Das sollten Sie wissen: Die EINE und universell gültige Liste der PMO-Aufgaben gibt es nicht. Die Tätigkeiten eines PMO und deren Priorisierung hängen einerseits von der Art der Projekte ab, die das PMO im Multiprojektumfeld zu steuern hat, und andererseits von den individuellen Zielen, die Sie mit Ihrem PMO erreichen möchten. In diesem Artikel finden Sie aber eine Übersicht vieler Aufgaben, für die ein Projektmanagement-Office verantwortlich sein kann.
In unserer umfangreichen PMO-Studie, die TPG The Project Group im Jahr 2020 durchgeführt hat, haben wir auch nach PMO-Aufgaben gefragt. Die Ergebnisse zeigen, wie häufig PMOs welche der sechs Aufgabenbereiche praktizieren und wie gut diese im Detail in den Unternehmen der Befragten etabliert sind. So haben Sie in diesem Artikel einen guten Vergleich bzw. Vorschläge, welche Tätigkeiten Sie für Ihr PMO als nächstes angehen könnten.
Als Ergänzung finden Sie am Ende noch ein Kapitel zu PMO-Manager-Aufgaben und nötigen Fähigkeiten.
Folgende Themen warten auf Sie:
- Die PMO-Aufgabenbereiche
- Ergebnisse zu PMO-Aufgaben aus der PMO-Studie
- Aufgagenbereich 1: Standardisierung von Methoden, Prozessen und Tools
- Aufgabenbereich 2: Training / Coaching
- Aufgabenbereich 3: Durchführen von Projekten
- Aufgabenbereich 4: Multiprojektmanagement
- Aufgabenbereich 5: Ressourcenmanagement
- Aufgabenbereich 6: Strategische Unterstützung
- Was sind PMO-Manager-Aufgaben und nötige Fähigkeiten?
- Was macht ein gutes PMO aus?
- Zusammenfassung – PMO-Aufgaben
Los geht’s.
Die PMO-Aufgabenbereiche
Ein PMO ist eine permanente organisatorische Einheit, die im Rahmen des Multiprojektmanagements zentral für alle Projekte im Unternehmen oder einem Unternehmensbereich zuständig ist. Je nachdem, wie hoch der Reifegrad des Projektmanagements im Unternehmen ist, können die PMO-Aufgaben stark variieren.
Die Aufgaben können sehr einfach beginnen, wie z.B. mit dem Ablegen von Statusberichten. Das andere Extrem ist, wenn das PMO strategische Aufgaben übernimmt. Dies ist dann der Fall, wenn die Unternehmungsführung den Wert der Unterstützung durch das eigene PMO erkannt hat, z.B. bei der Vorbereitung strategischer Portfolioentscheidungen.
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Unabhängig von den derzeitigen PMO-Aufgaben: Wir sind der Meinung, dass ein PMO ein Dienstleister ist, der seinen Stakeholdern zum guten Gefühl verhelfen sollte, alle Projekte im Griff zu haben.
PMO-Aufgaben umfassen oft auch die Kontrolle von Tätigkeiten und Daten. Daraus sollte aber keine „Projektpolizei“ entstehen. Das Ziel ist vielmehr, Vertrauen zu schaffen, um den Erfolg der Projekte und die Zufriedenheit der Stakeholder mit dem PMO zu maximieren.
Unser Tipp: Sorgen Sie dafür, dass Ihr PMO nicht als „Projektpolizei“ gesehen wird, sondern die Zufriedenheit aller Stakeholder im Fokus steht. Das stärkt die Akzeptanz aller PMO-Tätigkeiten.
Mögliche Bereiche von Projektmanagement-Office-Aufgaben sind:
- Strategische Unterstützung (sPMO): Abstimmung mit der Unternehmensstrategie durch Klassifizierung, Auswahl, Priorisierung und ggf. Abbrechen von Projekten.
