rendre chaque fonction compréhensible.
Des exigences fonctionnelles bien rédigées présentent les caractéristiques suivantes :
Nécessaires
Bien que les exigences fonctionnelles puissent avoir des priorités différentes, chacune d’entre elles doit être liée à un objectif commercial ou à une exigence particulière de l’utilisateur.
Concises
Utilisez un langage simple, facile à comprendre et sans superflus afin d’éviter toute confusion ou erreur d’interprétation.
Réalisables
Toutes les specs fonctionnelles que vous rédigez doivent être réalistes par rapport aux contraintes de temps et de budget fixées.
Fines
N’essayez pas de combiner plusieurs exigences en une seule.
Plus vos exigences sont précises, plus il devient simple de les gérer.
Cohérentes
Assurez-vous que les spécifications fonctionnelles ne se contredisent pas entre elles et utilisez une terminologie cohérente.
Vérifiables
Il doit être possible de déterminer si l’exigence a été satisfaite à la fin du projet via la création d’un plan de test.
Conclusion
La rédaction des spécifications fonctionnelles est une étape cruciale dans la création de votre projet.
Elles permettent de définir le périmètre du projet mais aussi de rendre les différentes fonctionnalités et service rendus plus clairs.
La rédaction des exigences fonctionnelles est une étape qui prend du temps. Vous devez identifier les différents acteurs et leur rôle, définir les différents parcours utilisateurs et définir pour chaque service les spécifications fonctionnelles.
Attention, cette étape ne doit pas être négligée.
En plus de garantir la conformité du livrable à vos attentes, elles peuvent également faire office de document contractuel et de preuve juridique.
En cas de litige, entre un client et une prestataire, les specs fonctionnelles et techniques seront minutieusement examinées afin de définir si oui ou non le cahier des charges a été respecté.
Vous souhaitez être accompagné dans la rédaction de vos spécifications fonctionnelles ?
Nous proposons des ateliers collaboratifs pour vous accompagner dans la rédaction des spécifications fonctionnelles.
Nous rédigeons pour vous les spécifications fonctionnelles.
Chaque parcours utilisateur y est référencé et scénarisé avec un parcours optimal, les incidents possibles et les enchaînements. Cette étape est réalisée par un Business Analyst sous forme d’ateliers auxquels vous participez pour garantir la vision métier.
