Joignez-vous à notre équipe! Nous sommes actuellement à la recherche d’un adjoint (adjointe) de direction et coordonnateur (coordonnatrice) de la gouvernance.
Description du poste
Relevant du directeur (directrice) des services de gestion, l’adjoint (adjointe) de direction et coordonnateur (coordonnatrice) de la gouvernance fournira un soutien administratif et un appui à la gouvernance afin d’assurer le déroulement efficace des activités quotidiennes de l’Institut. Ce poste exige de la flexibilité, de la rigueur ainsi que la capacité d’organiser et de gérer un éventail de tâches différentes. Appelé(e) à travailler de façon autonome, l’adjoint (adjointe) de direction et coordonnateur (coordonnatrice) de la gouvernance devra démontrer d’excellentes aptitudes pour la communication écrite et verbale, en plus de faire preuve de tact et de diplomatie afin d’établir des relations solides et durables avec l’équipe, les membres du conseil d’administration, les principaux intervenants et les partenaires de l’Institut.
À propos de l’Institut Vanier
L’Institut Vanier de la famille est un organisme de bienfaisance national et indépendant, dont les activités visent à mieux comprendre la diversité et le bien-être des familles au Canada. En tant que ressource nationale pour tous les intervenants et autres personnes s’intéressant de près ou de loin aux familles canadiennes, l’Institut constitue une source d’information et de connaissances factuelles ayant pour but de faciliter le travail de ceux et celles qui s’emploient à étudier, à servir et à soutenir les familles. Par l’entremise de travaux de recherche, de publications, de partenariats et de collaborations, de présentations et d’interactions dans les médias sociaux, nous favorisons une meilleure compréhension des familles au Canada. Notre culture mise sur le respect et l’inclusion. Pour en apprendre davantage au sujet de l’Institut, cliquez ici.
L’Institut Vanier a été fondé en 1965 par Georges P. Vanier, alors gouverneur général, et madame Pauline Vanier. Ces derniers ont imaginé un organisme durable qui serait voué à comprendre les familles au Canada, ainsi qu’à transmettre cette compréhension. Cette vision, alliée à l’engagement des concepteurs fondateurs, de l’équipe du personnel et des bénévoles de toutes les régions du pays, constitue la solide pierre d’assise sur laquelle l’Institut Vanier ne cesse de grandir. Au cours des 60 années qui ont suivi, le « portrait familial » du Canada a connu de grands changements, mais l’importance des familles est demeurée. L’Institut Vanier demeure lui aussi plus que jamais engagé à poursuivre cette œuvre dans sa volonté de mieux comprendre les familles au Canada dans une perspective nationale.
Responsabilités
En tant qu’adjoint (adjointe) de direction, vous devrez accompagner et soutenir à la fois le directeur (la directrice) des programmes et le directeur (la directrice) des services de gestion en ce qui a trait à la correspondance, à la logistique des déplacements, à la préparation des documents et à la tenue des dossiers. Vous devrez également assurer une coordination efficace et efficiente de l’ensemble des réunions et des rendez-vous prévus à l’horaire. En outre, vous serez appelé(e) à fournir, de temps à autre, un soutien administratif ponctuel au conseil d’administration, en fonction des besoins. En occupant ce poste clé au sein de l’Institut, vous devrez également apporter un soutien administratif à notre petite équipe afin d’optimiser le déroulement des activités quotidiennes au sein de l’entreprise.
À titre de coordonnateur (coordonnatrice) de la gouvernance, vous devrez fournir en temps opportun des ébauches précises des ordres du jour du conseil d’administration et des comités de l’Institut, en assurant notamment la coordination, la préparation et la distribution des documents d’information, des ordres du jour des réunions, des avis et des procès-verbaux des réunions. En tant que secrétaire de séance, vous devrez aider à coordonner les réunions du conseil d’administration et des comités et y assister, rédiger les procès-verbaux des réunions, faire le compte-rendu des points en suspens à l’ordre du jour ainsi que fournir, au besoin, des renseignements précis aux membres du conseil d’administration et des comités dans un délai raisonnable.
Dans le cadre de cette fonction, vous devrez veiller à ce que le système de gestion des dossiers de l’Institut Vanier demeure conforme aux exigences législatives, réglementaires et gouvernementales. Vous devrez collaborer avec le directeur (la directrice) des services de gestion et le Service de la comptabilité afin de coordonner le traitement des documents d’ordre législatif avec l’ARC et d’autres ministères en vue d’assurer la conformité de l’Institut aux lois et aux règlements applicables. Vous devrez également :
- travailler en étroite collaboration avec le directeur (la directrice) des services de gestion et le secrétaire général (la secrétaire générale) du conseil d’administration afin de maintenir l’intégrité et l’exactitude des dossiers liés à l’ensemble des politiques et des directives en matière de gouvernance, y compris les règlements administratifs;
- aider le directeur (la directrice) des services de gestion, ainsi que le président (la présidente) à coordonner et à planifier tous les aspects de l’Assemblée générale annuelle de l’Institut.