- Steuerung von Multiprojektlandschaft / Ressourcenmanagement: Dies ist die Hauptaufgabe des PMO und umfasst die Übersicht aller Projekte sowie das Sicherstellen der Aktualität und Plausibilität der erforderlichen Daten. Hier werden übergeordnete Entscheidungen zu Inhalten, Budgets und Ressourcen unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen Projekten vorbereitet und getroffen.
- Projektdurchführung / -Services: Dabei geht es um die operative Unterstützung in Projekten durch die Übernahme der Projektleitung, die Stellung von Projektassistenz oder die Erledigung definierter Teilaufgaben.
- Training und Coaching: Projektleitende und Teilhabende an den Prozessen werden ausgebildet und im realen Einsatz unterstützt. Zudem können auch Karrierepfade für Projektleitende angeboten werden.
- Methoden, Prozesse und Tools: Firmenindividuelles Auswählen und Anpassen der PM-Methoden und -Prozesse für alle Beteiligten. Auswahl, Einführung und Managen geeigneter Werkzeuge für die verschiedenen Rollen im Projekt- und Portfoliomanagement.
Unser Lesetipp: In diesem englischen Artikel des Project Management Institutes PMI® finden Sie auch eine Liste vieler PMO-Aktivitäten und wertvolle Informationen zum PMO-Nutzen.
Ergebnisse zu PMO-Aufgaben aus der PMO-Studie
Die Ergebnisse der Studie basieren auf 330 umfangreichen Datensätzen aus Unternehmen mit bestehendem PMO im DACH-Raum (die Durchführung der Studie erfolgte Mitte 2020). Besonders spannend ist der Vergleich von Low-, High- und Top-Performern: Was machen Top-Performer besser und woran sollten die Nachzügler:innen besonders arbeiten? Mehr Details zum Thema PMO-Tätigkeiten und viele andere Ergebnisse aus der Studie sowie wichtige PMO-Tipps der Autoren finden Sie in der vollständigen kostenlosen PMO-Studie.
Die Studie fragte die verschiedenen Bereiche der PMO-Aufgaben und deren Etablierung ab. Zudem sollten die Teilnehmenden die aktuelle und zukünftige Verteilung des zeitlichen Aufwands für die Aufgabenblöcke schätzen. So ließ sich eine Übersicht der Verantwortlichkeiten und deren geplanter Veränderung ermitteln.
Die Fragen in diesem Zusammenhang lauteten:
- „Welche geschätzte Verteilung haben die Aufgaben in Ihrer Jahresarbeitsleistung im PMO derzeit?“ und
- „Welche Verteilung sollen die Aufgaben künftig in Ihrer Jahresarbeitsleistung im PMO etwa haben?“
Das Ergebnis (siehe folgende Grafik):
Ein Viertel der PMOs aller Teilnehmenden befasst sich am intensivsten mit den beiden Bereichen „Methoden, Prozesse und Tools“ sowie mit der „Durchführung von Projekten“. Die geringste Rolle spielt das „Ressourcenmanagement“.
„Strategische Unterstützung“, „Multiprojektmanagement“, „Ausbildung“ und „Ressourcenmanagement“ sollen künftig aber mehr Zeitbudget beanspruchen dürfen, das von Standardisierung und Durchführung von Projekten abgehen soll.
In den folgenden Kapiteln sind die Verantwortlichkeiten des PMO in Unteraufgaben unterteilt. Dort finden Sie jeweils Grafiken aus der PMO-Studie, die die Ergebnisse unterscheiden in:
- „gut etabliert“
- „eingeführt, aber Verbesserungen geplant“
- „Start in 12 Monaten“
- „nicht geplant“
Daraus können Sie erkennen, welche PMO-Tätigkeiten die Unternehmen laut Umfrage wie intensiv praktizieren und wie gut diese etabliert sind.
Wenn Sie die folgenden Grafiken betrachten: Wo würden Sie Ihr PMO jeweils einordnen?
