Tämä on Alina-salin ennakkovarauskierroksen varauslomake. Ennakkovarauskierros on auki 15.10. klo 12:00 – 22.10. klo 23:59.
Ennakkovarauskierros koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Päätökset ennakkovarauksista tekee HYYn Järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja järjestöasiantuntijan kanssa valiokunnan kokouksessa 24.10. klo 17-19.30. Kokous on avoin kaikille HYYn jäsenille.
Varauksen tekevän järjestön on täytynyt osallistua Alina-salin käyttökoulutukseen tai se tulee käydä kevään 2019 aikana. Varaus raukeaa mikäli järjestö ei osallistu koulutukseen.
Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta:
http://hyy.helsinki.fi/varaukset/Mikäli järjestö yrittää varata jo varattuja vuoroja, tämä voi vaikuttaa negatiivisesti vuoron saamiseen.
Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.
Huomioitavaa:
1) Järjestö saa varata vain yhden (1) vuoron kierroksella. Päivämäärävaihtoehtoja on hyvä olla useampia.
2) Mikäli järjestölle myönnetään vuoro ennakkokierroksella, sillä voidaan myöntää toinen vuoro vasta toisella varsinaisella varauskierroksella.
3) Yhteyshenkilön on hyvä olla tavoitettavissa puhelimitse järjestövaliokunnan kokouksen aikana 24.10.
Lisätietoja:
jarjestovaliokunta@hyy.fi tai valiokunnan puheenjohtaja Lauri Grünthal, lauri.grunthal(a)
helsinki.fi, 0503277480.
--
Det här är bokningsblanketten till förhandsreserveringar. Förhandsbokningsrundan är öppen 15.10. kl. 12:00 till 22.10. kl. 23:59.
Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, årsfestens efterfest och för evenemang som måste hållas något visst datum. Bestämningar av förhandsbokningar görs av HUS Föreningsutskottet tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor i utskottets möte 24.10. klockan 17-19.30. Möten är öppen till alla HUS medlemmar.
För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man ha gått en kurs i användningen av Alinasalen eller gå till den i våren. Om en förening inte har gått kursen hävs föreningens bokning.
Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen:
http://hyy.helsinki.fi/varaukset/Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras.
Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter bokningsetapperna.
Observera:
1) Föreningen kan reservera bara en (1) tur på rundan. Alternativ kan vara mera.
2) Ifall en förening ansöker om och får en bokning av Alinasalen under förhandsbokningsrundan, kan föreningen få sitt andra bokning bara på den andra egentliga rundan.
3) Kontaktperson borde nås i telefon under utskottets möte 24.10. för oklara situationer.
Om det uppstår frågor angående Alinasalens bokningsrundor, kontakta vänligen ordförandena för Föreningsutskottet på
jarjestovaliokunta@hyy.fi eller ordförande Lauri Grünthal, lauri.grunthal(a)
helsinki.fi, 0503277480.
--
This is the form for the advance booking round. The advance booking is open from 12 pm on the 15 Oktober untill 11:59 pm on the 22 Oktober.
Advance reservations concern particularly anniversaries, the afterparties of anniversaries and events with a specific date. The Student Organisations Committee decides on the advance reservations and prioritisation together with the board member in charge of organisations and the organisations specialist. The decisions are made at the Committee’s meeting on on the 24th from 5 pm to 7.30 pm. The meeting is open to all HYY members.
Organisations must have completed the user training for Alina Hall before their reservation date. Trainings will beorganised again in the spring. If the organisation does not participate in the training, the reservation will expire.
Organisations must check the available hours from the Student Union's electronic calendar at
http://hyy.helsinki.fi/varaukset/If the organisation has not checked the available hours, it may affect the prioritisation of reservations.
Reservations are updated to the electronic calendar after each booking round.
Notice:
1) Organisation can have only one (1) reservation in a round. There can be several options for the date.
2) If an organisation is granted a reservation during the advance booking round it can only be granted its second reservation in the second actual booking round.
3) The contact person should be reachable by phone during the committee meetins on the 24th for unclear situations.
More information:
jarjestovaliokunta@hyy.fi or Committee Chair Lauri Grünthal, lauri.grunthal(a)
helsinki.fi, 0503277480.