Exigences
Vous devrez être titulaire d’un diplôme d’études postsecondaires dans le domaine des affaires, ou présenter un nombre équivalent d’années d’expérience. Vous devrez compter plus de cinq ans d’expérience à titre d’adjoint administratif principal (adjointe administrative principale) dans une fonction similaire, de préférence au sein d’un organisme à but non lucratif. Vous devrez en outre détenir une expérience pertinente en matière de gouvernance d’entreprise ou de soutien à un conseil d’administration, notamment une expérience de soutien auprès de hauts dirigeants.
Au cours de votre carrière, vous devrez avoir fait preuve d’un excellent sens de l’organisation et d’une rigueur exceptionnelle, tout en mettant un point d’honneur à fournir un travail de grande qualité dans les délais impartis. Vous devrez démontrer une volonté persistante d’améliorer l’organisation de votre travail par vos efforts constants en vue d’optimiser les processus routiniers et de développer de nouvelles compétences, ainsi que par votre capacité à vous adapter à l’évolution des besoins.
En raison de votre rôle central au sein de l’organisme, vous devrez démontrer d’excellentes aptitudes pour la communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Il serait en fait préférable que vous possédiez ces aptitudes dans les deux langues officielles.
Autres compétences essentielles recherchées :
- Expérience de l’environnement virtuel, notamment des plateformes MS Teams et Zoom, ainsi que d’autres outils technologiques similaires permettant d’assurer la gestion d’exigences complexes liées aux réunions et aux communications virtuelles
- Excellente maîtrise des plateformes de travail suivantes : MS Teams, MS Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SharePoint)
Qualités personnelles recherchées
- Capacité manifeste à travailler en collaboration et de manière efficace avec le personnel interne et les intervenants d’autres organismes, et ce, à tous les niveaux, qu’il s’agisse de membres d’un conseil d’administration, d’anciens membres ou d’autres personnes, comme des chercheurs, des représentants du gouvernement, des membres d’organismes communautaires ou du grand public
- Excellentes aptitudes pour la communication
- Capacité à faire preuve de discernement et de discrétion dans le traitement d’informations confidentielles
- Engagement constant envers les valeurs qui favorisent un bon esprit d’équipe, comme l’honnêteté, la transparence, la franchise, la sensibilité aux autres ainsi que les normes d’intégrité les plus élevées dans tous les domaines au sein de l’organisme
Conditions d’emploi
L’échelle salariale annuelle approuvée pour ce poste est établie entre 60 000 $ et 75 000 $. Votre classement dans l’échelle sera déterminé en fonction de l’expérience, des aptitudes et des compétences dont vous disposerez pour assumer ce rôle. Nous offrons une gamme complète d’avantages sociaux, notamment des indemnités en cas de maladie et une assurance-soins dentaires, la participation au programme de RPA collectif de Canada-Vie, ainsi qu’une politique généreuse en matière de vacances et de congés. Vous évoluerez dans un environnement de travail fort dynamique, stimulant, convivial et chaleureux. Notre bureau est situé au centre-ville, à proximité de la station Baseline d’OC Transpo et de nombreux commerces.
Travail à distance
Nous souhaitons que le ou la titulaire du poste réside dans la région d’Ottawa afin de favoriser la cohésion des employés et de l’équipe. Cela ne devrait toutefois pas vous dissuader de postuler – diverses options pourront être discutées –, cela n’étant mentionné que dans un souci de transparence. En outre, vous devrez faire preuve de flexibilité car vous serez appelé(e) à voyager à l’occasion, selon les besoins, et devrez à cette fin détenir un passeport valide et non périmé.
Pour postuler
Si le poste suscite votre intérêt et fait écho à votre expérience, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Prenez le temps de nous en dire un peu plus sur vous en rédigeant une lettre de motivation. Nous aimerions connaître votre histoire, votre parcours, vos réalisations ainsi que les raisons pour lesquelles ce poste vous conviendrait et s’avèrerait intéressant pour votre carrière en ce moment.
Nous souscrivons au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, notamment celles des femmes, des personnes handicapées, des personnes racialisées, des membres des Premières Nations, des Inuits et des Métis, ainsi que celles des personnes de toute identité de genre et de toute orientation sexuelle. L’Institut Vanier de la famille s’engage à fournir un processus de recrutement ainsi qu’un environnement de travail inclusifs et accessibles à tous et à toutes.
Pour être admissible à ce poste, vous devez être légalement autorisé(e) à travailler au Canada. Veuillez noter que toutes les candidatures feront l’objet d’un accusé de réception. Les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées directement. Cette offre d’emploi sera affichée sur notre site Web jusqu’à ce que le poste soit pourvu.
Nous prévoyons une première série d’entretiens dans la semaine du 7 février 2022. Vous êtes donc invité(e) à nous faire parvenir votre candidature avant le 31 janvier 2022.
Vous pouvez communiquer avec nous en toute confidentialité et nous aviser de tout besoin de mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus de recrutement. Toutes les demandes de mesures d’adaptation seront examinées de manière équitable et objective afin que les candidats et candidates soient traités avec respect et dignité.
Veuillez soumettre votre curriculum vitae ainsi que votre lettre de motivation, en prenant soin de nous faire part de vos attentes salariales, sur notre portail en ligne. Si vous avez des questions ou souhaitez demander des mesures d’adaptation quelconques avant de postuler, n’hésitez pas à communiquer avec nous.