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PMO-Aufgaben 1: Standardisierung von Methoden, Prozessen und Tools
Die Standardisierung des Multiprojekt-Umfeldes gehört meist zu den ersten PMO-Aufgaben. Um den Überblick über die Projektlandschaft zu erhalten, ist eine zentral geführte Projektliste eine wesentliche Voraussetzung. Wollen Sie diese erstellen, so benötigen Sie Methoden wie den Projektauftrag und den Projektstatusbericht. Aus beiden müssen die wesentlichen Informationen in die Liste übernommen werden.
Unser Tipp: Um die Daten aktuell zu halten, brauchen Sie entsprechende Prozesse drum herum. All das müssen Ihre Projektleitenden und andere Stakeholder verstehen und anwenden können. Daher sollten Sie ein Projekthandbuch oder einen PM-Guide zur Verfügung stellen.
Die PMO-Tätigkeiten in diesem Bereich sind also mindestens:
- Auswahl und Bereitstellen von Methoden
- Definieren und Festlegen der Prozesse
- Erstellen eines PM-Handbuchs
- Auswahl und Betreiben passender PM-Tools
PMO-Aufgaben 2: Training / Coaching
Nachdem zur Etablierung von Methoden, Prozessen und Tools auch deren Anwendung gehört, muss das PMO in diesem Bereich auch schulen und weiterhin fördern. Hier geht es um Qualifizierung und Fortbildung Ihrer Projektleiterinnen / Projektleiter sowie anderer Stakeholder und um die weitere Unterstützung im Projektalltag. In diesem Bereich fassen wir folgende Arbeiten zusammen:
- Coaching im Projektalltag
- Schulungen für Projektleitende und andere
- Meetings für Wissensaustausch zwischen Projektleitenden
- Unterhalten einer Wissensdatenbank für die Stakeholder
- Entwickeln von Karrierepfaden für Projektleitende
PMO-Aufgaben 3: Durchführen von Projekten
Hier geht es um die operative Unterstützung in Projekten, angeführt von der Organisation und Durchführung projektbezogener Meetings zur Moderation und Koordination. Ihr PMO könnte auch Assistenzen stellen und bei einzelnen Arbeiten aus dem Projektmanagement unterstützen oder gleich hauptamtlich die Projektleitung übernehmen. Hauptamtliche Projektleiterinnen und Projektleiter liefern in der Regel bessere Projektergebnisse als gelegentlich zur Projektleitung eingesetzte Personen. Die möglichen Tätigkeiten in diesem Bereich können also sein:
- Moderation von Meetings
- Bereitstellen von Vollzeit-Projektleitern
- Zeitweise Übernahme von Assistenztätigkeiten
- Bereitstellen von Vollzeit-Assistenzen
PMO-Aufgaben 4: Multiprojektmanagement
Mit den Tätigkeiten zum Multiprojektmanagement soll Ihr PMO die klare Übersicht aller Projekte und die Aktualität der dafür notwendigen Daten schaffen. Stakeholder müssen Sie gut informieren, damit diese ihre Entscheidungen treffen können. Dazu müssen Sie auch Projektportfoliomeetings sauber vorbereiten und durchführen.
Das Thema Multiprojektmanagement und die regelmäßigen Tätigkeiten drum herum gehören sicherlich zu den wichtigsten PMO-Arbeiten. Sie umfassen:
- Sicherstellen der Datenqualität
- Erstellen von Multiprojektberichten
- Abweichungen erkennen und gegensteuern
- Steuern des Informationsflusses bei Eskalationen
- Austausch mit Controlling und Accounting
- Steuern projektübergreifender Abhängigkeiten
- Übersicht bei projektübergreifenden Zielen, Ressourcen und Terminen
- Vorbereiten und Durchführen von Portfoliomeetings
Download (PDF): 8 Tipps für erfolgreiches Programmmanagement
Lesen Sie praktische Tipps, die Ihnen beim Aufbau und der Verbesserung Ihrer Multiprojekt-/Programmmanagement-Umgebung nützlich sein werden.
