IDA - Die Informationsplattform für Deutsche im Ausland

Die Herausforderung

Rund 3,8 Millionen Deutsche arbeiten im Ausland – häufig in Schlüsselpositionen für deutsche Firmen oder Institutionen. Da der Lebensmittelpunkt dieser Auslandsdeutschen meist komplett in das Zielland verlagert worden ist, ist eine spontane Rückkehr oft nicht realistisch.

Aktuell werden relevante Informationen an Auslandsdeutsche 2-3 mal pro Woche per Email über die Krisenvorsorgeliste des Auswärtigen Amtes verteilt. Dies bringt einige Probleme mit sich: Zum einen gehen dadurch teilweise relevante Informationen in der Inbox unter. Zum anderen müssen relevante Informationen aus den Emails mühselig herausgesucht werden. Außerdem haben User*innen, die sich verspätet in die Liste eintragen keinen Zugang zu Informationen, die vor ihrer Eintragung veröffentlicht wurden.

Auch bietet die aktuell vorhandene Lösung lediglich einen unidirektionalen Kommunikationsweg: Von der Auslandsvertretung an die Bundesbürger*innen. Somit haben Auslandsdeutsche aktuell keine Möglichkeit digital und einfach in Notsituationen mit ihrer Auslandsvertretung Kontakt aufzunehmen.

Wichtige Infos für deutsche Staatsbürger*innen im Ausland

Folgende Informationen sind dabei besonders wichtig und aufgrund von sprachlichen Barrieren, dezentralisierten Informationen etc. nur schwer im Aufenthaltsland verfügbar:  

Vorgehen im Verdachts- oder Erkrankungsfall bei nCoV
Krankenhäuser und Ambulanzen, die auf nCoV testen und ggf. behandeln können
Risikoeinschätzung des Auswärtigen Amtes für einzelne Länder
Evakuierungspläne und Informationen zu lokalen Reisebestimmungen
Lokale Bestimmungen für Quarantänemaßnahmen
Präventionsmaßnahmen und Verhalten bei Quarantänemaßnahmen (besonders für Familien)
Informationen zu Krankenversicherung etc., wenn in Deutschland niemand erreichbar ist
Aktuelle Informationen zur Entwicklung im Land
Botschaft/Konsulat sollte im Notfall (z.B. wie bei der Evakuierung in Wuhan) direkte Kommunikationsmittel verwenden können

Gerade zur jetzigen Zeit werden Botschaften und Generalkonsulate durch besonders viele Anfragen überlastet und können kaum adäquat reagieren. Zusätzlich herrscht eine großer Unsicherheit unter deutschen Expats im Ausland, da in manchen Ländern die Informationslage sehr intransparent ist. 

Vorhandene Lösungen

Elefand, Krisenvorsorgeliste und Emailverteiler des Auswärtigen Amtes Zu erreichen unter: Elefand

Gefahr, E-Mails zu verpassen
Auf geteilte Informationen vor Anmeldung kann nicht zugegriffen werden
Wichtige Infos, wie beispielswiese zu Krankenhäusern in der Nähe, Quarantänemaßnahmen oder Reisebestimmungen müssen im Bedarfsfall selbstständig im Email-Ordner herausgesucht werden
Aktualität der Vorsorgeliste im Krisenfall nicht gewährleistet

Sicher Reisen, App des Auswärtigen Amtes Zu erreichen unter: Sicher Reisen

Keine lokalen Informationen der deutschen Auslandsvertretungen
Keine direkte Kommunikation mit deutschen Auslandsvertretungen

Der Prozess

Interview mit einer Katastrophenmanagement-Expertin

In der Recherche beziehen wir uns nicht nur auf unsere eigenen Erfahrungen als Deutsche im Ausland, sondern haben uns zusätzlich noch zu Beginn des Hackathons in einem Interview noch tiefer mit dem Bereich Katastrophenmanagment auseinandergesetzt. Wir wollten wissen: Welche Schritte sind in Krisen für Privatpersonen und Behörden besonders wichtig, welche Katastrophenfälle sind noch für unser Projekt relevant und was sind aus Expertensicht die Hürden und Fehler bisheriger Ansätze? Unter anderem haben wir gelernt:

Die Koordination von Auslandsdeutschen im Krisenfall ist eine große Belastung für Auslandsvertretungen
Eine große Herausforderung liegt vor allem darin, die genaue Anzahl und Standorte der Auslandsdeutschen zu kennen, da nicht alle in der Elefand-Liste registriert sind
Eine attraktive und vor allem übersichtliche Lösung wird dringend gebraucht, damit sich mehr Auslandsdeutsche registrieren und sowohl sie als auch die Auslandsvertretungen einen schnellen Überblick über die Lage gewinnen.
Im und nach dem Krisenfall ist die Adaption von neuer Technologie beschleunigt

Brainstorming

In der Konzeption war ein Brainstorming mit den Erkenntnissen aus dem Interview gefragt. Hier wurden Ideen für mögliche Funktionen gesammelt und – mit Input der Expertin aus dem Interview – priorisiert.

