La crise sanitaire mondiale du Covid 19 survenue comme un coup de tonnerre au début de l’année 2020, a obligé de nombreuses entreprises à opter pour le télétravail, sans la possibilité en amont de mettre en place un plan d’organisation clair.

Le télétravail est une nouvelle pratique à laquelle chaque employé doit s’adapter et particulièrement les managers.

En effet, beaucoup d’études réalisées en France indiquent que les managers sont les plus insatisfaits du télétravail actuel. Il est difficile pour eux de trouver un juste équilibre entre les réunions en ligne, leur charge de travail et les feedbacks aux collaborateurs.

Un an après, les pratiques sont encore à améliorer mais il existe des pistes pour faciliter le suivi managérial et le rendre plus sain.

Voici des retours d’expériences pour manager efficacement ses équipes en télétravail.

Organiser les horaires de travail en étant flexible

Avant toute  chose, vous devez prendre conscience en tant que manager que vous ne pourrez pas avoir une visibilité claire sur les horaires de travail effectués par vos collaborateurs. Inutile donc de programmer des réunions en ligne toutes les 2 heures pour vérifier que vos collaborateurs travaillent. Ce serait contre productif pour eux comme pour vous. Le succès du télétravail c’est d’abord la communication et la confiance.

Dans un premier temps, échangez avec tous vos collaborateurs pour convenir ensemble d’une organisation qui conviendrait à tout le monde. Déterminez ensuite les horaires de travail en fonction des tâches qu’ils doivent effectuer en instaurant des deadlines réalistes.

En effet, vous devez garder en tête que le télétravail accroît les inégalités. Les parents par exemple, auront certaines contraintes qu’il faudrait prendre en compte pour leur aménager un planning adapté. 

Sonder l’humeur des collaborateurs

Le télétravail est un facteur d’isolement pour la plupart des employés. Dans une configuration classique, les collaborateurs ont l’occasion durant la journée de communiquer entre eux. C’est à travers ses interactions que l’on peut observer l’humeur et l’état d’esprit du jour de chacun.

Comment préserver ces échanges informels qui font du bien aux collaborateurs quand on est en télétravail ? Encouragez-les à vous communiquer leurs états de santé et d’esprit. Pour cela, vous pouvez par exemple prendre un temps en réunion pour demander à chacun d’exprimer comment il se sent aujourd’hui. Pour les plus timides, vous pouvez vous aider d’emojis et mettre en place un code couleur :

s’ils sont stressés, dépassés, ou pas épanouis ;

s’ils pourraient aller mieux mais que leur état est convenable ;

s’ils se sentent bien.

Si vous sentez que l’un de vos collaborateurs se sent mal, prenez le temps de discuter en privé avec lui et d’écouter ses explications. Même si vous n’avez pas la solution, l’écoute aide déjà grandement à se sentir moins isolé et donc se sentir mieux.

Pour la cohésion d’équipe, vous pouvez même chaque fin de semaine le vendredi, planifier une réunion « feu de camp » de 30 minutes environ. L’idée de cette réunion, c’est que chacun puisse mettre en fond d’écran mors de sa visio (Zoom, Hangout…) un feu de camp, et partager avec ses collaborateurs, une chose pour laquelle il est reconnaissant et une chose qui a été dure durant la semaine. Cette réunion se fait par groupe de 5 à 6 personnes maximum.

Faciliter les interactions sociales

Pour assurer la pérennité de la cohésion de groupe, il est important de trouver des palliatifs aux interactions sociales physiques. Pour cela, plusieurs astuces sont possibles. Il faut créer des rituels comme des rendez-vous pour permettre à tous de socialiser. Vous pouvez donc :

• Organiser des sessions de coworking virtuelles. Chacun travaille tranquillement chez lui tout en laissant en fond une conversation zoom qui regroupe d’autres collaborateurs.
• Organisez des réunions de lancement et de fin de semaine pour maintenir une certaine structure et des repères pour chacun.
• Vous pouvez créer une room de e-coffee où chacun pourra se connecter et discuter avec ses collaborateurs pour faire une pause.
• Pourquoi pas également organiser des jeux en fin de semaine ou une fois par mois.

 Voici une petite liste pour vous aider.

Partagez avec nous vos expériences en commentaires et si vous avez besoin d’accompagnement pour gérer votre dépendance à votre smartphone, contactez-nous pour un suivi personnalisé : info@smart-metrix.com .

Vous pouvez également commencer dès à présent notre formation en ligne sur le management en remote.