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PMO-Aufgaben 5: Ressourcenmanagement
Dieses Thema rückt in letzter Zeit immer weiter in den Fokus von PMOs. Ressourcenmanagement ist in unbeständigen Zeiten wie diesen eine echte Herausforderung geworden, die auf allen Ebenen gemeistert werden möchte. Es geht hier um die Unterstützung bei der strategischen Kapazitätsplanung im Projektmanagement, bei der taktischen Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie sowie der operativen Aufgabenplanung.
Download (PDF): 4 Erfolgsfaktoren für Kapazitätsplanung
Lesen Sie in diesem PDF, woe Sie mit erfolgreicher Kapazitätsplanung stets vorausschauend notwendige Kapazitäten an geeigneten Mitarbeitenden zur Verfügung haben.
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Wie die PMO-Studie auch zeigt, sind falsche Aufwandschätzungen sehr häufig der Grund für erfolglose Projekte. Hier können Sie mit einem PMO neben der richtigen Auswahl der Personen für die Projekte auch mit der Unterstützung beim Schätzen zur Verbesserung der Ergebnisse beitragen. So ergeben sich viele Möglichkeiten für Ihr PMO, beim Ressourcenmanagement Nutzen zu stiften. Derartige PMO-Tätigkeiten sind:
- Ressourcenplanung in Projekten
- Aufgabenplanung und Aufwandsschätzung
- Abstimmung Projektleitung / Teamleitung
- Ressourcenzuteilung und Konfliktlösung
- Strategische Kapazitätsplanung auf Portfolioebene
Download (PDF): Einfachere Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie
Lesen Sie praktische Tipps und eine umfangreiche Beschreibung von 3 wichtigen Erfolgsfaktoren, mit denen Ihre taktische Ressourcenplanung reibungslos klappt.
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PMO-Aufgaben 6: Strategische Unterstützung
Die strategische Unterstützung im Unternehmen wird meist erst von PMOs übernommen, die schon mehrere Jahre existieren. Unser Ansatz ist allerdings ein anderer.
Unser Tipp: Bearbeiten Sie strategische Themen so früh wie möglich. Es ist unseres Erachtens sinnvoller, zuerst die strategischen Entscheidungen bei der Auswahl und Priorisierung der Projekte zu verbessern als die einzelnen Methoden und Prozesse in den laufenden Projekten. Die falschen Projekte richtig zu machen, ist keine gute Option.
Zu den PMO-Aufgaben in diesem strategischen Bereich können gehören:
- Unterstützung der Geschäftsführung
- Priorisieren von Projekten und Ideen
- Verteilen von strategischen Informationen
- Strategisches Ausrichten von Projekten und Ideen
- Nutzwertanalysen von Projekten und Ideen
- Überprüfen des erreichten Strategiebeitrags
Was sind PMO-Manager-Aufgaben und nötige Fähigkeiten?
Die möglichen PMO-Manager-Aufgaben leiten sich aus den in den vorherigen Kapiteln beschriebenen PMO-Aufgaben ab und welche davon im Unternehmen bereits zu meistern sind. Zudem hängen die Aufgaben von der Größe des PMO-Teams ab. Wichtig ist auch, dass der PMO-Manager in der Regel keine disziplinarische Kompetenz hat und daher Unterstützung von oben nötig hat (zum Teil gibt es sehr mächtige Abteilungsleiter:innen, die im Unternehmen viel blockieren können, auch im Verhältnis zur Geschäftsleitung).
