Wie sich mit KI das Dokumentenmanagement der Zukunft gestalten lässt Suchen heißt jetzt Finden

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„Meistens gelangen die Menschen nur durch die Folgen der Unordnung zur Einführung der Ordnung“, wusste bereits Friedrich Schiller. Vielleicht spielte er damit ja auch auf das Dokumentenmanagement an, schließlich ist das keineswegs eine Erfindung der modernen elektronischen Datenverarbeitung.

Im Grunde wurde das Dokumentenmanagement notwendig, als der Mensch damit begann, sein Wissen außerhalb des eigenen Kopfes zu speichern. Schiller brachte das menschliche Urbedürfnis auf den Punkt, sorgfältig mit angesammeltem Wissen umzugehen und es zu dem Zweck zu ordnen, sortierte Inhalte wiederfinden zu können.

Eine Bibliothek ist nur so gut wie ihr Katalog

Such- und Sortierfähigkeit allein garantieren noch lange nicht, dass die Suche einfach und schnell vonstattengeht. Ebenso wenig ist damit die Grundproblematik gelöst, wirklich genau das zu finden, nach dem man auch sucht. Allen Recherche- und Suchoptionen zum Trotz geht es letztlich doch immer um das Finden! 

Im Schnitt verbringen wir 20 Tage pro Jahr mit der Suche nach Inhalten in durchschnittlich 24.000 Dokumenten, die jede und jeder von uns pro Jahr produziert. Da geht viel zu viel Arbeitszeit mit dem Vorgang des Durchforstens der eigenen Unternehmensdaten verloren. Der Branchenexperte Achim von Montigny, der seit über 30 Jahren mit feinem Gespür für Innovationen in der Software-Branche erfolgreich ist, brachte es kürzlich in einer Diskussion über die Entwicklung von Speicher- und Content-Management-Lösungen auf den Punkt: „Suchen sollte Finden heißen, sonst wäre alles reine Sisyphusarbeit!“

Durchblick im Datendschungel

Das anhaltende exponentielle Datenwachstum fordert das Daten- und Dokumentenmanagement der Unternehmen mehr denn je heraus. Es ist eine logische Folge, dass das Bedürfnis nach Speicherlösungen, die sich besonders durch ihre Skalierbarkeit, einfache Verwaltung und einen umfassenden Schutz auszeichnen, immer lauter wird. Eine auch hinsichtlich der Kosten attraktive Antwort stellen dabei objektbasierte Speicher dar.

Anstelle hierarchisch strukturierter Indizes herkömmlicher Speicherumgebungen fassen Objektspeicher Daten mithilfe von Metadaten flacher und effizienter ab. Die Folge ist, dass Objektspeicher längst nicht mehr ausschließlich für Backup- und Archivdaten verwendet werden, sondern auch als primärer Datenspeicher dienen. Das ist übrigens ein entscheidender Treiber für die Cloudifizierung des Mittelstands, weil es sich mit smarten Metadaten definitiv leichter in die Cloud migrieren lässt.

Aktuell gibt es keinen Grund dafür, warum dieser Trend abreißen sollte; vielmehr ist davon auszugehen, dass für Unternehmen eine Kombination aus File- und Objekt-Storage als der primäre Speicherort immer attraktiver zu werden scheint. Da sich auch die Menge an unstrukturierten Daten massiv erhöht, stoßen Unternehmen mit klassischem File Sync & Share schnell und hart an ihre Grenzen.

Das neue Storage-Kompendium zum kostenfreien Download

Die Zeiten, in denen Backups ausschließlich auf Tape angefertigt wurden, sind vorbei. Heute stellt sich die Situation bezüglich Backup-Medien und -Strategien deutlich vielfältiger dar, was auch zu Unsicherheiten führt.

Backup & Archivierung – gestern, heute und morgen

Die Hauptthemen sind:
# Auf dem Weg zur passenden Backup-Strategie
# Cloud-Backup und Hybrid-Backup
# Tape – der wehrhafte Dinosaurier
# Datensicherheit und Storage: Welche gesetzlichen Vorgaben gelten?
# Langzeitarchivierung mit Objektspeicherung
# Unstrukturierte Daten ohne Backup schützen
# Erstklassige Backup- und Archivierungsstrategie

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Licht am Ende eines Tunnels

Eine Studie des Bitkom zeigt: Die Topographie der Speicherlandschaft ändert sich rasant. Zwei Drittel aller deutschen Unternehmen setzen auf ECM- und CRM-Lösungen in der Cloud, und über 90 Prozent der Unternehmen nutzen bereits Cloud-basierte Digital-Office-Anwendungen. Weniger als 16 Prozent der Unternehmen bauen noch auf den reinen On-Premises-Betrieb ihrer ECM- und CRM-Lösungen. Ein klarer Indikator dafür, dass die Cloudifizierung deutscher Unternehmen konsequent voranschreitet.

