Titre d'emploi :
Secrétaire administrative
Numéro de référence :
S120-08-0398
Catégorie d'emploi :
Soutien administratif
Direction :
Direction des ressources humaines et des affaires corporatives
Nom du supérieur immédiat :
France Desrosiers
Statut de l'emploi :
Remplacement à temps complet
Durée de l'emploi prévue :
Entrée en fonction dès que possible jusqu'au retour de la personne remplacée ou au plus tard le 27 septembre 2021.
Lieu de travail :
1660, Boulevard de l'Entente, Québec, Québec, G1S 4S3
Horaire de travail :
Du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h ou de 8 h 30 à 16 h 30 (à discuter avec la supérieure immédiate)
Début d'affichage externe :
2020-08-28
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2020-09-07 23:59
Échelle salariale :
Entre 20,98 $/h à 24,22 $/h selon expérience
Entrée en fonction prévue :
2020-09-14
Le Cégep Garneau accueille près de 8000 étudiantes et étudiants à l’enseignement régulier ainsi qu'à la formation continue et aux services aux entreprises. Il a pour mission de mettre en œuvre des programmes d’études collégiales et un environnement éducatif reconnus pour leur qualité et leur dynamisme. Tourné vers l’avenir, ouvert sur le monde, il vise à ce que ses étudiants puissent acquérir les outils nécessaires pour réussir leurs études, se réaliser dans leur vie professionnelle et s’engager dans le développement de la société d’ici et d’ailleurs.
Le Cégep Garneau souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les handicapés, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes sur demande aux personnes en situation de handicap en fonction de leurs besoins.
Description :
Sous la supervision de France Desrosiers, directrice des ressources humaines et des affaires corporatives, le rôle principal et habituel de la personne recherchée consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes, notamment les deux coordonnatrices aux ressources humaines et aux relations du travail ainsi que la directrice des ressources humaines et des affaires corporatives.
Dans le cadre de ses fonctions, la personne sera appelée plus précisément à :
• Accueillir et recevoir les appels de la clientèle interne et externe et transmettre la bonne information en assurant un service de première ligne relatif aux besoins de la clientèle.
• Concevoir les ordres du jour, assister aux rencontres et rédiger les procès-verbaux des Comité des relations de travail (soutien et professionnel) ainsi que les comités de perfectionnement (soutien, professionnel et enseignant).
• Composer, concevoir et rédiger la correspondance inhérente aux dossiers des coordonnatrices et de la directrice en les conseillant sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans les documents à produire.
• Recevoir, composer et rédiger les courriels afin de répondre aux demandes d’informations de la clientèle s’adressant, entre autres, par la boîte électronique de la Direction des ressources humaines et des affaires corporatives.
• Tenir à jour l’agenda des deux coordonnatrices aux ressources humaines et aux relations du travail et organiser les activités liées à leurs rencontres internes ou externes.
• Participer à l’élaboration des budgets, collaborer au suivi budgétaire en cours d’année pour les comités de perfectionnement du personnel de soutien, professionnel et enseignant et produire sur demande des rapports.
• Tenir à jour les données sur le perfectionnement enseignant; recevoir les demandes de subvention, les acheminer aux membres du comité, effectuer la saisie des demandes de subvention et de remboursement, assurer le suivi des demandes et préparer les bilans et résumés pour les rencontres du comité.
• À l’aide du système informatique CLARA-Finances, et en collaboration avec les gestionnaires de la Direction, effectuer l’ensemble des demandes d’achat et de paiement de la Direction des ressources humaines et des affaires corporatives.
• Participer au développement du système de classement de la Direction des ressources humaines et des affaires corporatives et être la responsable de la gestion documentaire administrative de la Direction.
Les qualifications requises pour joindre notre équipe :
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente (notamment : une AEC ou un DEC en bureautique), et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente en tenue de secrétariat de direction et en prise de notes et rédaction de procès-verbaux.
Les exigences particulières pour ce poste sont les suivantes :
• Posséder une connaissance de niveau avancé du logiciel Word de la suite Office.
• Posséder une connaissance de niveau intermédiaire des logiciels Excel et Powerpoint de la suite Office.
• Posséder une maîtrise de la langue française parlée et écrite.
• Avoir un sens de la discrétion et de la confidentialité de très haut niveau.
• Posséder une connaissance des différentes normes en ce qui a trait à la présentation des documents administratifs et à la tenue d’un secrétariat en général.
• Avoir de l’entregent et de la facilité à communiquer avec la clientèle autant à l’interne qu’à l’externe.
• Avoir une facilité à travailler en équipe.
• Faire preuve d’un haut degré d’autonomie et de débrouillardise.
Vous croyez être LA personne qui aura ce rôle pilier dans l'équipe ?
N’attendez plus et postulez dès maintenant!
Tests requis :
Les candidates ou candidats retenus devront se soumettre à un test de français écrit et autres tests permettant de démontrer qu’elles ou qu’ils répondent aux exigences et qualifications ci-haut mentionnées. À titre d'information, les systèmes informatisés suivants sont utilisés : CLARA RH-Paie, CLARA Finances, ACCESS, CHARTAM, OMNIVOX, CVManager.
Remarques :
Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae mis à jour afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.
Notez que vous devez avoir en main votre lettre de présentation et votre curriculum vitae, puisqu'il est obligatoire de les joindre à votre candidature.
Si vous posez votre candidature d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.