Wichtige PMO-Manager-Aufgaben können sein:
- Leitung und Optimierung des PMO
- Bindeglied zwischen Entwicklung/Produktion und Management
- Unterstützung der Projektleitenden
- Auf- und Ausbau der Methodenkompetenz und PM-Tools
- Reporting an die Geschäftsleitung
- Akzeptanz und Transparenz schaffen
- Datenqualität sicherstellen
- Geeignete Werkzeuge finden
- Prozesse aufbauen und strukturieren
- Steering Board vorbereiten
- Sicherstellen der Rückmeldequote (% der aktualisierten Timesheets)
- Projektmitarbeitende coachen (fördern und fordern)
- Changemanagement zur Durchsetzung und Akzeptanz der Tools und Prozesse (geht nicht ohne Management Backup)
Ein PMO-Manager befindet sich in einer Sandwich-Position zwischen der Entscheiderebene und der Ebene der Projektleitenden. Mit dieser Stellung muss die Person umgehen können und sich nach oben und unten behaupten können. Dabei sind besonders folgende Fähigkeiten des PMO-Managers gefragt:
- Lösungsorientierung und Pragmatismus
- Starke organisatorische Fähigkeiten
- Außergewöhnliche Fähigkeiten im Umgang mit Stakeholdern
- Gute Führungsqualitäten und Empathie
- Kritisches Denken und Detailgenauigkeit
- die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten
- hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Reife und Erfahrung im Projektumfeld (für ausreichend „Standing“)
- Durchsetzungsvermögen und Diplomatie
- Ausreichendes Finanzwissen
- Kaufmännisches Denken
Was macht ein gutes PMO aus?
Ein gutes PMO tut alles für eine reibungslose Projektdurchführung und -kontrolle. Es agiert als zentraler Ankerpunkt für klare Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Projektteams. Es stellt sicher, dass bewährte Methoden und Prozesse implementiert werden, um Projektziele effizient zu erreichen. Die Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, und eine proaktive Risikomanagementstrategie sind unverzichtbar. Darüber hinaus spielt ein gutes PMO eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung aussagekräftiger Daten und Berichte, um fundierte Entscheidungen auf allen Ebenen der Organisation zu unterstützen. Insgesamt zeichnet sich ein gutes PMO durch Agilität, klare Kommunikation, effektives Ressourcenmanagement und die Fähigkeit zur kontinuierlichen Verbesserung aus.
Passender Videotipp: Wie Sie ein PMO in 10 Schritten aufbauen + die Argumente für den Nutzen eines PMO
Zusammenfassung – PMO-Aufgaben
Die PMO-Aufgaben sind je nach Anforderungen des Unternehmens und der Dauer der PMO-Existenz sehr unterschiedlich. In diesem Artikel haben Sie die wichtigsten sechs Arbeitsbereiche eines PMO und mögliche zugehörige Einzelaufgaben kennengelernt. Dieses waren
- Bereich 1: Standardisierung von Methoden, Prozessen und Tools
- Bereich 2: Training / Coaching
- Bereich 3: Durchführen von Projekten
- Bereich 4: Multiprojektmanagement
- Bereich 5: Ressourcenmanagement
- Bereich 6: Strategische Unterstützung
Die Ergebnisse der umfangreichen PMO-Studie von TPG The Project Group zeigen, dass der meiste zeitliche Aufwand bestehender PMOs derzeit in die Standardisierung von Methoden, Prozessen und Tools sowie die Durchführung von Projekten fließt. Das soll sich nach Aussage der Teilnehmenden künftig aber verschieben in Richtung strategischer Tätigkeiten und solcher im Multiprojekt- und Ressourcenmanagement sowie der Ausbildung.
Zudem zeigt die PMO-Studie bei den PMO-Aufgaben sehr deutliche Unterschiede zwischen den Leistungsstufen Top-, High- und Low-Performern. Die Differenzen waren bei den Arbeiten zur Unterstützung des Multiprojektmanagements, des Ressourcenmanagements sowie in einzelnen Bereichen der Ausbildung und der strategischen Unterstützung am intensivsten.
Den größten Vorsprung haben die PMOs der Top-Performer bei den Tätigkeiten der strategischen Kapazitätsplanung, der Verwaltung von Fähigkeiten der Mitarbeitenden, dem Angebot der Karrierepfade für Projektleitenden und dem Nachweis des strategischen Nutzens von Projekten.
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Über den Autor:
Johann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen Project Management Office, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
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Über den Autor:
Achim Schmidt-Sibeth
Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