Mind Map zur App

Mind Map zum Dashboard

Hier wurde uns vor allem klar, dass wir beide Seiten des Problems – Privatperson und Auslandsvertretung – mit technologischen Lösungen aus einer Hand abdecken wollen: Informationen sollen in beide Richtungen fließen können, um eine schnelle Kommunikation und einen präzisen Überblick zu gewährleisten.

Wireframing

Aus den Mind Maps im Brainstorming wurden dann erste Wireframes – schnell mit Stift und Papier für eine schnelle Feedbackmöglichkeit aus dem Team, bevor sie dann angepasst in Design und Entwicklung umgesetzt wurden.

Die Ergebnisse aus diesem Prozess sind folgende:

Lösungsansatz für eine Informationsplattform für deutsche Auslandsvertretungen

Teil 1: Die App

News Feed

Nach der Anmeldung in der App und Auswahl des Gastlandes können deutsche Staatsbürger*innen über einen News-Feed direkt auf alle für sie relevanten Informationen zugreifen. Der Feed ist dabei nach Wichtigkeit eingeteilt. Per Push-Notification wird über die wichtigsten Neuigkeiten in Echtzeit informiert.

Self-Servicetools

Support Chat und FAQ sorgen dafür, dass deutsche Auslandsvertretungen durch Self-Servicetools entlasten werden. Sie können eigenständig FAQs einstellen und Chatkanäle anbieten.

Demo

Notfall-Button

Sollte ein persönlicher Notfall vorliegen, kann dieser direkt mit der zuständigen Auslandsvertretungen Kontakt aufnehmen – dabei werden relevante Informationen, wie der Aufenthaltsort, Gesundheitszustand etc. automatisch übermittelt.

Teil 2: Verwaltungsplattform für deutsche Auslandsvertretungen

Intelligentes Dashboard und Krisenvorsorgeliste

Eine WebApp ermöglicht es deutschen Auslandsvertretungen eine detaillierte Übersicht über alle deutschen Staatsbürger*innen in Ihrem Amtsbezirk zu erlangen. Im Krisenfall kann sie dadurch aktiv werden oder Informationen an bestimmte Nutzergruppen, beispielsweise geographisch oder demographisch segmentiert, verteilen.

Zusätzlich kann die deutsche Auslandsvertretung Informationen im Krisenfall interaktiv durch die mobile Anwendung von allen Nutzer*innen abfragen. Hierdurch können sich Krisenstäbe in kürzester Zeit ein umfassendes Bild über die Situation von deutschen Staatsbürger*innen im Gastland verschaffen.

Umfangreiche Publikationsplattform

Durch die integrierte Publikationsmöglichkeit (News-Feed) können alle deutschen Auslandsvertretungen eigenständig

Wichtige Informationen
Dringlichkeitsmeldungen
Abfragen an deutsche Staatsbürger*innen vor Ort Veröffentlichen und verwalten.

Chat- und FAQ Plattform

Über die integrierte Chat- und FAQ Plattform können alle Mitarbeiter*innen der Auslandsvertretungen in Krisen Informationen und Unterstützung bieten.

Technische Besonderheiten

Die Mobile App haben wir in React Native (Typescript) entwickelt. Die Authentifizierung der User*innen geschieht über Auth0, welches jedoch durch einen beliebigen OAuth2 Issuer substituiert werden kann. Das Dashboard für Auslandsvertretungen ist in React.js implementiert.

Das Backend von IDA ist in ASP.Net Core 3.0 (C#) implementiert. Dabei ist die Lösung Multicloud fähig und kann entweder in AWS, Microsoft Azure oder OnPremise betrieben werden. Als Datenbank kann eine beliebige T-SQL fähige Engine genutzt werden.

Durch eine Cloud-Infrastruktur in mehreren Regionen kann somit die Anwendung problemlos global redundant betrieben werden. Auch kann durch einfaches horizontales- oder vertikales Skalieren eine Erreichbarkeit der Anwendung unabhängig der Auslastung garantiert werden. Somit wird vermieden, dass gerade im Krisenfall die Anwendung nicht mehr verfügbar ist.

Selbstverständlich werden alle personenbezogenen Daten gesondert verschlüsselt und DSGVO konform verarbeitet.

Nächsten Schritte

Während des #WirVsVirus Hackathons konnten wir erfolgreich Konzept und Prototyp einer umfassenden Digitalplattform für Auslandsdeutsche entwickeln. Dieser Prototyp könnte binnen weniger Tage zu einer voll funktionsfähigen Anwendung ausgebaut werden. Im nächsten Schritt wäre eine Kooperation direkt mit dem Auswärtigen Amt sinnvoll. Kurzfristig könnte IDA schon jetzt mit Informationen aus Elefand bespielt werden – dadurch kann Elefand entlastet werden und Auslandsdeutsche haben sofort einen besseren Weg zur Informationsbeschaffung. Zusätzlich könnte die mobile App um eine WebApp ergänzt werden.

Mittelfristig könnten Botschaften und Konsulate dann die fortschrittlichen Funktionalitäten der IDA-Plattform über ihr individuelles Dashboard nutzen.

Langfristig kann IDA zu einem einzigartigen Informations-, Austausch- und Krisenvorsorgesystem für Auslandsvertretungen weltweit ausgebaut werden.

Mehr informationen findet ihr in unserer Präsentation!