Come organizzarsi per l’aggiornamento dei fascicoli

Il fascicolo di registrazione deve rispecchiare le attuali conoscenze sulle modalità di utilizzo in sicurezza della sostanza nei siti di produzione e da parte degli utenti lungo tutta la catena di approvvigionamento. In altri termini, dopo aver presentato con esito positivo una registrazione e averne ottenuto il numero, rimane ancora del lavoro da fare.

Si deve aggiornare la propria registrazione, o contribuire all’aggiornamento della rispettiva parte congiunta, quando:

la propria conoscenza della sostanza o del relativo uso cambia, ad esempio in caso di fascia di tonnellaggio più elevata, nuovi utilizzi, variazioni nella composizione della sostanza, ecc.;
si riceve una decisione di valutazione che richiede di aggiungere informazioni alla registrazione.

Modifiche con conseguenze sugli aggiornamenti del fascicolo

Modifiche ai requisiti informativi per la registrazione di sostanze chimiche ai sensi di REACH potrebbero avere conseguenze sugli aggiornamenti dei fascicoli. Si deve inoltre prestare attenzione alle variazioni alla classificazione ed etichettatura armonizzata delle sostanze pericolose che è adattata mediante un «adeguamento al progresso tecnico» (Adaptation to Technical Progress, ATP) ed è emessa ogni anno dalla Commissione europea.

L’ECHA può effettuare campagne di screening computerizzato sui fascicoli per evidenziare gli aspetti delle registrazioni che possono essere migliorati. Di conseguenza, l’ECHA può ricordare a un dichiarante di effettuare un aggiornamento del suo fascicolo di registrazione per risolvere i problemi evidenziati e migliorare la qualità dei dati nelle trasmissioni future. Spetta comunque ai dichiaranti tenere aggiornati i propri dati. Il dichiarante deve considerare il proprio fascicolo come «documento vivo» e aggiornarlo ogni qualvolta siano disponibili nuove informazioni.

Suggerimenti pratici in materia di aggiornamento del fascicolo

Di seguito è riportata una serie di punti pratici da prendere in considerazione per l’aggiornamento del proprio fascicolo di registrazione. Il presente elenco contiene unicamente raccomandazioni e non deve essere considerato come la sola fonte di orientamento per valutare la necessità di aggiornare un fascicolo.

Verificare se si produce/importa ancora la sostanza

Se non si produce/importa più la sostanza, si deve interrompere, nel proprio account REACH, la corrispondente azione di registrazione.

Verificare che la propria fascia di tonnellaggio sia ancora corretta

Verificare che la propria fascia di tonnellaggio sia ancora aggiornata. Il tonnellaggio da prendere in considerazione è il quantitativo prodotto/importato per il precedente anno civile (e non più della media dei tre anni precedenti).

Occorre aggiornare il fascicolo se:

i tonnellaggi importati o prodotti sono diminuiti;
la fascia di tonnellaggio ha superato, o probabilmente supererà, la fascia attualmente registrata.

Una fascia di tonnellaggio più elevata implica necessariamente maggiori informazioni nel fascicolo di registrazione. Verificare col dichiarante capofila se si ha accesso a tali informazioni.

Verificare in REACH-IT che i propri recapiti siano aggiornati.

È importante assicurarsi che i recapiti relativi alle registrazioni e alle trasmissioni congiunte nell’ambito di REACH-IT siano aggiornati. Se necessario, l’ECHA utilizzerà questi recapiti ai fini di una presa di contatto. Inoltre, tali recapiti (nel caso in cui si riferiscano a un dichiarante capofila) sono utilizzati anche da potenziali dichiaranti ai fini di una presa di contatto eventuale.

Vi sono state variazioni nella composizione della sostanza, che hanno conseguenze sul fascicolo di registrazione?

Assicurarsi che la composizione della propria sostanza rientri nella composizione limite dei dati trasmessi congiuntamente. In caso contrario, occorre concordare col dichiarante capofila di ampliare la composizione limite, od occorre rinunciare ai dati trasmessi congiuntamente e fornire individualmente le informazioni necessarie.

Tutti gli usi della sostanza sono contemplati nei fascicoli di registrazione?

Qualora la CSR sia fornita congiuntamente dal dichiarante capofila, assicurarsi che tutti gli usi siano riportati nel fascicolo del capofila oltreché nel proprio. Si devono riferire gli usi relativi all’intero ciclo di vita della sostanza (ad esempio usi degli utilizzatori a valle).

Qualora la CSR non sia fornita congiuntamente, occorre riportare nel fascicolo di registrazione unicamente gli utilizzi nella propria catena di approvvigionamento (ossia i propri e quelli degli utilizzatori a valle).

Comunicare le variazioni rilevanti all’interno della catena di approvvigionamento

Determinate variazioni alla propria registrazione dovrebbero essere comunicate all’interno della catena di approvvigionamento, tra cui, ma non solo, cambiamenti alle schede di dati di sicurezza ampliate [e(SDS)], alle classificazioni di pericolo od orientamenti sull’uso sicuro.

Quali obblighi conseguono alla registrazione portata a termine con successo?

I fascicoli di registrazione devono essere mantenuti aggiornati. I co-dichiaranti hanno il dovere di contribuire al processo di aggiornamento del fascicolo di registrazione, il che comporta obblighi relativi alla condivisione dei dati e dei costi. Assicurarsi di contattare il dichiarante capofila per verificare di rispettare tutti gli obblighi di condivisione dei dati e dei costi applicabili ai sensi di REACH.

Qual è il termine per aggiornare il proprio fascicolo?

Il regolamento di esecuzione sull’aggiornamento dei fascicoli ha chiarito le scadenze per la presentazione dell’aggiornamento di un fascicolo. Informazioni dettagliate in merito possono essere reperite nella sezione «Rispettare i termini per l’aggiornamento» delle pagine relative alla fase 7.

È importante mantenere aggiornati in REACH-IT tutti i dati dei documenti amministrativi quali la persona giuridica, l’indirizzo e il referente da contattare. In questo modo, le autorità e i co-dichiaranti saranno sempre in grado di mettersi in contatto a proposito della registrazione.