KI die Arbeit erledigen lassen

Es lässt sich mit Fug und Recht behaupten, dass ein Bedürfnis nach einer neuen Art des Suchens besteht. „Es kann doch nicht sein, dass 84 Prozent der digitalen Transformationsprojekte an unzuverlässiger Integration der in Silos gespeicherten Daten scheitern. Es brauchte eine letzte Meile zwischen Objektspeichern und Applikationen“, so Jim Liddle, CEO von Storage Made Easy. Nur intelligentes Indizieren von Dateninhalten hilft, sicher durch das Meer unstrukturierter Daten zu navigieren.

Für diese Aufgabe ist der Einsatz künstlicher Intelligenz wie geschaffen. Die KI wird darauf trainiert, auf Basis ihrer Ergebnisse Inhalte prädikativ zu erkennen. Die „Enterprise File Fabric“ von Storage Made Easy hat ebendieses Problem mit Bravour gelöst, denn sie stellt genau eine solche erfolgreiche KI dar. Um smarte Speicherverwaltung in der Zukunft durch KI immer effizienter und besser zu gestalten, setzt diese verstärkt auf die Integrationen mit Enterprise-KI-Lösungen wie Google Vision, Amazon Rekognition und IBM Watson.

Keine Sorge mehr um Silos

Jahrelang lautete die Maßgabe in der Unternehmens-IT, Datensilos aufzubrechen und Datenbestände zusammenzuführen. Doch es gibt Szenarien, in denen geschlossene Silos sinnvoll und sogar notwendig sind. Manchmal lässt sich eine Migration aus unterschiedlichen Gründen auch gar nicht mehr realisieren, ohne Datenverluste in Kauf zu nehmen. Aber auch ein erhöhter Schutzbedarf einiger besonders sensibler Daten erfordert separate Datenablage.

Wie man es auch dreht und wendet, Datensilos sind Realität in jedem Unternehmensarbeitsalltag. Doch wirklich hinderlich sind Datensilos erst, wenn der Suchalgorithmus der Suchlösungen selbst siloartig und von vornherein ausschließlich proprietär angelegt ist. Solche Suchansätze können mit einer modernen hybriden Multi-Cloud-Speicherlandschaft längst nicht mehr mithalten. Nur ein ganzheitlicher Schirm, wie ihn die File Fabric mit ihrem KI- und Open-Source-gestützten Ansatz bietet, ermöglicht das Management von Daten silounabhängig beziehungsweise -übergreifend. So vereint File Fabric über 60 verschiedene Datei- und Objektspeicherlösungen – darunter Windows, SAN, Google Cloud NAS, Amazon und Microsoft Azure – mit Cloud- und On-Premises-Infrastrukturen unter einem gemeinsamen Zugriffspunkt, belässt die Daten aber an Ort und Stelle.

Die neue Definition von Suchen ist Finden

Mit KI-basierten Suchlösungen anhand von Metadaten ist es egal, ob die Nadel im Heuhaufen oder die Nadel im Nadelhaufen verborgen liegt, denn sie lösen einen der essenziellsten Wünsche unserer täglichen Arbeit: schnell und umweglos zum gesuchten Dokument oder der benötigten Datei zu gelangen. Egal, ob im Firmengebäude, im Homeoffice, in einer hybriden Lösung oder beim mobilen Arbeiten – niemand hat Lust, Qualitätszeit mit Suchen zu verschwenden. Und dank smarter Technologie muss das auch keiner mehr. Tun wir es Friedrich Nietzsche nach, der einst glücklich äußerte: „Als ich des Suchens müde ward, erlernte ich das Finden!“

*Der Autor: Dipl.-Oec. Hermann Ramacher ist Gründer und Geschäftsführer der ADN – Advanced Digital Network Distribution GmbH aus Bochum. Gemäß der These „IT muss neu gedacht werden“ ist er ein Vorreiter der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der performanten und sicheren ortsunabhängigen Arbeit. Aus den Medien kennt man ihn als „visionären Märkte-Macher“, der sich seit über 26 Jahren mit zukunftsfähigen Technologien beschäftigt beziehungsweise diese im In- und Ausland aufspürt und als Innovationen in sein Distributionsportfolio aufnimmt. Und das mit großem Erfolg: Mit rund 230 Mitarbeitern durchbrach der Value Added Distributor bereits 2019 die Umsatzgrenze von 500 Millionen Euro.

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